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改变传统档案管理模式普及信息化管理技术

发表时间：2021/1/21 来源：《文化研究》2021年1月上作者：郭海涛

[导读] 近年来随着档案数据信息海量增长，传统的档案管理工作方式已经不符合时代发展的需要。国家档案管理局号召大力普及信息化档案管理技术，依靠新型档案管理模式满足多元化的档案使用需要。相比之下，传统档案管理方式较为繁琐，档案管理工作量大，档案管理中容易出现数据遗失的风险，还需要加大信息技术的普及力度，推动档案管理方式方法的不断更新。

河北承德市社会保险事业管理局郭海涛 067000

摘要：近年来随着档案数据信息海量增长，传统的档案管理工作方式已经不符合时代发展的需要。国家档案管理局号召大力普及信息化档案管理技术，依靠新型档案管理模式满足多元化的档案使用需要。相比之下，传统档案管理方式较为繁琐，档案管理工作量大，档案管理中容易出现数据遗失的风险还需要加大信息技术的普及力度，推动档案管理方式方法的不断更新。
关键词：档案管理；信息技术；优化措施
        档案管理信息化主要利用数据库技术、电子数据信息处理技术将纸质档案转换成电子档案，并且在大数据、云计算、移动互联网技术的支持下提高档案流转的效率，满足用户个性化的档案使用需要达到档案管理系统化、结构化、简便化的目标，满足新时代档案资源的使用需要。
        一、档案管理信息化的重要意义
        1.优化档案管理环境
        加速普及信息化档案管理技术，改变传统的档案管理工作模式，有助于优化档案存储工作环境，提高档案管理工作的整体效率，防止随着时间延长出现的档案遗失、损坏、完整性不高等问题。而且，随着档案信息量不断提高，各类型档案存储要求提高，传统的档案存储方式已经不符合时代需要，只有推动档案管理信息化，才能减轻档案管理人员压力，极大提高档案管理效率，保证档案数据信息的安全性，满足各方面日益广泛的档案使用需要，提高档案交互效率。
        2.创新档案服务功能
        保有不更新档案技术才能满足档案使传统渠道多元化，服务对象需求个性化档案供给速度更快的基本要求。模糊检索成为档案查询的主流方式，简化档案服务工作程序，防止档案应用中数据遗失需要先进技术手段支技。只有更新档案管理技术才能基于大数据、云计算与移动互联网开辟档案服务的新空间，满足用户日益多元的档案使用需要，解决档案服务中的具体问题。
        二、档案管理信息化的影响因素
        1.档案数据更新不及时
        档案管理工作的主要任务是保证档案精准性、安全性和服务效率。传统档案管理模式容易造成档案数据信息丢失情况，由于基础工作不扎实，不能保证档案数据信息准确，因此影响了档案服务的整体质量。信息化时代还需要更新档案管理理念，解决档案管理基础工作滞后，数据信息标准化程度低，档案管理服务程序不完善，档案管理部门配合不足造成的信息质量问题。
        2.信息化平台使用率低
        目前，传统的档案管理模式仍以人工服务为主，信息化档案管理平台的作用不明显，信息化档案管理平台没能融入大数据与物联网技术，不能实现跨数据库档案检索，无法实时满足用户的档案使用需要。而且，档案数据信息的加工能力不足，不能根据用户的描述提供丰富的档案信息。传统的档案管理信息平台使用效率低，不能开发基于移动互联网平台的多种档案管理应用程序，而且档案管理信息系统的维护复杂，安全性相对较低，严重的影响档案服务质量。
        3.管理人员素质不高
        档案管理信息化主要力量是专业档案管理工作人员，仅依靠熟悉纸质档案管理方式的人员是不满足档案管理信息化需要的。还要大力进行档案管理技术的普及工作，高度重视提高档案管理人员的专业素养。

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首先，缺乏指向信息化的档案管理技术人才管理办法，没能对档案管理人员信息技术水平进行测评，不了解档案管理人员的技术短板。其次，现有档案管理技术培训体系不完善，档案管理人员长期得不到技术更新，不具备应对新时代档案管理工作需要的技术能力。第三，档案管理人员的创新意识不积极，不能根据档案管理信息化需要主动更新管理技术。
        三、档案管理信息化的改进对策
        1.更新档案管理理念
        档案管理模式的转型需要转变档案管理理念，持续更新档案管理技术，建设更加专业的档案管理工作队伍。首先，应当大力普及档案管理信息技术，促进档案管理人员与档案服务对象认识信息化档案管理的价值，积极展示档案管理信息化建设成果。其次，大力普及档案管理信息技术，推广信息化档案管理工作的一般方法，提高档案管理人员与服务对象的信息技术素养。第三，分析档案信息资源的利用效率，总结档案宣信息化中的问题，着力加强技术与人才的引进工作，提高档案管理信息化建设的精准性，从而解决档案管理信息化存在的具体问题。
        2.提高硬件建设速度
        改变传统档案管理模式的关键在于普及信息化档案管理设备，强调为档案管理配置必要的硬件设施。为此，应当明确档案管理信息化的工作目标，根据档案工作需要配置专业的硬件设备，保证硬件设备的多样化、合理化配置。当代档案管理还需要优化虚拟存储空间，应当积极引进云计算机、大数据技术设备，这样才能保证档案管理的科学性，实现档案数据信息及时、可靠、安全的在互联网传递，满足新时代开展档案管理工作的需要，为档案管理创新打好基础。
        3.加强管理软件开发
        为了促进档案管理工作的升级，还要加强档案管理软件开发，在保证档案管理技术设备硬件先进性的同时，根据档案使用需要开发档案管理软件，促进档案管理软件符合档案使用需要。例如，为档案管理软件开发提供资金支持，了解档案管理软件的需要，进一步打造指向移动互联网平台的档案管理软件，并且提高档案管理软件开发时效性，保证档案管理软件开发稳步进行。
        4.完善档案管理规划
        应当制定科学的档案管理工作规划，明确档案管理技术改革的要点重点提高档案管理信息平台的可扩展性，为档案管理系统的升级留下足够的空间。根据档案资源使用需要提高档案服务科学性，基于物联网、移动互联网技术丰富档案服务功能，满足档案实时查询与个性化供给的需要，创新档案服务的方式，提高档案服务的整体效率。新时代应当进一步简化档案服务流程，保证档案服务的安全性，为档案管理提供可靠的技术保障，提高档案运转的整体效率。
        结论：推动档案管理信息化必须构建完善的档案管理工作体系，不断更新档案管理工作的理念，进一步在软件与硬件上进行持续更新，加大力度做好档案管理信息化的基础建设工作，根据档案管理的需要创新档案管理信息化的工作方式，依托大数据、云技术与移动互联网提高档案管理信息化工作水平，解决传统档案管理模式存在的弊端，发挥档案信息资源的实用价值。
参考文献：
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[2]陈晓红.??大数据时代高校档案管理信息化的价值与措施[J].兰台内外.?2020(04)
[3]姚瑞波.??把握原则，加快档案管理信息化体系建设[J].中外企业家.?2020(12)
[4]张晓燕.??基于大数据支持的档案管理信息化探讨[J].信息记录材料.?2020(06)