新汶矿业集团地质勘探有限责任公司 山东新泰 271222
摘要：大数据时代通过对海量数据的快速收集与挖掘、及时研判与共享，成为支持社会治理科学决策和准确预判的有力手段。建立大数据中心，及时搜集、实时处理数据信息，为科学决策提供坚实基础。在企业管理中，档案管理是一项十分重要的工作，对公司将来的发展有着非常关键的作用。在大数据影响下，公司只有对档案管理模式展开升级优化，并逐步增强档案管理的信息化水平与管理质量，才能够更好地满足公司将来的发展需求。为此，本文对大数据背景下的企业档案信息化展开探究。
关键词：档案；信息化；大数据
引言：
随着现代信息技术的不断进步，诸如大数据、云计算之类的现代信息技术广泛应用于各个行业。传统的档案管理模式不仅存在很多问题，而且还浪费了大量的人力物力，导致企业科技档案管理水平不高，利用信息技术可以有效提高档案管理效率，提高企业科技档案管理质量，从而为企业发展提供充分的保证。
1 企业档案信息化建设的意义
经济的发展给予了企业广阔的发展空间，但也加剧了企业间的挑战，因而，在大数据技术出现后，如何利用新技术提高自身工作效率，创造新的发展机遇，进而实现企业的进一步发展成为企业主要思考的问题。在这种背景下，部分企业开始了档案信息化建设之路，并取得了不小的成果，事实上，从企业方面看，档案信息化建设不仅能为企业选拔优秀人才、评价人力资源部门的工作提供依据，还能够协助企业做好岗位安排，即根据员工的实际能力和发展方向安排岗位，充分发挥员工的潜能的同时，帮助他们实现自己的人生价值。除此之外，通过档案信息化建设，企业也可以切实提高自身的管理效率和水平，减少在管理工作中人力和时间的投入。
2 大数据背景下企业科技档案管理信息化建设的要点
2.1转变观念，正确认识档案信息化建设的价值
企业是否要进行档案信息化建设取决于企业是否认识到档案建设的价值，换句话说，如果没有认识到档案信息化建设的作用和意义，没有从思想上形成对这项举措的正确认识，仅仅是跟随潮流、人云亦云，盲目开始档案信息化建设，很容易使其实际工作流于表面，价值发挥不充分，尤其是那些规模较小、实力有限的企业，盲目进行信息化，很有可能会加大企业经济负担，给企业的成长带来毁灭性的打击。因此，企业应转变现有的档案观念，正确认识到开展档案信息化的价值和意义，并通过加强企业员工的管理意识，为企业信息化建设打下坚实的基础。
2.2 合理选择技术实现路线档案管理信息化
信息技术与档案管理的有机结合。没有相应的信息技术就难以实现档案管理信息化。因此，要对信息技术的发展高度关注，及时跟踪新技术的发展趋势，积极研究将各种信息技术引入档案管理工作的可能性和必要性。企业科技档案管理信息技术路线和体系需要根据实际情况确定。根据企业档案管理的实际情况，采用计算机局域网技术、数据库技术、云存储技术和高速数字打印还原设备，以数据中心和大量远程用户的形式对海量电子档案进行管理。档案管理信息系统可以采用三层架构：即智能客户端+web服务层+SQL数据库，可以为不同类型的用户提供个性化的档案资料服务。其软件体系结构包括两个部分：一是提供了广泛的客户端接口应用（C/S体系结构），在桌面上集成了档案管理专业应用。二是利用B/S架构友好的用户界面，为用户提供web浏览（B/S架构）应用。便捷的操作方法为非档案管理人员提供企业技术上的档案查询、检索和资源使用服务。系统可以.NetFramework4.5作为开发平台，采用visualstudio2010为开发软件。
2.3 创新档案管理模式
档案信息化建设除了电脑、计算机等电子设备外，还需要相应的档案管理系统和专业人才，为此，企业要想建立一个较为完善的档案管理体系，必须投入一定的人力和财力，如通过聘请专业人才或通过加强与科技公司的合作，根据企业实际需要开发出合适的档案管理模式，为档案管理工作的运行提供相应的技术支撑。除此之外，企业还要创新档案管理模式，将档案管理工作归于一个部门职责的错误观念加以转变，在各个部门内树立档案管理意识，进而为档案管理工作创造一个有利的环境。
2.4 强化档案系统安全性
基于大数据的档案信息管理系统提供了快速而准确的档案管理和利用，可以满足所有类型的档案使用需求，同时也不能忽略档案的安全性和机密性问题。存档的信息必须遵守严格的安全性和机密性要求，档案的使用需要相应的权限控制。因此，在创建档案信息时必须采取有效安全措施，以确保存档信息的机密性和安全性。首先，必须为每个访问级别设置访问密码。这意味着用户必须登录系统才能使用档案。通过身份验证机制，设置访问权限和用户角色以及其他安全措施提高档案信息管理系统的安全性。具体的实现方法如下：手动为每个用户分配角色权限。用户登录后，系统会自动确定用户的角色，并控制用户的权限。例如，企业档案管理部门的员工有权整编科技档案，但无权删除档案。系统将根据用户提供的凭据进行身份验证，并自动授予用户查看企业科技档案的权限。企业科研部门的员工可以查看系统中的项目档案，技术图纸，但无权查阅其他部门的档案资料，也不全删除、修改档案。特别是必须严格执行机密档案申请流程。临时使用许可证只能在负责的职能部门批准后颁发。其中，企业的重要科技档案不提供在线使用功能，必须到档案部门使用。机密档案无法导入其他系统，必须手动或在机密计算机上单独进行管理。
结束语
在大数据影响下，原有的企业档案信息化管理出现了改变，档案信息化不再是单纯地让档案“数字化”，而是渐渐趋向于把档案信息“数据化”。作为新时期的重要产物，大数据不但是一种指导思想，同时也是一种科学技术。随着当今社会的飞速发展，大数据的发展给各个公司档案管理带来了挑战与机遇。因而企业要给予其高度的重视，认识并明确档案信息化在企业进一步发展中的作用和地位，并根据企业实际发展需要，加大资金投入力度，竭力通过与科技机构的合作，为企业的信息化建设提供技术支撑，从而培育一批高素质、专业性强的档案管理队伍，切实提高档案管理人员的工作效率，为企业的长远发展打下坚实的基础。除此之外，部分已经开始档案信息化建设的企业，要正视实际工作中存在的不足，并及时通过创新管理模式，提高企业档案信息化建设的水平，在最大程度上实现企业管理工作的高效化、智能化，反过来节约企业时间和人力成本。同时要加大对企业档案信息资料的研发力度，充分挖掘企业档案资料的潜在价值，为企业档案信息使用者提供更加丰富的信息资源，为企业的长远发展提供更优质的服务。
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