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摘要：信息化社会背景下，事业单位档案管理工作也需要进一步改革和创新。电子档案管理是事业单位档案管理工作的发展趋向，也是传统档案管理工作寻求发展的必经之路。单位内部管理者要重视电子档案管理工作，要结合档案管理工作的特点，科学选择管理方法，积极引入网络信息技术，全面提高事业单位档案管理电子档案管理水平。
关键词：档案管理；电子档案；重要性
前言
一般情况下，档案管理的工作包括对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用的工作。随着计算机技术以及电子信息技术应用的发展和深入，电子文件已经渐渐完全融入了我们的工作和生活之中。信息化社会背景下，事业单位档案管理工作也需要进一步改革和创新。电子档案管理是事业单位档案管理工作的发展趋向，也是传统档案管理工作寻求发展的必经之路。单位内部管理者要重视电子档案管理工作，要结合档案管理工作的特点，科学选择管理方法，积极引入网络信息技术，全面提高事业单位档案管理电子档案管理水平。
一.电子档案管理的原则
1.安全性
电子档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息，这些都会直接损害电子档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电，直接影响信息再现，出现不安全问题，吸引尘埃导致卷曲、磁粉脱离、磨损生霉等。因而，必须保证电子档案的安全性。
2.完整性
电子档案与其他文书档案一样，由于组织机构不同，制言语主、发文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行业不同，规格、形式、期限、组盘的方式亦有所不同：由于专业技术水平不同，有关人员知识、技能、方法的标准亦有所不同。而且在基建、设备、科研、房地产等领域，内部文件、外来文件、审批文件、评审验收文件，经常处于滚动状态，如不及时整理归档，可能会使信息资料失散，造成档案不完整。
3.原始性
电子档案不同于纸质档案材料，电子档案的生成往往是“由实变虚”致使“原始状态”失真，尤其是在电子档案的生成、传输、接收、储存的过程中，它既是原始的，又是复制的，它不同于纸质档案的原始性。各种各类的电子文书档案，特别是制作磁盘、光盘、磁带、影像时必须保证电子档案的原始性。
4.真实性
电子档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在电子档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。电子档案极易失真，这不是电子文件本身的缺陷，而是在形成电子档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。
二．目前电子档案管理中存在的问题
1.档案管理人员的专业素质不高
首先，部分档案管理人员对档案管理的认识存在不足或偏差。提到档案管理，不少单位单纯的认为只是将档案资料输入到电脑中就完成了事业单位的电子信息化管理。甚至有些人知识水平及思想觀念具有局限性，未能积极主动的学习档案电子信息管理的新技术与新理念。有的单位职员甚至是产生抵触情绪，排斥对新技术、理念的学习与吸收。这种不充分的认识与滞后的思想观念很大程度上阻碍了我国事业单位档案管理的电子化建设进程。其次，较传统纸质档案管理来说，事业单位的电子档案管理对档案管理人员的素质提出了更高的要求。
2.电子档案的安全性得不到保障
档案的安全性对事业单位有着至关重要的影响作用，因此，档案的安全性问题也成为我国事业单位目前电子档案管理中最严重的问题之一。
究其原因，主要由以下两点原因造成的：其一，电子档案管理人员对电子档案的安全意识淡薄，未能认识到档案信息保密工作的重要性，且电子档案管理工作没有特殊的工作区域，与其他部门工作人员混杂在一起不做工作分区。其二，相关硬件、软件质量相对落后，且未能及时进行更新与维护。使得电子档案在发送、接收、保管和归档过程中，可能遭遇病毒入侵、窃听、泄密、篡改，严重威胁到档案的安全性。
3.电子档案管理不够规范
当前，我国事业单位的部分档案管理人员仍未能及时转变思路，只知道纸质档案保存的重要性，而未能认识到电子档案保存的重要性。在日常的档案管理工作中，将一些重要的档案的物质载体，如光盘、U盘和移动硬盘随意放置，未能进行妥善的保管。另外，在信息的备份工作上也欠缺规范性。在一些系统、数据、文档的备份管理上，档案管理人员往往不能明确哪些数据文档需要备份，需要以何种介质备份，这很大程度上影响了事业单位档案电子化建设的发展进程。
三．电子档案信息资源开发利用
1.拷贝的提供与回收
应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝，并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。除公开发行的电子出版物外，对那些提供利用的拷贝必须进行回收。要有完善的提供拷贝手续，提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、使用时同、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。对回收来的拷贝，应做信息内容的消除处理。
2.使用权限的审核
首先，要根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。在利用中，由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使月未经授权的功能，应能拒绝响应并给予警告提示。其次，在电子档案存储载体的使用上，要根据电子档案内容的密级和开放程度，来确定其使用控制程度，在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。
3.利用中的安全措施
一是采用的利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式。二是依据电子档案内容的密级层次进行有效的管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行。三是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据。五是系统应有较强容错能力，避免由于误操作所带来不可挽回的损失。
4.保证电子档案在利用中的安全
确保档案信息的安全性是事业单位档案管理工作任务的重中之重。要做好档案的安全保护工作主要可以从以下两个方面入手：其一，提高档案管理人员的安全意识。由于电脑中的电子信息受硬件、断电、病毒侵害等影响，具有一定的不稳定性，而这将会给电子档案的有效存档及共享工作带来严重威胁。因此，相关档案管理人员，尤其是立卷人员，在档案的存档过程中，必须要具备足够的安全意识，对相关办公软件进行及时的升级与修护，对电脑的硬件也进行定期的检修，并养成及时保存信息的良好工作习惯，以最大限度的保障电子档案信息数据的安全。
结束语
综上所述，电子档案管理取代传统的档案管理是必然的，虽然档案管理工作会因此变得更加简单方便，但是这也要求我们档案管理工作者必须能够熟练地掌握电子档案管理的方法和技巧。因此，做好电子档案管理是档案管理的关键所在。管理好电子档案涉及了很多方面的因素，我们必须不断地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技术，做好电子档案管理工作，发挥电子档案管理优势的最大化，来提升信息时代的电子档案管理工作效率。
参考文献：
[1] 田园.探究事业单位档案管理的创新思路[J].兰台内外，2018（08）.
[2] 李国芳.单位档案规范化管理模式的探究[J].办公室业务，2018（18）.