枣庄市公安局指挥中心秘书处 山东枣庄 277800
摘要：本文首先阐述当前形势下我国档案信息化普及推广的重要性，并针对推广档案信息化面临的问题进行分析，针对这些问题提出相应加快档案信息化建设提出自己的见解。
关键词：档案管理 信息化 信息资源整合 数据库管理
在当前信息社会的不断发展下，传统的档案管理方式、方法体制已经不适应当今社会的发展，档案的信息化建设势在必行。档案信息化不仅是发展趋势，也是档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。因此，作为档案管理工作人员，必须改变观念，提高对档案信息化得认识水平，逐步实现档案工作规范化、信息化、现代化，为企业和社会提供更系统、更便捷，也更有价值的档案信息资源。
一、档案管理信息化的重要性
档案管理也就是将相关部门的有关档案在一定的规律下进行组织规划，目前我们已经开始运用现代化技术对档案信息进行收集整理，并合理保存，实现档案信息的有效利用。档案管理中所需要管理的信息其实就是将传统的纸质信息改变为电子信息，保存在计算机或者硬盘中，方便查找和携带。档案信息化重要性体现在以下几方面。
1、档案信息化有利于保护档案原件
相比传统的档案保存方式，档案的信息化的优势一目了然，它可以避免档案原件被过多使用、年代久远或者人为原因而造成损坏，避免重要资料丢失的风险。每个企业在不同的发展过程和不同时期中都有一些有特定意义或者珍贵的历史资料，如果将这些资料运用先进的信息处理，将它以电子文件的形式存储在计算机中，就能更加有效的对原件进行保护。
2、档案信息化有利于信息资源的整合和共享
档案信息化得优势还表现在对资源的整合和共享上，企业档案资源的一个目的在于整合档案资源，扩大其应用程度和应用范围，如果将档案经过信息化处理后，利用企业内部的局域网就能轻松的实现这一目的。而且，电子文件比档案原件更易于导航，更有利于企业各部门浏览，并保持随机存取，提高了档案原件的利用率，最大限度地实现档案信息资源共享。
3、档案信息化使档案的检索和使用更加快捷方便
传统的手工查询资料，要耗费档案管理人员大量的时间和精力，有时候还找不到所需资料。档案的信息化就能很好的解决这一问题，它包含快捷的查询系统，采用了电子目录和电子文档，在查找时只需输入关键词，相关资料信息就可完全的展现在你的面前。单位的各部门只要有需要，就可以不费事、不费力的获取更为系统和全面的信息。
二、档案管理信息化推广面临的问题
1、档案管理制度不完善
由于部分单位存在着管理制度缺陷问题，不仅对单位档案管理水平提升形成了影响，同时也对档案资源利用与挖掘造成了阻碍，对单位经营决策优化形成一定限制，管理制度不完善，主要是因为单位对档案管理工作不重视。根据调查，在我国的事业单位中，只有少部分的单位会专门针对档案管理工作建立相应的制度，而在这少部分制定了制度的单位也并没有将这些制度落实到位，导致这些制度只是流于形式。从而对单位未来工作的进行造成阻碍。同时，由于单位没有制定严格的档案借阅制度，档案借阅程序不完善，导致有些借阅出去的档案没有及时归还，或者归还回来的档案不完整，从而增加档案管理工作的难度，不利于单位未来的发展。在对档案管理工作进行改革过程中，相应管理制度也需要进一步进行完善。
2、管理观念落后
由于受到传统思想观念影响，现阶段单位在档案管理工作中，由于单位领导并未对此项工作予以重视，对其呈现可有可无态度，再加上管理人员对于工作的懈怠，最终造成档案管理工作无法顺利进行，长期以来，事业单位在日常运行过程中将主要重心放在业务服务方面，对于档案管理工作有所忽略，单位领导和工作人员在档案管理方面存在错误理解，即档案管理工作仅需保管和抄写，只需要确保档案不会出现泄漏与丢失即可，并不明确该项工作重要意义以及重点工作方向，因此，领导会直接忽略档案管理，从而无法对其进行改革和创新，并且呈现工作停滞不前的状态。
3、档案管理人员素质普遍不高
素质问题也是档案管理的大问题。基于信息化的逐渐深入，事业单位在档案管理工作人员方面提出较高要求，即在拥有较强专业知识能力的同时，还应该与时俱进，实现服务理念的及时创新。然而我国很多事业单位的领导对档案管理工作的重要性和复杂性认识不足，认为档案管理只是简单保存、归类、管理各类文档，错误的认为相关人员的相关知识水平和工作能力不重要，委派给专业水平低，工作能力低下的员工。企事业单位的档案管理与专业标准存在很大的差异，管理人员知识水平方面不足，加之档案资料收集缺少完整性，且格式无法统一等，对档案管理的创新造成直接影响。还有就是管理人员的责任心不够，从主观上不重视自己的工作，工作过程没有激情、十分机械。
三、档案管理信息化实施的具体对策
1、加强信息化档案管理人员的培训工作
当前档案管理的工作人员不具备信息化档案管理的能力，信息化时代档案管理对管理员提出了新的更高的要求，不仅要有谨慎的态度，还要求他们能够熟练的运用档案管理系统进行数据的录入和管理，能够有效应对信息化时代运用计算机所带来的突发状况，这就需要单位应该重视这方面人才的培养，定期培训与考核，保证他们能够完全胜任这项工作。同时，在教育领域，高校可以开设相关的专业与课程，请有经验有能力的专家来传授知识。培养一批既懂档案管理知识又懂计算机知识的人才已经成为当务之急。
2、健全和完善相关的法律和法规
要求制定和完善一系列的法律法规来保障档案信息的安全以及档案信息的合法利用，使档案信息充分发挥他的作用。首先对于计算机和网络技术需要采取国家标准或者国际标准；其次对于一般的档案管理需要采取国家标准或者行业标准；最后要加快档案信息化管理体系的建立，不断提高他的标准程度。
3、加强档案数据库管理与建设
档案管理信息化建设，是以现代科学技术手段来实现的，通过将档案信息的全部内容录入到电脑等电子设备中，并按照一定格式形成分门别类的档案材料，使之形成电子档案的形式，实现档案信息的整理、录入、分类等有效集合，达到档案资源的高度共享，提高档案管理的工作效率。因此，档案管理信息化建设，有效解决了传统档案管理的严重弊端，更加安全可靠地保存了档案信息的完整性，从而为更好地研究档案材料和开发档案资源提供重要的物质保障。
4、确保档案管理信息化的安全性
档案管理信息化的安全问题不容忽视。一方面，档案管理者在档案管理信息化过程中，可能只注重档案信息的流转和沟通，只是注重档案信息的参考和借鉴作用，忽视档案凭证作用这一根本问题。档案的实体是档案发挥凭证作用的现实表现，档案实体被忽视，其安全性就得不到不保障。在档案信息使用过程中，一些人会只注重档案信息使用，忽视信息使用过程中存在的安全问题。这里有信息存储实体安全和档案信息流转安全，这就要求档案管理者注重档案管理系统和设备的稳定性、安全性。另一方面，个人档案信息的泄露也是一个不容忽视的问题。对于个人档案信息，要规范取阅，不能任其借阅，要严格程序，避免流失。对于那些弄虚作假行为坚决制止，避免虚假档案出现。
四、结束语
档案信息化数字化是时代发展的必然要求，同时也是档案管理工作的主要趋势。档案信息化对档案管理部门提出了严竣的挑战，同时也给档案管理工作带来了重大机遇，档案管理理念、档案管理模式和档案载体等都发生了巨大的变化。因此在实际工作中，需要档案管理人员要勇于接受挑战，抓住机遇，加快推动档案数字化建设进程，为档案信息资源的开发利用奠定良好的基础，使档案能够更好的服务于社会和经济的发展。