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数字化时代档案管理技术创新发展措施探析

发表时间：2021/1/21 来源：《文化研究》2021年1月上作者：张晓东

[导读] 信息技术的快速发展使得档案数据信息的应用方式出现革命性变化，数字化档案管理技术巩固了档案管理的基础，提高了档案管理工作的效率，满足了新时代档案管理的现实需要。还要根据时代发展需要创新档案管理工作技术，加速新型档案管理技术推广，促进新时代档案管理的数字化，解决传统档案管理工作的具体问题，更好的发挥数字档案资源的信息服务价值。

河北承德市社会保险事业管理局张晓东 067000

摘要：信息技术的快速发展使得档案数据信息的应用方式出现革命性变化，数字化档案管理技术巩固了档案管理的基础，提高了档案管理工作的效率，满足了新时代档案管理的现实需要。还要根据时代发展需要创新档案管理工作技术，加速新型档案管理技术推广，促进新时代档案管理的数字化，解决传统档案管理工作的具体问题，更好的发挥数字档案资源的信息服务价值。
关键词：档案管理；数字化技术；创新发展
        数字化档案管理技术的快速发展，使得档案管理工作质量、效率不断提高档案记录与管理的手段日益多样。新时代还要充分认识档案管理工作的问题，着力构建更加完善的档案管理工作体系，以科学化、系统化、规范化、标准化的方式加快档案管理技术的革新与推广普及。
        一、数字化档案管理技术应用价值
        数字化档案管理技术是提高档案管理工作效率，应当各种档案运转风险满足档案广泛共享应用的必要条件。运用数字化档案管理技术可以解决档案无限性和档案工作有限矛盾的主要方法，数字化档案技术是应对档案数据信息海量增长的必要条件，解决了纸质档案资料占据较大空间的问题进一步扩大了档案管理的时间与空间范围，提供了智能化的档案管理工作平台，有助于提高档案分类、加工、计算的速度。数字化档案管理技术还具有较强的个性化服务功能，可以为服务对象提供准确、全面、多样的信息。数字化档案技术对于档案实时供给有重要的意义，依托数字技术可以构建更完善的档案服务体系。数字档案技术还具有较强的风险防控价值，有助于加强档案运转全过程的控制，保证了档案管理的规范性和先进性，提高了档案信息服务的准确性，保证了档案运转的安全性，有助于加快实现档案管理工作改革的目标。
        2.档案管理技术的创新方向
        新时代档案管理技术得到快速发展，随着信息技术的快速进步，档案管理方式方法得到不断更新。首先，云计算技术依托大型服务器构建了档案集成管理的环境，建造了数据交换中心，可以利用互联网向用户提供实时共享的数据信息，实现了软件与硬件资源创新，满足了大规模档案存储的需要。其次，物联网技术得到快速普及，不同载体可以用于档案馆信息中心的访问，不同技术设备均可以读取档案数据信息，扩展了档案应用的方式。第三，移动互联网快速发展普及，5G技术已经融入日常生活，档案供给方式更加灵活，传输速度更快，信息共享率更高。
        二、数字化档案管理技术主要问题
        1.缺少完善管理体系
        当前，我国还缺乏统一的档案管理协调机构，缺乏专业机构来协调规划档案网络建设与资源共享工作，不少档案馆采用封闭式管理方法，无论档案管理设备的硬件购置还是档案数据库建设都具有低水平和重复率高问题，这在很大程度上造成了档案管理人力与物力资源的浪费问题。
        2.标准化的水平较低
        受多种原因的影响，我国档案管理信息技术的起步较晚，各个地区的档案管理工作重视程度不足，档案管理信息化道路多样，各个档案馆的经济实力与硬件设备差异较大，设备水平参差不齐由于缺少专业档案管理软件，档案管理设备功能单一，标准化水平低，数据信息不完整，致使信息化档案的安全风险较高，数字档案的使用率较低，档案资源的整体质量有待提高。

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        3.存在技术壁垒问题
        档案管理数字化面临着技术壁垒，由于各个地区的信息化水平不同，档案信息资源的共享水平差距较大，档案数字化建设的效率较低，数据库建设的困难较大，纸质档案管理工作量巨大，现有技术人员不具备先进的档案管理技术知识，档案管理投入人力与财力有限，复杂档案技术在基层推广的难度大，一些专业档案管理普及面临着机制障碍，影响档案管理的整体质量。
        4.技术发展速度缓慢
        虽然信息技术在近年来了得到了较快发展，档案载体发生重大变化，电子档案的数量不断增加，新门类档案不断涌现，新媒体也给档案管理带来新工作内容。档案管理技术仍然受到各方面限制覆盖范围小、传播速度底，档案信息网络建设速度慢，加上社会对档案信息需求要求高，各档案馆之间缺乏强有力的沟通，缺少档案信息共享平台，因此影响了档案网络服务效应。
        三、数字化档案管理技术发展措施
        1.提高电子文档的处理水平
        随着互联网技术的快速普及，云存储的大力推广，档案管理人员可以在移动互联网环境开展档案存储工作，档案管理工作的时空限制日益减少。当前传统归档方式、互联网归档方式与移动互联网归档方式并存，纸质档案与电子档案并存，档案技术革新具有多元化的典型特征，需要档案管理人员提高档案管理规范化意识，根据档案管理工作目标，档案管理工作任务，现有技术条件，以及档案管理发展趋势细化档案管理工作规范，制定切实可行的档案归档办法，加大力度做好基础管理工作，依托强有力的责任制度减少档案管理漏洞和数据信息风险。首先，规范电子档案归档方法，严格遵循数字化的管理程序，加强档案风险的防控工作，避免电子档案数据丢失。其次，进一步丰富档案管理方法，依托无线设备、移动设备等创新档案信息处理办法，积极普及新型档案管理技术，提高档案处理效率的同时，保证档案的质量水平。还要大力做好档案备份工作，扩大档案存储空间，不断提高信息备份与资料恢复方面的能力。
        2.做好档案资料数字化工作
        新时代档案管理技术创新一方面要保证档案的原始性，采用更加严密的档案安全防控管理技术手段，使得档案承载的信息得到充分的反映。另一方面还要提高档案使用的效率与稳定性，能够加强档案管理流程控制，围绕着档案的形成、移交、利用等各个环节进行技术创新，保证档案传递可靠性，依托成熟的技术记录档案变化的过程，保证保档案在不同环境中内容不变，真正做到档案信息内容的前后一致，快速、准确、实时进行档案数据信息的传递工作。例如，现代档案管理工作可以把RFID（电子标签）技术为档案管理的基础，依托电子标签技术的无线能信识别能力开展档案管理，这种档案管理方式实际上不用实际接触，容易感知，而且具有档案易操作的特征，可以进一步锁定档案存储位置、号码、名称、归档日期等信息。
        结论：数字化档案管理是档案建设工作的主流趋势，还要充分发挥档案管理人员的积极作用，加强新型技术的推广普及工作，依托先进的技术设备，科学的管理操作程序，以及有效的档案工作方式满足档案管理的发展需要，更好的挖掘档案信息的实用价值，提高档案的利用效率。
参考文献：
[1]宋艳.信息时代档案管理创新路径[J].中国管理信息化.2017(11)
[2]江佩琼.档案数字化管理面临的难题及应对策略研究[J].现代经济信息.?2017(02)
[3张芮.档案数字化工作带来的优势与劣势[J].办公室业务.2019(18)