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摘要：档案管理在任何地方都是十分重要的。互联网新时代背景下，信息大部分都是以电子政务环境下的数字档案的形式来记录，储存在专属部门中，通过档案来了解人们的经历。当然，像一些公司或单位，自然会有一些重要信息需要云端保存，那么电子政务环境下的数字档案就是不可或缺的。当信息的数量比较少时，整理难度不大，但是，当信息量增大，传统的档案管理模式就很难办。所以，电子政务环境下的数字档案管理是十分重要的，我们要采用高效的方式来整理大量的信息档案。
关键词：电子政务环境；档案管理；管理策略；长期保存
引言：在我们身边，有着大量的信息，且涉及的范围十分广，而这些信息的重要性则有待判断，如果我们的生活中不能将信息进行很好的归纳，那将会给工作和生活造成很大的困难，会使很多数据和信息属于混乱的状态。其中，最有效的处理策略就是进行档案整理，清除冗余的信息，对有效的数据和文字进行整理，有序地存放，无论是电子的形式还是书面的形式，按照一个标准来存放，会使得一切都变得井然有序。在现实的生活里面，都希望做事情能够达到事半功倍的效果，所以说拥有好的管理模式与策略的重要性不言而喻，在提升工作的效率与质量上将起到有效的作用。
1电子政务环境下的数字档案信息的相关概述
众所周知，古人很早就有档案管理这样的意识，那个时候人们的家族信息被官方统一记录跟管理，当时的档案被称为卷宗，记录的材料是竹简，后来有了造纸的技术，通过纸为载体记录了更多的信息。延绵至今，我们依旧离不开纸质的档案，但问题就来了，那么庞大的信息，涵盖诸多方面，且不说对纸质版档案管理起来工作量极大，就连我们需要某些档案信息的时候，在所有的档案里面进行寻找，即便已经分门别类了，那也需要耗费很多的时间。同时在建立电子档案系统的同时都必须解决到位，否则将会带来重大损失，再细化的来说，利用网络来载入档案，要保证网络的安全性，比如企业内部可以设立一个专属自己的网络，并进行加密，并利用计算机技术来对庞大的电子档案进行系统化的规整，在安全的环境下，我们可以进行新数据的录入，陈旧数据的筛除等等，当然也更方便查询数据，以最快的速度找到我们想要的信息。当然，电子商务技术人员也可以对信息再细分，做一个搜索的引擎或者说制作一个比较细化的目录，我相信这些都是很有效的方式。数字化的档案信息将会给工作和生活带来巨大的便利。
2建立电子政务环境下的数字档案的重要意义
2.1直观地显示出团体的发展
综合许多档案整理的经验，我们不难发现信息和数据是档案的核心，也正因为他们的数量庞大、层次界限不明，才显示出档案建立有着很大的效益。我们周围的一切，都是一个动态的状态，要想使得一个团体可以稳步走向未来，离不开档案的帮助，并且要做到真正地管理好它，这样才会在方方面面做到有条不紊，就像一个机器，在核心系统的命令下，各个部分协调地活动，这才是良性地循环，进而发挥出强大的力量，将力气都用在了关键的地方。再者言之，用很朴实的道理来说，像企业和机关，他们每天面对的信息量太大了，诸如每个人工作的日程安排、特定的问题策略方案、整个团体的运作情况、规划目标的制定、标准的修改更新等等，档案的存在解决了信息冗杂的问题，而档案的管理则更好地对信息进行分门别类，很大程度地降低了工作的复杂度，提高了各个方面的工作效率。我相信任何一个团体都离不开档案的建立还有整理，它将清楚地显示出团体的运作和经营情况，把现实情况简明扼要地展现出来。
2.2便捷地帮助人们解决问题
我们知道，电子政务环境下的数字档案在一个团体中起着举足轻重的地位，它像一个讲解员，很明白地向所有人介绍团体的现实情况以及大趋势，这样大家就可以根据信息并结合实际，做出判断或者调整规划，很显然档案的整理给人们带来了巨大的帮助，当我们结合实际进行预先判断的时候，这些信息就扮演起了重要的角色，它帮助我们做出决定，或者在另一个方面尽最大可能挽回损失。
不难看出，档案的管理方便了生活与工作，就像一个家，虽然生活用品都齐全，但是如果混乱不堪的话，什么都无法实施。毫无疑问，档案的管理带给人们巨大的便捷，更方便人们解决问题，提高了生活的质量，也让工作变得更加简单，团体以此为基础会更好地发展前进。
3电子政务环境下的数字档案长期保存的管理策略
3.1 维护好电子政务环境下的数字档案系统
如今网络发达，很多都是云存在，摸不着但是却实实在在地存在着，相比较传统的方式，云存在更加省时省力省资源，所以慢慢的档案也会向电子版倾斜，这种倾斜也是向档案得以长期保存的转变方式。我们都知道，档案中记录着每个人的详细信息，以及企业或者单位的私密信息，如果将档案从纸质版迁徙到电子版中，我们首先要保证的就是档案内容不被泄露，一旦泄露将会造成巨大并且不可挽回的损失，那么首当其冲的则应该是档案系统的安全。固然，在档案系统里面，我们要最大程度的分类并细分再细分，前期多花一些时间来仔细分类，后期使用档案库搜索的时候会大大地降低我们工作的量，也进一步提高了效率。
3.2改善档案工作管理流程
我国政府设立的部门较多，需要处理的信息种类和数量也非常多，因此档案管理部门的工作压力极大，在传统的档案管理模式下，各个部门都需要投入大量的人力物力以及时间，对档案进行整理归纳，再根据自身的工作情况将整理好的档案送到专门的档案管理部门，整个流程需要花费大量的时间来处理复杂的资料，这种情况下还不能完全保证资料整理的准确性。但是在如今电子政务环境下，各部门的档案管理效率得到极大的提高，将资料传送到专门的档案管理部门的时间也大大缩短，并且能准确对档案的种类进行分类，在很大程度上保证了档案资料的完整性以及准确程度。通过电子商务手段，可以大大降低人为因素造成的失误，还能让各部门之间实现信息档案资源的共享。
3.2提升档案管理工作人员整体综合素质
不管是在一些单位还是企业，从老式方法到新式技术的过渡自然需要时间和精力的投入，在这个过程里全员都要有耐心并且有信心接受与掌握这样的新兴事物，更好地投入到工作当中，提高工作的质量，团体的成员自然也解放出来了，这样面对工作的时候也会更加得心应手。通过对档案的利用我们可以发现，档案的长期保存也是相当重要，当新模式确立后，我们要提高全员的档案系统管理的意识，因为管理好档案系统是对历史遗留事物的负责，同时又对当下实际情况服务，唯有管理好档案系统，制定相关制度，这样才可以使得信息档案得到长久保存，同时这会健全数字化的档案系统，让一切变得井然有序。并且档案管理工作人员的个人素质得到提升，这也可以极大程度的保证个人信息档案得以长期保存，最大限度的保障了电子政务环境下的数字档案的信息长期保存的优越性。
4结束语
档案对于各行各业都是十分重要的，它通过条理化的信息来给予提示，指导人们做出策略。提升全员素质，竭力实现档案管理的最大价值。不可否认的是，在一个团体当中，成员综合能力的高低与否更是决定团队能否实现长远的发展，所以我们要重视提高员工的综合能力，它能让整个团队的执行能力都上升一个层级，尽可能做到每个成员都可以达到了解档案系统的程度。我们的档案系统是非常重要的，努力提升，更好地实现数字化、享受便捷。
参考文献：
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[3]赵非安. 电子政务环境下的数字档案信息化建设在卫生档案管理中的价值分析[D].档案管理，2019（23）：23-45.
个人简介：蔡振华，1985年9月，男，汉，山东威海人，本科学历，馆员，研究方向：档案管理。