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摘要：随着经济的不断发展，各个行业都要不断调整经营管理策略，用以面对新的市场形势。人事档案档案管理作为企业人力资源管理当中的重要组成部分，直接影响企业的长足发展。本文将以当前企业人事档案管理存在的问题出发，探讨人事档案管理的优化策略。
关键词：人事档案；档案管理；优化策略
伴随市场经济的发展，越来越多的企业逐渐认识到了人事档案管理的重要性。然而有的企业却因为缺乏对应管理制度或者信息化管理系统不完善而无法完整接收并保存员工的档案信息，导致企业的发展受到一定阻碍。对此明确企业人事档案管理中存在的问题，并进行完善与优化非常关键。
1.企业人事档案管理存在的问题
1.1部分企业领导对人事档案管理不够重视
企业管理工作当中，领导的带头作用不可忽视。通常情况下，如果领导对人事档案管理表现出足够重视，就会不断改革企业的管理制度并有意识的进行资源整合，确保企业管理的有效性。然而管理工作本身就是一项需要长期坚持的工程，人事档案管理也是一样，其无法在短时间内为企业带来经济效益，这也就使得部分企业将时间与精力花费在产品销售与企业经营方面，用以促进收益增长，而从思想上忽视了人事档案管理的工作。对此企业应树立长期发展的意识，充分认识到人事档案管理的积极作用。
1.2人事档案管理的信息化水平有待提高
伴随互联网技术的飞速提升，全人类已经进入了信息时代，网络这一科技产物改变了人们的行为习惯，也改变了各个行业的经营模式。与西方国家相比，国内企业人事档案管理的信息化水平较低，很多企业还在依赖人力完成对应工作，档案的储存也以纸质化资料为主，人事档案管理工作的效率不高，有的企业即使引入了信息设备与系统，但员工素质的局限导致现代化管理工作无法有效开展。
1.3人事档案管理人员的专业素质较差
档案管理人员的专业素质与管理质量密切相关。根据目前的情况来看，我国企业内承担人事档案管理工作的人员通常为行政人员，他们没有接受过专业知识的学习，对工作的理解比较浅薄，因此人事档案管理的效果并不理想。新时期行业内的竞争加剧，企业必须引入高素质的专业人员进行人事档案管理，才能为企业的长足发展的奠定坚实基础。
1.4人事档案的应用范围有限
人事档案管理工作并不是单纯的信息资料收集与存储，更重要的是将这些档案资料利用起来，准确判断内部员工的发展潜力，并为其提供对应职位用以促进企业的发展。然而现阶段依然有不少企业过于重视档案的保密工作，对档案的开发和应用力度不足。尤其部分企业明确规定领导干部有查阅员工信息的权利，其他人员未经允许不得随意查阅调取，档案管理的灵活性较差。
2.企业人事档案管理的优化策略
2.1提高企业领导干部的思想认识
时代发展为企业的经营带来了巨大挑战，新时期之下企业领导必须深入了解人事档案管理工作的重要性，自身加强理论学习用以全面提升企业的管理质量，同时坚持以人为本，努力为员工创造良好的工作环境。一方面企业需要重视人事档案管理人员的职业素养，并利用多种教育方式增强人员的责任意识，另一方面企业必须着重提升人员的专业水平，定期组织集体形式的培训活动，让人事档案管理人员具备文字处理能力以及计算机操作能力等，打造适应岗位需求的现代化人才。另外由于档案信息安全性的要求，各企业应专门设置科学的档案管理机制，明确每位工作人员的具体职能，促进管理规范化。
2.2全面推行人事档案管理的信息化建设
企业内的人事档案信息量较大，尤其是大型企业，人事档案管理工作繁重，如果继续利用传统的纸质档案配合工作，无法维持日益增长的档案存储与利用的实际需求。对此企业领导必须认识到人事档案管理的信息化是发展的必然趋势，尽可能提升信息系统的稳定性与安全性，完善系统功能。对国内企业而言，建设信息化系统并不意味着要完全抛弃以往的工作模式，反而应以往常的人事档案管理环节为基础，依据企业的实际情况进行信息化管理。比如员工应聘、入职和在职的所有信息都应被详细记录到数据库当中，而以前以纸质资料存储的档案应被转化为电子信息上传，这样一来即使后期要查询或调取资料，也可以直接在计算机内操作，方便快捷，也能规避纸质档案丢失的问题。
2.3加强人事档案的动态管理
人事档案的完整性与准确性非常关键，管理档案的过程中，管理人员必须注意及时剔除虚假信息，并且随时准备更新人事档案，避免引起不必要的问题。比如出现人事调动后，管理人员需要调取员工的过往资料并进行更新与完善，认真核对信息数据，保障员工信息的正确录入，为企业建立优质人才库。同时档案管理人员应切实做好档案的检查和修复工作，工作过程中一旦发现信息不实的情况，第一时间调取源数据进行比较和更改。另外注意加强电子档案的数据安全，如对相关文件进行加密处理，定期检测计算机内来源不明的软件并卸载，以免因为系统崩溃威胁到计算机内的档案信息。对档案管理人员而言，还要做好纸质档案的安全工作，按照相关流程进行密封保存，切记不可将已经转变为电子档案的原始数据随意处置，防止后续进行数据核对等工作时措手不及。
结语
人事档案可以被视为企业的人才库，新时代之下，企业的人事档案管理工作充满挑战，但又拥有难得的发展机遇，对此企业领导干部应树立全局观念，积极反省人事档案管理方面存在的不足，注意以培训的方式增强档案管理人员的专业素质，并且提升人事档案管理的信息化水平，做好电子档案的更新与安全管理，以期实现企业的长远发展。
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