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摘要：近年来，我国的企业有了很大进展，企业的档案管理工作也越来越受到重视。企业档案是企业经营发展过程的真实记录，也是维护其合法权益的重要资料，是企业可持续发展中不可或缺的无形资产，档案管理在企业管理中占据重要地位。当前企业档案存储与管理问题较多，对企业经营发展影响较大。文章分析企业档案管理现状，深入探究企业档案管理存在的各类问题，提出科学有效的管理措施，为企业档案规范化管理提供参考。
关键词：企业档案；规范化；管理路径
引言
企业档案是指企业在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案总称，是企业业务工作日常查考、审计、巡视、总结经验、决策研究、保障权益、编史修志等的原始凭证及重要依据，具有原始性、唯一性和法律凭证等作用，是企业的宝贵财富。企业档案虽然不直接产生经济效益，但是却通过企业的其他生产经营活动间接地为企业经营目标和利润而产生作用。
1档案管理概念
档案管理工作，是指档案信息整理与档案实体整理工作，并为档案利用者提供各项服务。档案管理工作是企业、事业工作单位重要运行、发展的重要内容。信息时代下档案管理是指信息化档案管理，在传统档案管理的基础上利用信息技术开展档案管理工作，能够保障档案管理有效性，提升档案管理效果。档案管理工作环节为：收集→整理→价值鉴定→保存→编目→检索→统计→编辑→编纂→利用等多个部分，将信息技术应用于其中，可以发挥档案价值，服务于档案利用者。在信息时代下档案管理工作主要分为实体管理与信息开发两个部分，分管实体档案与信息化档案。因此在信息时代下开展档案管理工作，要充分地认识到档案管理工作重点变化，完善档案管理工作方式，真正发挥档案管理工作价值。
2企业档案管理工作存在的问题
2.1档案收集不完整
部分企业的档案管理工作结构不合理，直接影响到企业档案资料的收集等。很多企业在档案收集方面比较粗放、滞后，不是由档案部门大包大揽，就是由业务部门自主完成；只重视结果性文件，不注重过程性文件的积累；缺乏与企业发展相适应的电子档案收集管理系统，产生的大量电子信息文件未能及时归档。此外，由于企业发展中的人员流动过程中缺乏对归档资料交接的监管，导致很多重要资料丢失，影响资料存储秩序，增加了资料信息收集难度，并有可能造成巨大损失。
2.2档案安全保管有待加强
参照国家档案局《档案库房技术管理暂行规定》，作为省级发电企业，受限于写字楼办公的工作条件，现有档案库房温湿度调节不够精准，不利于档案的长期保存。同时，写字楼办公的其他基层企业也面临着档案库房配备和改造难、成本高的问题。
2.3信息管理规划不清晰
企业档案管理工作直接影响企业的发展，需要长时间管理与应用，所以必须注重信息化建设工作规划。未做好前期规划工作，将会极大影响档案管理工作的针对性，降低管理效率和质量。当管理人员缺乏责任意识时，也会影响信息化建设工作的发展，不仅浪费人员精力，还会导致档案管理效果不佳。
3创新发展对策
3.1实施集中统一管理，提升档案安全保障水平
国家档案局《档案馆安全风险评估指标体系》对于档案安全管理提出了非常严格的专业化要求。参照此标准，在写字楼有限办公空间里，基层企业分散实施档案库房改造，不仅在人、财、物各方面均需大量投入，还存在物业协调难度大，成本高、周期长的问题。
因此，在写字楼内规划统一的档案层，集中管理大楼内所属企业档案，通过建设标准档案库房，统一配置消防报警、恒温恒湿、视频监控等系统，设置统一的阅览室、整理室和办公室，不仅能显著节约办公空间、时间成本和资金投入，也能解决分散改造不利于物业租赁的难题。
3.2建立和完善档案信息化管理制度
在档案信息化建设过程中，完善的制度是基础性保障。立足于档案资源的数字化建设，形成电子档案资源。同时注重存储和开发应用，不断加大基础设施建设力度，维护信息管理的安全性。为了实现以上管理目标，必须遵循相关标准规范和机制制度。对于企业来说，应当全面分析档案管理信息化建设问题，注重落实和执行各项制度机制。其一，企业应当建立档案信息管理制度，明确划分各级人员的档案管理职责，通过制度化方式不断强化档案管理责任。同时，在档案信息化管理工作中，制定科学合理的考核制度和激励制度，这样能够有效约束和规范信息化工作的开展，充分调动档案管理人员的积极性，不断提升信息化水平。其二，企业还应当将档案信息化制度落实到各个部门，提升制度落实与执行的监管力度，以此确保管理职责的落实效果，通过制度方式提升档案信息管理的信息化水平。为了提升企业的信息化水平，在优化升级过程中，立足于国家标准和行业规范，不断优化档案信息化规划与指导，确定合理有效的管理政策和管理体系。
3.3加强信息化建设，服务企业发展
升级检索工具，编制了案卷索引，案卷目录、卷内目录、归档文件目录等检索工具，方便了查找和提供利用。在已有的档案数字化目录、原文的基础上，积极推进档案数字化建设。运用档案管理软件对室藏档案目录进行编入，建立目录数据库。并积极开展档案数字化工作，将13000余件档案列入扫描文字档案计划，加快实现档案数字化工作与归档整理工作基本同步和信息资源共享。目前，已实施专业档案管理软件服务器与互联网断开，所有访问不通过互联网进行，一方面保证了栏案的保密性和安全性要求，另一方面具备档案查阅权限的人员可自行解锁进行查阅资料，节省了资料调阅的时间，提高了工作效率。
3.4采用科学的档案管理方法
在开展档案管理工作时，为了确保管理规范性，必须采取科学措施，全面加强档案管理力度。例如，企业注重档案移交与审批的流程化与制度化，规定档案审批权限与移交明细，以此确保档案文件的可查找性，同时采用动态化模式管理企业档案。当档案资料发生变动时，应当及时做好修正处理，要求管理人员定期检查档案资料信息，确保档案内容的时效性与准确性。企业应注重考核档案管理工作，将档案工作纳入各项检查和评估中，及时掌握档案管理现存问题，采取科学措施进行纠错，维护档案管理的规范性。
3.5加强档案开发利用，提高档案服务水平
传统的档案实体借阅已经不能满足企业的发展需求，要提高利用效果，必须创新工作思路，开发档案资源的在线利用功能，利用档案的历史数据优势，深入挖掘潜在的知识属性，主动为企业各部门服务。企业应进一步拓宽档案服务途径，贯彻落实《全国档案事业统计调查制度》，加强档案统计与开发利用编研工作，着力提升档案系统的开发利用和档案资源的专题利用。例如，开展在线服务、远程服务，举办网上展览、开发专项档案数据库等等，深入挖掘档案信息资源的时代价值，使蕴藏在企业档案中的静态信息与生产力相结合，为企业决策管理提供参考。
结语
综上，新时代档案工作面临着前所未有的机遇与挑战，只有结合企业自身实际，创新发展模式，不断提升档案工作科学化、规范化、制度化水平，才能充分发挥企业档案的价值和作用，从而更好地为企业中心工作服务。
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