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摘要：电子文件档案管理工作是企业管理中非常重要的内容，只有设计出高质量且高水平的电子文件档案管理系统，才可以确保企业的合法权益，让日常工作能够稳定且有序的开展。与以往传统的纸质文件档案管理模式不同，电子文档的特殊性较强，存储以及管理主要是利用信息技术以及软件设备。因而，若想从正确的角度上提升电子文件档案管理效率，一定要科学的对档案管理系统进行设计。基于此，本文即对电子文件档案管理系统设计及实际应用展开了研究，希望相关人员借鉴。
关键词：电子文件档案管理系统；设计；应用
与普通的文件档案管理工作不同，电子文件档案管理主要是借助信息技术以及相关软件设备来进行管理，高效的对多样化信息进行收集，能够对信息进行良好保护。现阶段，档案已经渐渐被电子化所覆盖，呈现出了容量大以及体积小等优势。但与此同时，电子文件档案的管理难度也逐渐增加。所以，管理人员一定要科学的对电子文件档案管理系统进行设计，合理的进行应用，以确保电子文件档案管理效率及质量能够全面提高。
一、电子文件档案管理概述
从宏观的角度上剖析，电子文件的形成以及存储与计算机系统有着紧密的联系电子文件。通常，档案管理工作在开展过程中，所涵盖的内容相对较多，包括：电子文件的收集以及存储等。与纸质版的文档管理不同，电子文件档案管理所包含的领域非常多，涉及到的层面也比较广泛。并且，电子文件的收集方式特别多，电子文档更是呈现出了多样化特征[1]。因而，电子文档在采集过程中，存在的难度也相对较大，工作人员实际的阶段，应该确保电子文件档案能够完整且全面，进而为管理水平的提升提供保障。
二、电子文件档案管理存在的问题分析
与传统的纸质的管理相比，电子文件档案管理形式具有较强的多样性，能快速的对信息进行收集，合理的进行存储。但是，在电子文件档案管理期间，因为被各类因素所影响该，最终导致管理存在的问题相对较多，包括：电子文件档案非常容易丢失、安全性不足、信息难以永久的保存等。
第一，电子文件档案的内容完整性难以得到保证。通常情况下，在实际的电子文件档案管理工作开展过程中，电子文件经常处于流动的状态，如果不能够及时的捕获，最终就会导致信息丢失。并且，电子文件的结构十分复杂，存储的方式也具有较强的多样性特点，从而使得信息经常出现缺损的情况[2]。此外，电子文件档案信息会随着文件处理而不断增加，信息越来越多，存储也变得越来越分散，进而使得电子文件档案的来源不清晰，影响了管理效率的提高。
第二，电子文件档案管理的安全系数不高。在实际的电子文件档案管理期间，电子数据非常容易出现更改的情况，比如：黑客攻击以及用户随意获取信息，都会影响电子文件档案的安全[3]。并且，在对信息数据进行收集的过程中，电子计算机软件经常容易受到病毒等的侵害，最终降低了数据信息的安全性。
第三，电子文件档案不能够得到长久保存。研究得知，电子文件档案产生以及传输等过程都需要依靠硬件、软件，在这些因素的影响下，使得电子文件档案在存储期间，对载体自身的性能以及环境有着极高的要求。并且，在使用过程中，寿命相对较短，数据存储的载体不能很好的抵御自然灾害以及病毒的侵袭，电压不稳定或者操作失误就会导致信息损坏或者丢失。因而，在这种背景下，信息无法得到长期储存。
三、电子文件档案管理系统设计及实际应用
（一）电子文档以及文件管理系统的设计及实际应用
通过对档管理系统的分析，其所涵盖的优势相对较多，可以集当前、动态等特点于一身。所以，在对电子文档管理的时候，应该严格把控文档审核流程，一旦发现问题，诸如：文件档案不合格、格式存在错误等，务必要及时退回，然后合理的进行纠正和更改[4]。
一般，电子文档管理系统除了是一个独立的系统之外，其也是管理系统中非常重要的一部分，能够对整个系统的运行起到促进作用，保证管理工作能够有序且稳定的开展，为文档的起草以及执行等工作提供依据。电子文件管理系统的功能是对相关电子文件加以鉴定，之后，再进行分类以及归档。因为电子文件本身为静态，不具备可逆操作功能。因而，文件档案在归档之后，就会成为固定数据，不能被更改，独立性很强。
（二）档案信息管理系统的设计及实际应用
通常情况下，档案信息管理系统的功能就是对信息资源进行长期保存和管理，提升数据的利用率，以便文件能够更加真实可靠，完整性更高。在管理期间，需要保证这类文件能够得到良好保存，可以定期的对文件加以维护。从整体的角度上分析，系统的设计以及实际应用，对电子文件档案管理工作的有序开展有较大促进作用。在管理过程中，可以依照文件档案的特点以及实际需求，有针对性的进行规划，保证信息的真实性和可靠性特点能充分展现出来。针对一些需要长期保存以及使用的文档信息，该系统也能够制定出一系列的管理和保护方案，从而让电子文件档案管理的水平能够整体提升。
（三）实时数据管理系统的设计及实际应用
数据管理功能是确保系统平稳且安全运行的主要依据，除了可以让数据快速的导入以及导出之外，也能够及时的进行备份，在短时间内将误删的数据恢复好。通过进一步的分析和研究可知，实时数据管理系统所提供的安全性保障能促进整个文件档案管理水平的提高。所以，在实际的系统升级过程中，一定要强化对数据管理功能的重视，能够从系统硬件的实际要求角度考量，全面加强电子文件档案管理，提升管理有效性[5]。
（四）多条件检索方式的设计及实际应用
在电子文件档案管理系统设计过程中，应该科学的对多条件检索方式进行设计，并有效的进行应用。通过选择多种结构组合手段，能够快速的对相关信息进行获取，操作十分便利，同时具有较强的灵活性。经分析，多条件检索功能可以高效的对系统存储信息进行挖掘，不断对系统中数据的利用率进行提升，以保证用户能够合理的使用和操作。但是，在对信息进行检索的时候，因为条件组合方式存在着较大的不同，所以使得检索结果常常存在很大差异，检索的结果以及条件组合方式更是会随着用户的退出系统而渐渐消失，而数据库的信息又十分庞大，时刻都在更新，每一次检索结果都各不相同。故而，为了提高工作效率，系统中应该适当的添加能够长期保存的检索器，以确保系统中检索功能不健全的弊端能够得到优化。
结束语
综合而言，电子文件档案管理系统的设计及实际应用，与专业的知识储备以及先进的计算机技术有着紧密关联。可以说，只有不断的对管理系统功能进行完善和维护，才可以让电子文件档案得到妥善的保存和管理。所以，在今后的工作过程中，管理人员一定要强化对管理理念以及模式的革新，能够采取多元化的管理方法，科学的制定电子文件档案管理策略，合理设计和应用管理系统，以保证档案管理工作的开展能够朝着科学化以及规范化的方向迈进。
参考文献：
[1]朱亮，李曼曼，朱玉婷.电子文件档案管理系统设计与实现[J].广东蚕业，2017，051（009）：176-176.
[2]王娜.电子文件档案管理系统设计与实现[J].黑龙江史志，2018，000（021）：117-118.
[3]于雷.电子文件档案管理系统设计与实现[J].卷宗，2019，15（009）：197-197.
[4]邹名璐，罗元.电子文件归档管理系统的核心功能单元设计[J].计算机工程与科学，2019，v.41；No.291（03）：118-124.
[5]李晓阳，张雨萌.电子文件归档管理系统的总体设计[J].计算技术与自动化，2018，37（03）：180-184.