秦文静
国家广播电视总局五七二台 北京市 101109
摘要: 事业单位文书档案由各类公务文书转化而来，是事业单位公务活动的原始记录，是单位和社会的宝贵财富。在当前新环境下，为了让事业单位文书管理工作满足社会发展的新需求，充分发挥其效能，让事业单位文书档案管理发展具有鲜明的时代特征，本文探究了新形势下提高事业单位文书档案管理水平的策略。
关键词：事业单位;文书档案;管理;效率
引言
文书档案管理在事业单位中是一项基础性工作，对于事业单位的长远发展来说也是比较重要的。如果事业单位的文书档案管理存在不足，那么就会导致事业单位业务无法顺利进行，最终使得事业单位业务活动效率低下。结合当前一部分事业单位的实际情况来看，都还没有充分认清文书档案管理工作的战略价值与地位，在平时并没有积极完善文书档案管理的细节内容。这些情况都使得文书档案管理活动无法发挥既定的成效，必须要在后续时间里充分引起重视，并能够提出针对性的优化对策。
1文书档案管理工作中常见的问题
文书档案收集、整理、归档、查阅工作是每一个机关团体、企事业单位的常态化档案管理工作。文书档案管理工作的标准化与规范化直接关系着文书档案的质量与完整性，决定着文书档案利用的有效性。然而，很多单位这方面的工作仍存在缺陷，亟须加强与完善。
1.1档案工作认识不深入
虽然文书档案随时随地产生，内容涵盖单位工作的方方面面，但一旦形成，很难经常查阅利用，且不产生任何经济效益，所以许多人对文书档案工作并没有足够的重视，仅仅简单地认为，只需把这种文件资料整理好，需要的时候能提供参考就可以了。较之于文书档案重要的历史依据和凭证作用，这一观念显然是不够深入的。而在现实工作中，文书档案工作的管理部门一般是办公室，办公室庞大繁杂的工作内容决定了此项工作仅仅占据日常工作的冰山一角，平时疏于管理，只是在需要查阅文书档案的时候才会关注此项工作。
1.2管理方式落后
首先，先进的管理方式需要专业人才的支撑，但实际情况是目前相当多的事业单位档案管理人员出现了断层，现有人员的理论水平和专业技术水平不高；此外，现代化技术应用程度不够，对于事业单位管理而言，现代化管理技术是一场技术革命，能让其管理过程更加科学规范，工作效率显著提高，利用更加便捷，但在实际工作中推进缓慢，现代化管理技术应用程度过低，难以满足事业单位文书档案管理实际需求。
1.3硬件设施不完备
文书档案管理工作由办公室负责，但办公室场所有限，一般难以提供专门场所存放历年文书档案，即使有专门档案室也是条件简陋，远远达不到档案存储空间、防护条件等要求。文书档案查阅利用不能提供专门的阅档室，每年的文书档案整理工作没有专门的整理场所，这给档案整理、保管、利用等一系列工作带来了极大的不便。还有档案柜、密集架等设备问题，仍存在不符合存档要求，甚至满足不了所需的情况。
2提高事业单位文书档案管理效率的措施
2.1实行目标管理方式
目标管理作为一种新型的管理模式，能有效提升事业单位文书档案管理效率。分析事业单位文书档案管理工作目标管理内容和运作方式可以看出，其在主要指遵循某类程序和按照某类办法，考评文书档案的服务、形式及内容等，并依据考评情况按照评分标准进行打分评级，且该标准主要依据于单位档案管理制度、行业标准及相关的档案管理法规。在此应注意考核标准的制定，除了要充分考虑当前文书档案工作的实际情况，还应注意该项工作将来的深入发展，并依据这些情况对其进行相应的调整，让其以符合文化档案管理实际方向的形式发展。
通过实践对比发现目标管理工作，有利于文化档案管理深入进步，让其形式及内容等更加现代化、科学化及规范化，具备较高的借鉴和推广价值。因此，事业单位相应的部门机构应在自身实际基础上进行文书档案目标管理工作。
2.2完善文书档案管理机制
制度是规范各项工作的准则，在文书档案管理工作中，应该以制度规范工作，以制度督促工作。完善的管理制度直接影响着档案管理水平的高低。
2.2.1标准、规范、及时的归档机制
收集工作是档案管理工作的第一步，是之后所有工作的基础。《档案法》第十四条规定：“应当归档的材料，按照国家有关规定向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或据为己有。”档案收集的齐全、完整、得当，是档案收集工作的基本要求。因此，档案工作人员一定要有较高的归档意识，根据相关制度，在规定的时间范围内，严格按照归档范围，严格遵守归档标准，全方位、多渠道、规范化地做好档案资料的收集、鉴定工作。各部门相关人员也应及时、完整地向单位文书档案管理人员提供需归档的材料，可随产生随归档，也可集中统一归档。
2.2.2收、管、用专人负责机制
文书档案的收集、管理和调阅利用工作是一个有标准、规范化的系统工作，各环节环环相扣、紧密衔接。为保证文书档案工作的衔接性、有序性，此项工作理应由专人负责，统一管理。文书档案的收、管、用专人化、一体化，有利于提高文书档案的管理水平和收集利用效率，促进单位档案工作的规范有序开展。单位可安排档案专业的高素质人才，也可专门培养此类人才，并不断提高其档案专业知识及操作技能。
2.3充分利用现代化技术
同传统文书档案管理相比，现代化管理方式和技术手段，拥有管理成本低、错误率低及储存方便等特点。因此，应对事业单位文书档案现代化管理手段和技术予以足够的重视且势在必行。首先，引进适合单位实际的硬件和档案管理系统的同时，引进先进的的管理手段，培养具有档案管理专业知识和计算机专业知识的复合型人才，推进档案管理现代化。其次，事业单位文书档案是由公文转化而来，因此前端公文处理系统（OA 系统）对后期档案管理至关重要。应做好单位OA 系统与档案管理系统的良好对接，办理完毕即时归档，可极大地提高工作效率。但是目前事业单位的OA 系统多数委托软件公司开发，未考虑后期档案管理，没有充分发挥办公自动化的优势，应进一步改进和完善。最后，应构建现代化应用平台，并在该平台中融入查询、保密、存储及提供利用等功能，以实现文书档案服务职能跨越时间、地域的限制。
2.4优化人员配置
对于事业单位文书档案管理而言，人员配置具有非常重要的作用。事业单位由于体制原因，人才受编制影响且须通过一定的法定渠道，因此在专业技术人员的招聘上应考虑各专业的实际需要，尤其是小序列专业往往被忽视，导致具有较高专业知识的档案管理人员出现断层。首先，应在现有人才基础上，对人员配置予以相应优化。其次，应强化对在岗人员的培训力度，增加培训内容和范围，以提升其管理技能和专业素质。例如，基础知识的进阶知识、专业技能及职业素养等。最后，在聘用相关人员时，除了要充分考核其专业能力，还应注意其职业素养和服务意识，以充分发挥该岗位的作用。
结束语
综上，新形势下的事业单位文书档案管理不仅能为单位留下原始的记录凭证，也能较好地实现其社会服务职能。但目前该项工作还存在着诸多不足之处，阻碍了该项工作的发展和职能的发挥。基于此，本文提出提升文书档案管理效率的措施，以期对新形势下事业单位文书档案管理水平的提升有一定的参考价值。
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