国网山西省电力公司交城县供电公司 山西省吕梁市 030500
摘要：办公室文书档案保存的资料包括行政管理、党政管理等相关资料，对行政单位的整体信息进行收集和管理，实现对各项管理工作的全面清晰记录，部门内部成员积极沟通、努力协调，才能提升办公室文书档案收集与管理的工作效率，以推动行政部门的长期稳定发展。
关键词：办公室；文书档案；收集与管理
引言
办公室文书档案的收集阶段，能够让所有办公室工作人员自主提交，或者由档案收集系统参与工作，而归档工作中需要根据已经建成的专业工作模式和档案目录，实现纸质档案或者电子档案科学调配，由专门建成的档案存储空间存储，以方便后续信息查找。由于档案管理工作较为繁琐，所以当前的工作过程中，会出现档案遗失或者存储区域错误的问题。
1办公室档案工作的特点
1.1整体性
文书档案工作涉及方面众多，是对单位的各项行政管理、科技、设备、账单、合同等详细又整体性的记录，反映的内容要真实准确。对文书档案的保存方式也有很多，例如纸质文件、录像、照片、音频、电子文书等等，这要求管理人员要对各项文书内容有整体性的规划和管理，使得文书档案种类繁多但归类有序。
1.2价值性
办公室文书档案是办公室日常行政管理过程中留下的具有保存价值的文件资料，文书档案是行政管理的重要成果及信息源，发挥着重要的参考、凭证价值，为行政管理决策及发展规划等提供文字信息参考依据，对提升行政机关管理决策性和规划科学性发挥着重要作用。
1.3保密性
由于文书档案汇集了企业或单位的重要资料，这些资料存在保密性。例如，一些档案中存放了公司的重要合同，或者重要仪器的管理名册，涉及企业发展的机密等内容，则需要保证文件的安全性和保密性。又如，一些医院的相关档案，种类繁多，需要记录得全面而清晰，常常涉及患者的隐私，档案管理工作更加需要保密性。
2办公室文书档案规范化管理意义
办公室文书档案规范化管理是办公室规范化管理的重要组成部分，也是体现办公室规范化管理的重要标志性因素。无论是提升文书档案自身的高效管理，还是适应新时代文书档案信息化发展要求，以及增强文书档案管理科学化水平等等，均具有积极的现实意义。
2.1提升文书档案高效化管理需要
高效是办公室日常行政管理的重要价值目标追求，也是文书档案管理适应新时期办公室行政管理的迫切需求。遵循办公室文书档案管理内在规律和特点，采取科学管理方法，规范文书档案管理内容，优化文书档案管理流程，对提升文书档案高效化管理具有积极意义。
2.2有助于各部门工作的顺利开展
办公室文书档案承担着对公司各项文件、人事管理资料的汇总和归类的重要职能。如果单位需要人事调动或计划安排，档案管理人员都可以根据档案中保存的资料给单位提出较为合理的协调意见。有利于单位各部门的通力合作与协调发展，保证工作的有序进行，对提高单位工作的效率发挥着重要作用。
2.3提高档案资料的安全性
在办公室档案管理工作中，只有做好了办公室档案管理的针对性、层次性，才可以更好地提高档案的资料查阅效益，以便于不同等级档案需求人员及时查阅到相关的资料，并完成分级化管理。这样的处理方式不仅可以提高档案管理的整体工作效率，还可以提高部分重要档案的保护性能力，提高档案的安全性与保密性，推动部门长远发展。
3办公室文书档案收集与管理策略
3.1提升办公室文书档案管理人员的工作意识
企业的高层领导者要加强对文书档案归纳整理工作的重视程度，在企业内部加强宣传，提升员工的工作意识。通过积极的宣传，使得企业员工对档案管理的意义有更加深刻的认识，了解档案管理的工作性质，档案管理人员的工作更加科学，非档案管理人员使用文书资料时更加规范，尽量不给相关工作者添麻烦。适当的宣传让企业的其他员工了解档案管理工作的重要性，进一步提升档案管理人员的工作积极性。
3.2管理力度加强
管理力度的加强主要是通过对于奖惩制度的建设和专业化考核方法的应用，让所有的工作人员根据已经建立的新型工作方案办公，其中办公室工作人员生成的所有文书档案，需要在自我检查并确认无误之后，应用已经建成的信息化系统主动提交给档案管理部门，同时在其中说明是否需要形成纸质档案并存储，当发现某人员在实际工作中未能按照规章制度完成任务，或者档案信息和数据的类型处理未达到标准时，则需要按照相关规章制度对其惩罚，严重时可以在单位内部通报，让办公室文职人员更好地了解相关工作制度。另外机关、企事业单位内部已经建成了专业程度更高的内部管理制度，所以在实际的工作中，要分析现有管理制度中涉及档案管理方面的条款，考虑到目前的档案管理体系人员个人素质以及可以胜任工作内容，则后续的主要条款是让办公室文职人员了解档案管理系统的运行模式、工作内容和工作任务，最终形成各个部门的融合工作体系。
3.3完善管理制度体系
进一步强化档案管理工作的制度体系是提高管理工作效率的重要途径。从当前的事业单位档案管理工作现状来看，无论是文件的内容、形式方面，都存在一定程度的不齐全现象，存在相关的缺陷与不足，尤其是对于管理时间不长的单位，档案管理工作意识并不强烈，此时管理手段的应用比较落后，认为管理工作只是单纯的资料统计，只需要做好资料的储存，不需要考虑其他问题，在这一环境之下，必然会引发许多问题。对此，按照档案管理工作的特殊性以及重要性，需要细化管理制度。首先，需要根据档案管理工作人员的管理工作经验采集相关的建议，积极听取建议以及管理中的实践性问题，从而针对性补充与完善管理规章制度。其次，需要从管理工作中不断探索与完善，确保管理规章体系的基础完整，从而推动办公室的档案管理效率。最后，建设意见反馈机制。档案管理的完善期间需要进一步改进与完善管理制度，并构建管理工作意见的反馈机制，按照管理中提出的意见提出改进策略，并由管理人员进行评价，通过后实施。这一种反馈机制的发挥可以显著提高档案管理工作人员的工作积极性，并提高对于管理人员的个体尊重意识，让档案管理工作达到循环提升质量的作用。
3.4创新办公室文书档案收集与管理的工作模式
传统的文书档案管理工作方法已经不适合当前大部分企业发展的需要，很多档案收集工作被动，存在很多遗漏的现象。企业管理人员应对当前档案管理工作体系进行改革创新。加强档案管理人员与各个部门之间的联系，以便及时收集和整理需要归档的文书资料。同时，对以往的档案资料进行核查，找到缺失和遗漏的标记出来，尽可能弥补。定期对档案管理工作进行盘点，找出工作存在的漏洞，实时更新工作方案。
结束语
综上所述，办公室文书档案的收集和归档工作中，目前存在的主要问题包括工作人员的主观能动性较低、管理系统不健全、工作人员的管理强度较低等。针对存在各类问题的解决方法包括奖惩机制的合理建设、专业化工作管理模式的健全、针对个人素质的定期或不定期考核等，让所有人员都能够通过对于个人素质的提高了解当前存在的工作问题和缺陷，并制定相应的改革方案。
参考文献：
[1]林炳贤.办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析[J].企业改革与管理，2019（18）：29+35.
[2]焦娜.探讨办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2019（13）：159.
[3]张斌.办公室文书档案收集与归档[J].办公室业务，2018（24）：112.
[4]潘海燕.办公室文书档案收集与归档工作管理的优化措施研究[J].办公室业务，2018（23）：155-156.
[5]谭娜.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].文化创新比较研究，2018，2（31）：131+133.