李林
承德日报社 河北承德 067000
摘要：在当前信息时代环境下，为各行业文件管理工作开展提供有利条件。本文主要对电子办公环境中文件管理原则进行简单分析，并结合当前电子文件管理现状，对办公环境中文件管理功能要求进行探讨，希望推动文件管理朝着科学化、高效化方向发展。
关键词：电子办公；文件管理原则；功能要求
引言：
基于电子办公环境下，政府文件主要以数字设备为载体生成，将日常管理活动、事务处理等以文本、数据以及图像等形式进行记录和保存，其作为政府机构重要信息资源之一，能够反映机构的主要发展历程和基本职能活动。同时，电子办公环境下文件管理工作的流程、工作量得以优化，文件管理人员可以通过关键词快速查找到所需要的文件，促使文件管理工作效率提升。
一、电子办公环境下文件管理原则分析
（一）完整性
在当前信息化时代下，政府机关所产生的文件既可以由各个部门进行制作完成，又可以由个人独立制作完成，使政府机关的电子文件呈现出分散化分布的趋势[1]。与传统实体文件相比较，电子文件中的信息资源不能以固定的物理位置呈现出来，一定程度凸现出电子文件所具备的非实体化特征，对应的要求政府文件管理人员在开展该项工作时，需确保文件中信息、所应用软件和程序等遵循完整性原则。
（二）可靠性
在电子办公环境下，政府机关日常活动、事务中产生的信息多以电子档的形式记录和保存，这类电子文件容易被“无痕”修改，需要借助专门技术对文件进行签署、信息进行管理等，对应于要求电子文件制作过程中遵循可靠性、安全性原则。对于政府机关文件管理人员而言，需按照文件管理标准、制度等对文件收集、整理、归档以及调阅等整个环节进行严格把关，为了防止重要信息被篡改、丢失等，需对重要文件进行备份、加密，从而确保电子文件的可靠性。
（三）可读性
众所周知，电子文件对存储和识读等软件依赖性比较强。随着科技的快速发展，当前各机关所使用的计算机软硬件存在一定的差异，以电子档的形式对重要会议、事务等记录和储存的格式也不同，受存储和识读系统不兼容的影响，部分电子文件会存在无法查阅、乱码等问题[2]。因此，政府机关文件管理人员在开展文件管理工作时，需遵循可读性原则，在记录、收集信息过程中需确保其格式符合要求，并借助相关技术对其可读性进行分析，确保所生成的文件具有长期可读性。
（四）事先介入原则
与传统纸质文件管理方式相比较，在电子办公环境下所应用的电子文件管理方式能够对文件形成、收集、整理以及存储等全过程进行管理，尤其在文件形成阶段能够对其进行及时有效地干预，避免传统纸质文件只能形成之后管理的缺陷，因此，对于政府机关文件管理部门而言，需将事前介入原则融入到文件管理中，并对计算机管理系统进行设计、运行中全面考虑文件存储格式、等级划分以及权限设定等多层面的因素，确保文件管理符合所规定的标准和要求[3]。
二、电子办公环境中文件管理功能要求分析
（一）制度要求
首先，基于电子办公环境下，政府机关电子文件在制作环节，为了确保原始文件信息的真实性，要求对以往文件制作责任制进行优化和完善，明确责任范围、任务等，将文件制作任务落实到具体人员身上，并设定文件调阅相关的权限，文件管理人员之外的人员只能以只读的形式调阅相关文件，从而解决传统纸质文件调阅过程中误删除、更改文件信息等问题。
其次，在文件归档之前，要求对文件内容的完整性、格式等进行全面检查。比如检查归档文件的内容是否完整，与所备份的纸质文件内容是否保持一致；查看将要归档的文件是否属于最终稿本，文件的文本是否与软件产品的源程序保持一致[4]。另外，还需要从技术层面对将归档的文件载体的物理状态进行检查，确保归档的文件信息能够准确读出。
最后，众所周知，电子办公环境下所生成的电子文件，主要以光盘为存储介质，为了确保文件信息的安全性，要求建立并执行有效的存储制度，尤其对电子文件进行格式转换过程中，要求定期对文件安全性、有效性进行全面检查，防止格式转换过程中文件信息被篡改，一旦发现信息受损，需及时采取相关维护措施对其进行修复。
（二）管理方式要求
在当前电子办公环境下，为了达到文件规范化管理的目的，可以采取一体化管理模式对电子文件和文档进行统一管理，凸显出电子文件在网络环境下便于传递、检索等优势，因此，政府机关文件管理人员需运用档案一体化管理软件、硬件设备等建立文件管理体系，对文件产生至存储各环节进行有效控制。
同时，为了解决电子文件内容易修改、变动等问题，可以将电子文件打印出来，以纸质为载体进行备份，并借助光盘将相关文件进行拷贝，使电子文件所具备的便于传输、检索等优势被保留，达到纸质、光盘双重备份的目的，起到对电子文件信息保护的作用。
（三）管理技术方面的要求
为了确保文件内容的完整性、真实可读性，要求不断更新文件管理相关技术，避免网络环境下文件信息被盗、被篡改等问题[5]。其一在电子文件传输过程中应用数字签名技术检测文件内容是否被更改，对文件发送身份进行鉴别；其二为了确保文件信息的原始性、保密性，在电子文件传输过程中可以应用加密技术；其三为了防止非法用户盗取或篡改文件内容，可以利用防火墙技术来实现。
同时，在硬件存储方面，由于电子文件主要以磁盘、光盘等物理介质进行存储和归档，一旦存储介质受到损害，会对电子文件产生严重影响，因此，对于文件管理人员而言，需要选择耐久性的存储介质，并按照电子文件归档、管理要求定期对存储载体进行检查，一旦发现问题，需及时采取对应措施对其进行恢复。
三、结束语
由于电子办公环境下所生成的电子文件各环节都存在信息被更改、丢失的情况，为了充分发挥文件管理的功能，需要建立合理、科学管理制度，确保文件的真实性和原始性，并且需要对文件的形成、收集以及归档等各环节进行管理，因此，需对文件管理制度、管理方式、技术等进行优化，以确保文件真实性、安全性等功能的实现。
参考文献：
[1]侯景风,徐丽春.办公自动化环境下电子文件管理与服务探析[J]兰台内外,2017，（03）:16.
[2]王健.电子办公环境中文件管理原则与功能要求:中英双语[M]// 电子办公环境中文件管理原则与功能要求：中英双语. 中国人民大学出版社,2012.
[4]孟蓉.论办公自动化环境下电子文件的管理[J].广东科技,2014,000(022):14-15.
[5]杜建民.浅谈办公自动化环境下的文书档案管理的特点和建议[J].水利规划与设计,2014,000(009):64-65.