中石化河南油田分公司档案管理中心 河南南阳 473132
摘要：随着信息技术的发展，在网络化发达的今天，单一的纸质档案已经渐渐被电子档案所取代。电子档案的出现不仅可以提高企业单位的档案管理效率，还可以保证企业内部机密信息不被泄露，在一定程度上节省了资源和时间。但是在实际情况中，企业电子档案的管理也存在一些问题。基于此，以下对企业会计电子档案管理困境的解决方案进行了探讨，以供参考。
关键词：企业会计电子；档案管理困境；解决方案
引言
做好会计档案管理工作，是企业单位管理工作中的一项重要环节，也是一切科研、生产工作有条不紊运行的基础。随着网络信息化技术的飞速发展，会计电算化逐渐走入了企、事业单位的应用范畴。建立会计电子档案管理也在财务管理工作中应运而生。会计电子档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。它包括电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子会计核算资料等。
1相关概念
会计档案是指在企业经济管理和各项会计核算活动中直接形成的会计凭证、会计账薄、和会计报表等材料，它是记录和反映经济业务活动、财务收支状况及结果的重要史料和证据，是国家全部档案的组成部分。电子档案是指通过计算机磁盘等设备进行储存，与纸质档案相对应的一种档案管理方式。会计电子档案管理不仅仅是管理档案的电子信息化，还可以实现实体档案的信息化管理，加强电子信息和实体信息之间的关联管理。
2会计电子档案管理的困难和挑战
2.1认识不足、思想意识薄弱
在传统的会计档案管理模式下，会计档案管理主要依靠财务人员手工记账对账，对会计档案管理的要求也相对较低。大部分在实行电子会计档案管理过程中，企业单位最主要的原因是领导层和具体从事、办事人员对其认识的不足，没有从思想中深刻意识到实行会计电子档案的重要性。单位内部“所谓”的归档只是纸质档案的归档，而这无疑给会计档案管理埋下了隐患。尤其一些基层的企业单位，数据保存的时效性和时间的长久性都难以保证。电子档案管理人员的法律意识淡薄，对档案保管的重要性认识不足，问题一旦出现将损失诸多会计信息，危害个人及单位利益。
2.2源文件采集不规范
现在很多企业已经基本上实现了纸质与电子源文件并行，常常收到电子发票的时候是打印件或者是图片，这是一个普遍存在现象，根据《会计档案管理办法》中规定，以电子凭证打印入账，必须保留电子源文件，如果没有电子发票源文件，是不符合法律法规要求，采集源文件是难点。
2.3档案管理人员素质良莠不齐
实行会计电子档案的系统管理，归根到底还是由人来完成，人员素质的高低将决定着档案管理工作的好坏。在企业单位实际工作中，大多没有相关财务专业的人员来从事这项工作，缺少相关专业知识，大部分电子档案管理的工作人员是由其他行业非专业人员来从事，极容易因操作不当等问题影响会计档案管理数据的管理效果，有可能导致会计信息档案不能及时更新，也就不能发现更多的问题，严重影响单位的发展。
3会计电子档案管理的解决方案
3.1实现从数字化到智能化转变
电子发票、会计电子档案推行不仅仅是数字化的过程，不仅仅改变管理介质，发票数字化后，可以实现自动完成原来人工完成的工作，比如实现重复报销判定、发票抬头税号交易、红冲、发票行程、差旅报销补助计算和敏感交易行为判定，比如公用消费禁止的项目，通过系统进行过滤，从简单会计信息化直接过渡到智能化，直接智能审核的财务管理流程，大大提升了效率。
3.2提升人员素质，提升对档案管理的关注
首先，对于行政事业单位的领导层来说，强化对财务会计档案管理的意识是较为重要的方面。只有领导对于该工作有足够的重视，才能够切实将工作列入建设日程上，从而促使会计档案管理的规范化。其次，会计档案管理工作人员需要得到全面的、专业的档案管理技能和知识培训。促使其在之后的工作上能够具有更加专业的工作水平。使档案管理工作更加符合标准，更加方便快捷地对单位的财务会计资料进行整理。最后，会计管理制度建设与完善是进行财务会计档案管理优化的一项重要保障。各行政事业单位需要根据相关法律法规，结合自身的实际情况，建立和完善一套能够应用于单位整体、能够覆盖各项经济活动的会计档案管理制度。并且在制度中明确相关人员的工作职责和工作权利，以制度层面的规定来保证档案管理人员对该项事业的积极性。同时以制度规定相关保密程序，从较高的程度上保护好相关人员的隐私安全。
3.3利用技术智能实现从图像智能到流程智能
把发票源文件采集过来，利用人工AI技术实现图形精确识别，辅助财务审核人员做到流程智能化提升，比如将员工提交的报销单与企业财务部门收到的报销单，进行二次匹配，优化流程效率。有些小额报销单进行流程识别后，通过流程OCR复核，一键审核流程，图像智能帮助企业提升整个核算管理的智能化。
3.4电子档案管理
对于以电子化形式出现的相关会计资料和档案，应做好如下环节：首先，需要做好备份，特殊格式的档案材料在备份同时需要做好相关读取软件的备份。其次，电子化和信息化的会计档案资料需要被完整和准确接收与读取，这是符合国家会计工作标准的凭证、账簿、报表等资料的前提。最后，一个安全有防护功能的管理信息系统是电子档案管理所必需的，这样的系统能够对会计信息档案进行存储，并且满足电子化的调用和共享功能，该系统需满足外界干扰或入侵的强大防护作用。
3.5培养电子档案管理技术型人才
信息化建设在档案管理工作中占据着非常重要的位置，而对于档案管理人员来说，电子档案的管理是十分重要的一项任务，在档案创新工作中有着十分重要的意义，电子档案管理人才的缺乏已经成为影响电子档案管理工作进程发展的一个重要因素，导致了电子档案管理止步不前。培养掌握先进信息技术的档案管理人员，是电子档案管理稳步发展的关键。因此，档案管理部门应挑选符合条件的人员，对他们进行专项技术培训，熟悉掌握电子档案管理系统，熟练电子档案操作流程。同时，转变思想也是电子档案管理工作正确开展的关键。可以通过开展有关电子档案宣讲会，帮助一些不能及时转变管理思路的管理人员正确认识电子档案管理的重要性。设立切实有效的电子档案管理制度，要求管理人员严格遵循。同时，应加强对电子档案管理人员的管理，对于一些故意或重大过失毁损电子档案，致使电子档案毁损、灭失的行为，给予相应的处罚。逐渐规范电子档案的管理。
结束语
在实施会计电子档案管理过程中，企业遇到了源文件采集不规范、防伪造无具体公开有效的措施、防篡改、防重复报销难、审计不方便、会计档案存档不规范等困难和挑战，可以采用增加会计电子凭证源文件的采集方式、实现移动端报销数字化流程、实现智能化的财务管理流程、管理系统符合完整业务基本流程逻辑、加入会计档案凭证链管理防篡改技术、引进技术解决安全隐患等进行解决，但解决方案不够系统全面，还需扩充更好的方案。
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