成都地铁运营有限公司 四川成都 610000
摘要：我国大部分城市轨道交通档案的信息化程度仍比较低，许多城市轨道交通集团的档案工作还是以纸质档案管理为主，轨道交通档案信息化建设任重而道远。如何抓住新形势下的历史机遇，推动档案工作跟上轨道交通行业发展步伐是一个亟待思考和应对的问题。基于此，本文从阐述新形势下轨道交通档案管理信息化转型的必要性出发，调查并分析了轨道交通档案信息化建设存在的问题，以探求可行性策略来加快轨道交通档案信息化建设。
关键词：轨道交通；档案；信息化建设；问题；措施
1轨道交通档案管理信息化转型的必要性
1.1应对传统轨道交通档案管理方式变革所需
在信息技术蓬勃发展的数据驱动社会，轨道交通集团管理和业务工作的内容、形式和结果的数字化比例迅速提高，档案管理的手段和方法亟待改革。一方面，揭示了传统档案管理的弊端。依靠纸质媒体信息的人工输入和存储，很难获得足够的人力物力实现规范化管理，容易造成文件损坏、信息丢失，工作效率低下。而且，传统的档案管理模式注重后端管理，建设单位、建设单位、监理单位等相关部门之间大量的数据交换，使档案管理工作处于被动状态。另一方面，新形势呼唤着档案管理的新方式。目前，数字技术设备广泛应用于地铁工程规划、测量、施工和验收的全过程，产生的大量档案信息需要在工程竣工后短时间内归档保存。同时，在新的基础设施政策背景下，5g、人工智能等新一代信息技术将深入融入轨道交通建设。未来，轨道交通档案信息的复杂性和多样性将大大提高。
1.2提高轨道交通档案资源开发利用能力的要求
对本集团而言，轨道交通档案信息化有利于企业业务工作的顺利开展，提高轨道工程检测、工程审计、工程结算、业务检查等诸多事务的工作效率。例如，地铁工程档案在网上平台集中整合后，可以更方便地进行线路开通前的安全检查，帮助集团及时进行风险评估、控制和消除。对社会而言，利用信息技术激活轨道交通档案资源并向社会展示，可以起到普及地铁知识、提高社会认同感的作用，“让公众了解地铁建设运营安全管理和服务的艰难历程，认识到地铁对改善城市功能的重要性，给予地铁更多的宽容和支持。对于国家来说，轨道交通档案作为国家档案资源体系的重要组成部分，必须纳入国家档案馆。轨道交通档案的信息化、标准化和数据处理是实现档案移交的必要前提。因此，有必要借助信息技术手段，在轨道交通档案资源与企业、社会、国家的利用之间架起一座桥梁，发挥轨道交通档案的巨大价值。
2轨道交通档案管理存在问题
2.1人员配备不科学
档案专业人员在档案管理岗上占比较少，人员配备上不科学不完善。分公司兼职档案员专业不一，业务水平差距较大，导致出现部分材料在移交归档时，材料整理不规范，待移交材料保管场地不合格等问题，影响了运营档案管理的整体水平。
2.2信息化建设缓慢
由于人员构成的限制，档案信息化建设的推进进程相对缓慢。现有的档案系统只能满足现有的档案利用，档案利用的某些方面仍采用纸质资料流通模式，与现代信息化建设的快速发展还有一定差距。
2.3档案管理工作流程不规范
城市轨道交通工程建设具有参与单位多、施工节点多、工期长等特点，档案管理过程难以控制。一是档案管理与工程建设难以同步。由于参建单位档案人员对工程建设关键节点产生的档案的收集、保管不重视，过程控制难以落实，致使档案管理工作无法达到预期目标。二是档案部门权责划分相对模糊。由于单位重视不够，节省资金投入，多数轨道交通集团缺乏档案权责清单，档案管理人员大多有几项责任，难免出错。建设单位和职能部门档案工作权责不清，容易造成拖延归档、不愿移交、推卸责任。三是档案数字化工作流程不够深入。目前，轨道交通集团档案数字化主要集中在纸质档案扫描上，不具备对档案信息数据进行深度挖掘的条件。电子档案管理系统功能不全，制约了档案管理信息化的转型。
3轨道交通档案信息化建设策略
3.1构建权责明确的组织体系
将分公司的档案管理实行“统一领导、分级管理、集中保管”的管理体制，同时，公司领导对档案工作也高度重视，按照“三纳入”的管理要求将档案工作纳入到分公司工作计划，纳入到领导工作议事日程，纳入到分公司人员的经济责任制和岗位责任制，为南宁地铁运营安全平稳有序发展做好保障。
3.2数字建设，推动实体档案资源数字化整合
加强轨道交通档案信息资源建设，既要实现实物档案资源的集中整合，又要注重数字档案资源的积累和管理。对于实物档案资源建设，建设单位可以通过签订合同、编制施工指导书等方式与参建单位明确文件的编号和格式，提前说明建档要求，提供参考样本。档案部门要提高工作敏感性，紧紧围绕工程建设中的关键环节，摸清档案去向，及时收集整理重要原始档案。在数字档案资源建设方面，档案部门应加快实物档案的数字化进程，逐步实现实物档案与数字档案的一一对应。其次，按照“存量数字化、增量电子化”的信息化战略，规范电子文件的文件格式和操作环境，积极推进数字化归档早日实现。最后，整合数字档案、电子文档和辅助资料，形成数据库，真正改变轨道交通集团档案资源分散、孤立的局面，将档案资源库转化为支持企业科学决策和流程再造的智库。
3.3管理跟进，优化档案管理流程和管理制度
为了为轨道交通档案信息化建设铺路，还需要在梳理集团业务流程和建档环节的前提下，逐步优化档案管理流程和管理制度。首先，明确多方管理的责任。建设单位、监理单位和施工单位是轨道交通管理中最重要的三方。建立项目档案工作领导小组，将档案管理的权利和责任写入工作计划，落实各方的责任和责任。其次，建立内外部质量控制机制。档案主管部门提前介入业务开发过程，实现“事前培训、中间检查、竣工备案”的全过程跟踪控制[2]。监理单位定期跟踪轨道工程重要施工节点，确保重大工程对接和档案顺利移交。最后，建设纵横交错的通信管理网络。集团档案部门、多个参建单位、验收单位可搭建信息沟通平台，及时记录和反馈轨道工程档案的移交、变更情况，便于业务、技术、技术之间的沟通和监督指导，上下级单位。
3.4技术支持，积极搭建档案信息管理平台
轨道交通档案信息管理平台的建立与衔接，是加快轨道交通集团信息化进程，建设集约化、智能化企业的重要手段。首先，集团应加大对信息技术的投入，完善信息基础设施建设，如建设集团局域网、配备计算机硬件设备和文件管理软件等。二是深度整合区块链、人工智能、云服务等新兴技术成果，创新升级档案数据管理系统，不断完善业务指导、流程跟踪、文件传输、智能分析等系统功能，实现整合工程业务流和档案信息流，提高轨道交通档案协同治理、信息共享和动态监管的能力和水平。最终实现档案管理等信息系统与其他档案管理系统的互联互通。只有各城市轨道交通集团采取行动，加快档案信息管理平台建设，才能最大限度地实现区域和全国轨道交通档案信息的共建共享。
结论
在以数据驱动治理、技术引领变革为基本特征的新形势下，只有运用新技术、新理念，实现包括制度体系、档案资源、管理流程、信息平台、人才结构各个方面的统筹优化，才能发挥出轨道交通档案管理信息化的巨大优势。需要注意的是，信息化的时代浪潮仍在不停推进，探索轨道交通档案信息化管理的方式方法也是一个持续的过程，需要企业以足够的档案意识抓住发展机遇，应对管理实践中涌现的新问题、新挑战。
参考文献：
[1]丁全红.城市轨道交通工程档案管理质量提升分析[J].档案时空，2019（08）：48-49.
[2]王秀.城市轨道交通工程档案管理浅析[J].档案天地，2018（02）：51-53.
[3]李向华.新形势下轨道交通工程档案管理工作的探索与创新[J].企业改革与管理，2016（20）：22.