魏士妮
北京新机场建设指挥部 100000
摘要：中华人民共和国第四十七号主席令于2020年6月20日签署了新修订的《中华人民共和国档案法》，其中新增“档案信息化”专章，强调应推进档案管理信息系统及信息安全建设，并首次以法律的形式确立了电子档案的地位。北京大兴国际机场建设指挥部作为一项建设规模大、标准要求高、工期时效紧和施工难度大的世纪工程，其档案管理工作存在参建单位多、文件体量大和专业性强等特点。基于此，本文总结并归纳出了民用机场建设工程项目档案具有的收集难度较大及信息化发展欠缺等问题，并以此提出构建收集模板和多维度创新发展等措施，以期为民用机场工程项目档案管理工作提供可资借鉴的经验。
关键词：大兴机场 工程项目档案 档案信息化建设 电子档案管理
1 引言
工程项目档案是工程管理中的一项重要组成部分，是工程建设及竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、使用和改扩建的原始依据。民用机场建设工程项目档案主要是指民用机场在建设过程中形成的对国家和社会有保存价值的各类文字、图表、照片、实物等历史记录。北京大兴国际机场作为国家重点标志性工程、北京市“十二五”时期重大基础设施发展规划1号工程和民航“十二五”重点项目，应按照习近平总书记所提倡的打造“精品工程、样板工程、平安工程、廉洁工程”的要求，精心组织施工，做好运营筹备，积极推进档案建设，更好地服务国家战略，展示国家形象。随着数字化转型的发展，档案的管理要求也发生了新的变化，信息化建设滞后、电子档案归档不规范等问题也亟需有相应的法律法规提供指导与约束，由此推动了《中华人民共和国档案法》的修订，并提出了加强档案管理，规范档案工作及提高档案信息化建设水平等重要指示。北京大兴国际机场工程项目档案管理工作积极响应相关号召，通过构建档案收集模板、搭建数字化管控平台、建立系列档案管理制度及培训档案相关人员等方式，确保了工程建设档案收集的齐全完整、整理的标准规范及利用的安全可靠，顺利的通过了各级政府部门及相关单位的最终验收，并为后续工程档案管理积累了宝贵的经验。基于以上背景，本文分析归纳了大兴国际机场建设指挥部在档案信息化建设探索中的主要困境及应对措施，探究其成功经验和实施创新，以期为民用机场档案工程项目档案信息化建设提供相关借鉴和参考。
2 民用机场建设工程项目档案信息化建设的困境及对策
2.1 破解档案收集困境，制定档案收集模板，实现智能化管理
民用机场建设工程一般分为民航专业工程及非民航专业工程两大类，其中民航专业工程包括航站楼中行李系统、标识标牌、弱电信息系统等及飞行区工程中的场道、助航灯光、飞机空调、导航系统、弱电信息系统等，每个工程均涉及多家设计单位、施工单位和监理单位，因此具有工程量大、施工周期紧张、档案验收主体多和档案归档范围复杂等特点，在档案管理工作中也呈现出工程建设与档案收集不同步、档案管理标准不尽统一等难点。实现档案数据标准统一、数据齐全完整及档案管理的科学化、制度化、规范化、信息化，则必须采用先进的管理手段来代替传统的管理方式以保证工程项目档案的系统、完整和准确等属性，由此大兴机场建设项目的实施策略则是引入工程档案收集模板的管理思想。该管理思想根据工程项目档案的特点包括：将建设项目从项目前期、土建施工、设备安装到竣工投运等各阶段产生的归档文件材料按照一定的规律进行梳理及罗列，形成树状结构的工程档案模板；建设项目的各参建单位可以通过线上或线下方式利用工程档案模板指导各自单位的归档文件材料的形成、积累、收集及电子文件的上传、整理、归档工作；业主单位可以通过系统监控各参建单位的项目文件材料的归档情况，并可以根据工程进展情况，分阶段进行归档情况的校验，及时开展网上催交工作，使建设项目档案管理更加标准化、规范化和有序化。
该模板实施的关键是工程档案模板的构建和档案信息管理系统的支撑，采用信息化管理手段贯穿工程建设的全过程，将人为因素降低到最小化，从而有效地指导工程项目文件材料的收集、整理、归档，使文件材料归档工作与工程建设同步有序进行。其中档案信息管理系统可提供支持工程档案模板的在线归档功能和离线客户端；而工程档案模板的构建则需要通过调研工作来完成，需总结和梳理从工程立项到竣工验收形成的全部文件材料从大类细化到一级和二级细目，并确定一级细目所对应的参建单位类型，形成《建设项目归档范围和归档责任细目》和《建设项目归档文件整理规则》，通过系统提供的模板编辑器定义和嵌入到系统。档案管理员通过系统可实时查看工程档案模板各细目文件的归档情况及各参建单位的档案收集整理情况，生成完备的缺件报表，并据此进行监督和指导。
工程档案模板管理的实施，依赖于信息化与智能化平台的搭建与实施，新《档案法》提出应“积极推进电子档案管理信息系统建设”“推进传统载体档案数字化”，通过搭建工程档案管理模板，有利于实现档案分类工作指导，实现对各归档部门、参建单位档案工作的管控，明确主体责任制。
未来，在信息化平台建设中可借助新兴技术，引入智能化技术，实现智能收集、智能分类和智能鉴定等功能，自动接收各参建单位工程文件材料，并对材料进行整理、录入和上传及组卷，自动校验归档文件材料的缺件情况，由此真正实现档案工作的现代化管理。
2.2 侧重信息化建设与发展，提高整体规划协调
新《档案法》中新增“档案信息化建设”专章，强调“应将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用”，并围绕信息化建设方面提出了强化信息安全、推进电子档案管理信息系统建设、加强传统载体档案数字化及实行档案数字资源的收集、保存和利用等内容。北京大兴机场工程项目档案在建设过程中采购了档案信息管理系统，并利用OA办公系统实现了单点登录、数据在线归档接口的集成开发。此外，为了对档案资源进行高效的查询利用，2017年还将指挥部2010年至2016年产生的全部纸质存量文书档案和基建档案进行了数字化加工扫描，且及时上传至档案信息管理系统中，从而实现了存量档案资源数字化、增量电子化和利用网络化的总体目标要求。然而，目前信息化建设发展仍处于较为薄弱的阶段，信息化更倾向于对传统纸质档案的数字化扫描和录入等，缺乏从顶层的集成化管理，未来应加强顶层设计，从理念、机制等角度多方位考量，立足于革新档案管理理念、建立档案管理法规、完善档案管理规范、创新档案管理模式、建设档案管理人才、应用档案管理技术及推进档案管理工作等七个方面，从整体上提高档案信息化管理的协调性和综合性发展。
（1）档案管理理念革新。新《档案法》提出应加强主体责任制，“确立档案机构或者档案工作人员负责本单位的档案”。因此，应当努力转变档案管理人员的观念，使其认识到工程档案管理中实施信息化建设的必要性和重要性，同时意识到档案数字化及电子文件建设离不开全员的参与以及全公司档案工作人员意识的提升，因此可以提高领导层、管理层、业务层等各层级人员的建设，加大宣传力度，创新服务形式。
（2）档案法规管理建立。要通过制定法律法规，明确归档范围、归档责任和归档要求，采用信息化管理系统作为落实法规制度的管理手段。未来，档案信息化建设应积极响应新《档案法》的要求，与法律法规的战略高度形成一致。
（3）完善档案管理规范。为确保各参建单位高质量完成建设工程档案资料的移交，国家档案局颁发了《建设项目管理规范》（DA/T28-2018），住房和城乡结合部颁发了《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185-2009），北京市和民航局综合司也相继颁发了《北京市政基础设施工程资料管理规程》（DB11／T808-2011）及《民用机场建设项目民航专业工程文件归档要求及档案整理规范》等标准。指挥部以此为依据制定了《北京大兴国际机场建设指挥部建设工程项目档案管理办法》《北京大兴国际机场建设指挥部文书档案管理规定》等相关制度，明确了各工程部门及参建单位的工作职责与质量要求。
（4）创新档案管理模式。由于民用工程档案信息化建设投资规模大、实施单位多，在运用数字化管控平台中可以融入前端控制、中端监管及后端追踪的理念，从全过程管理的角度出发，做到事前目标明确、事中控制得当、事后把关严格，强化对工程项目勘察、设计、施工、监理等单位档案质量的管控，以保障整个信息化建设过程中文件的真实性、完整性、系统性和安全性。
（5）档案管理人才建设。工程项目档案的推进，离不开人才的落实，新《档案法》强调落实工作责任制，加强管理制度及人员管理落实，提出应提高档案工作人员业务素质。未来，可以做到以下几点：一是明确工程档案管理人员职责，落实责任监督与管理；二是加强人才培训，加强业务工作建设；三是提高人员素质，增强信息化及数字技术思维。
（6）档案管理技术应用。随着数字化转型的发展，区块链、数字签名、数字水印、大数据等技术应运而生，可以强化信息化建设过程中数字技术在平台建设及档案管理方面的应用。新《档案法》强调应加强技术安全管理，提高信息安全建设，也可以考虑将技术运用落实在权限管理与安全管控，以确保文件在真实、完整等方面的保障。
（7）档案工作现代化推进。民用机场工程项目信息化的建设依赖于以上几个方面的协调管控，进一步助推档案管理工作的整体发展。在加速推进档案事业数字化建设和转型的背景下，积极推动工程项目档案“存量数字化”“增量电子化”工作，对于推进工程项目数据治理，助力工程建设有着重要的意义。未来，可以一方面加强对法律法规及制度规范的落实，采取法令先行的思维，加强整体的规范化约束；另一方面也可以强化技术、人才、理念等多方面协同管理，推进整体效益的提高。
3总结
北京大兴国际机场在工程项目档案管理中通过建章立制、构建收集模板等方式推进了档案管理建设，将档案验收与工程尾款挂钩，将人员建设与系统推进结合，实现了档案信息化的发展。结合新《档案法》为各级组织的信息化建设提出的新指导，强化新兴技术的运用与推广，民用机场工程项目档案信息化建设应该考虑采取顶层设计的思维，将信息化建设与智能化建设结合，一方面推进智能化收集、归档及审核在信息化技术中的运用，提高工程项目档案管理的整体效益和水平；另一方面加强制度、人员、技术等多维度建设，在工程项目档案建设之初做好顶层设计，真正推进和实现档案工作的现代化。