吉英帅
国网山西建设分公司 山西太原 030000
摘要：办公室是连接企业所有部门的桥梁，作为企业的主要行政部门，其管理水平反映了企业的整体管理水平。办公室为全体职工服务，担负着汇总各类信息，并据此协调和管理各部门职责和工作的责任。办公室行政管理能够实现各部门管理工作的协调发展，保证企业有序、高效运行。本文主要研究了办公室行政管理工作，并对如何促进办公室行政管理科学化进行了策略探究。
关键词：办公室；行政管理；工作思考；
1 办公室行政管理工作科学化的意义
1.1有利于管理层正确决策
办公室行政管理的科学化直接关系到高层领导的决策水平。决策是高层领导的主要职责，正确的决策直接关系到企业的成败。而正确的决策离不开对企业各方面的调查研究和对调查数据的正确判断，离不开对大量准确信息的获取和掌握。办公室行政管理的科学化，能够为领导提供正确的信息和咨询，有利于领导决策的正确性。
1.2有利于管理系统的协调运行
任何管理系统都是一个复杂的网络，在这个网络中，办公室处于中心位置。它不仅是领导的信息部门，还是领导与部门、部门与部门、机关与基层之间沟通、联系和协调的桥梁和纽带。整个工作能否顺利进行，各个方面的沟通与联系是否顺利，取决于办公室的“枢纽”作用发挥的程度。因此，办公室管理的科学化将更好地发挥办公室的中心作用，理顺各方面的关系，沟通领导与部门、部门和部门的关系，促进整个管理体系的协调运行。
1.3有利于事务统筹
科学化的办公室行政管理，会广泛应用先进的现代科学技术，如利用互联网等召开会议。这样，有关部门和领导人可以通过先进的信息技术控制和掌握一切行政事务，并可以不受时间和空间的限制，有利于事务的统筹。
2 行政管理工作中存在的不足
2.1缺乏科学化和精细化的管理模式
当前，部分企业开展行政管理工作模式缺乏创新，在一些方面无法做到面面俱到，更谈不上行政管理科学化和精细化。一是尚未建立重大事项督办机制，对相应的事项缺乏硬性规定，导致许多行政管理事项无法高效展开。二是尚未建立有效的沟通协调机制。实践中，许多行政管理事项并不只是涉及办公室的职责，还关系到其他部门的职责，如果缺乏相关部门配合，势必会导致行政管理效能低下。然而，当前部分企业在开展工作过程中没有进一步量化和细化管理项目，容易出现责任推诿、工作推诿等情况。三是办公室内部缺乏团队协作机制，难以在确保效率的情况下高质量完成复杂性的行政事务。
2.2行政决策执行和监控不到位
企业任何一项决策如果不能落实下去，不仅会影响行政决策的公信力，甚至可能导致行政管理边缘化。当前，部分办公室在履行行政管理职责时，过于重视从决策制定角度为单位以及其他部门提供意见，忽视行政决策执行和监控。一是尚未做好相应的监督检查工作，政策制定出来后是否落实的情况不明，浪费人力、物力以及财力资源的同时，不利于行政管理科学化。二是尚未做好决策效果评估工作，难以为领导后续开展工作提供具有参考性的意见，无法突出精细化。
2.3缺乏有效的量化管理手段
随着办公室管理的精细化实施，缺乏有效的量化管理措施是影响管理有效性的主要因素。在办公室的日常管理中，没有具体量化的考核等方面的内容，行政管理中各项任务得不到有效分配，反过来又影响了管理。另外，员工工作考核的内容和实际工作内容在日常行政管理上存在一定差异，这将导致员工工作脱节。由于定量评估和行政管理工作在制定一些指标方面没有依据实际工作内容，影响了某些指标在工作中的实际实施。由于管理中没有科学有效的量化管理方法，导致精细化管理效率低下，从而造成办公室行政管理效率无法有效提高。
3 企业行政管理科学化对策
3.1创新管理模式，明确管理目标
思路决定出路，思路是开展工作的基础。要实现科学化的目标，需要从体制机制层面发力，需要创新工作模式。一是要建立重大事项督办机制，明确各重点事项的牵头部门，由办公室设置相应的管理台账，便于后期考核、追责以及管理，提升整个单位的行政管理效能。二是建立有效的沟通协调机制，强化全体员工的协同意识。对于综合性较强的行政管理事务，要明确办公室以及其他职能部门在该事务中的责任，做到条块管理与精细化管理相结合，避免出现责任推诿、工作推诿等情况。三是要建立团队协作机制，依托办公室这一整体开展行政管理工作。对于复杂性、内容多的行政管理事项，要合理科学地分配相关任务，节约时间并提升工作效率。
3.2做好行政决策执行和监控工作
无论多么科学和合理的决策，最终都需要落到实处，否则就会成为一纸空文。决策执行阶段是决策制定阶段的继续和延伸，不严格执行或者不落实执行，都会导致决策的无功而返，白白耗费大量的人力、物力和财力。为此，办公室既要扮演好“参谋者”角色，也要扮演好“监督者”角色。一是要做好相应的监督检查工作，及时发现决策执行中存在的问题。二是要做好决策效果评估工作，及时向领导汇报相关情况，凸显行政管理工作的价值。
3.3完善行政管理的评价体系建设
行政管理的内容主要分为上情下达和下情上达。因此，反馈效应是这个过程中的关键。为了避免甚至消除精细化管理工作的实际情况与计划情况有较大出入，必须依靠明确清晰、系统性的管理评估机制去保障精细化管理运行，如果采用周期评估的方式，奖励奖惩制度等，能够最大限度地调动员工的积极性和主动性。同时，应该注意的是，单位必须不断推进精确化管理，才能使管理更加有效。因此，也可以根据具体条件为员工进行培训，进行考核，以考核结果调动员工岗位，从而使更多的人才能够在更大的平台上得到发展。
3.4运用科学理论和方法指导推动实践工作
为推动办公室行政管理工作的科学化、精细化发展，必须以科学理论为指导，不断提高管理效能，管理层要认真学习和运用现代管理理论，掌握现代管理方法，拓展管理思路，运用更现代化的管理技术。例如，要不断改进管理方法，及时发现办公室工作中的问题和缺点，并针对性地进行优化改进；学习零差错管理方法，在办公室工作中坚持零差错标准，使工作质量和效率得到进一步提高。
办公室的行政管理存在着根化的、明显的问题，但同时，办公室的重要性也是显而易见。不论是管理者还是员工，工作中每一个小的疏漏都可能对办公室的运行造成无法挽回的伤害。为了做好使企业正常运作的“螺丝钉”部门，我们需要充分发挥自己的主观能动性。作为管理者，对上充分理解领导的要求，对下掌握好办公室的节奏，处理好员工个人、团队凝聚力、工作质量等几个重要方面，人与事齐头并进，实现高效优质的办公室行政管理；作为员工，努力提升自己，时时审查自己，认真对待手头的每一份工作，严格遵守办公室的规范条例，与同事和谐相处。总之，要提高办公室的行政管理水平，必须依靠大家的共同努力，相互理解，相互协调，如此才能可持续地发展。
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