梁路
海南热带雨林国家公园管理局尖峰岭分局 海南 乐东 572542
摘要：随信息化技术在各行各业的渗透，诸多企业与事业单位开始注重档案信息化建设，传统纸质档案与电子档案的融合成为了档案管理发展的必然选择。在此种现实背景下，文章以纸质档案管理及电子档案管理为研究对象，在论述二者内涵的基础上，分析了它们的异同，并就二者的融入路径展开探究。
关键词：纸质档案；电子档案；融合；路径
0 引言
信息技术在人类社会发展史中有着不可磨灭的作用，人们的工作形式、学习方式正是在信息技术的作用下才得以多姿多彩。现代的档案管理不再限于传统人工管理模式，而是愈加趋于电子化、网络化，电子档案管理模式得以发展。相较于纸质档案管理，电子档案管理虽然存在诸多优势，但在某些方面仍难以完全取代纸质档案管理。因而，探索二者的融合路径，促使二者优势的充分发挥尤为重要。
1 纸质档案、电子档案概述
顾名思义，纸质档案就是指以纸张为载体的档案管理方式，是由我国古代延续下来的一种传统的档案管理模式，以储存某些重要资料、文化为主要功能，同时为我国的历史研究留下了宝贵的财富；电子档案管理是借助数字化现代技术而实现的，能够利用先进的设备、扫描仪器将纸质档案转化为可存储的电子文件，更加的简单易行，且可大大降低纸张的消耗，保存起来十分方便。
由二者各自的优势进行分析，纸质档案的优势为：保存年限长、存储方式直观等；而电子档案的优势包括：载体多样、可实现即时传输与共享等。
2 纸质档案与电子档案管理的异同
2.1 不同之处
2.1.1 管理方式的不同
一般而言，纸质档案管理程序较多、所涉及步序复杂，首先需要完成档案的收集、分类、编目、归档等工作，待所需信息准备完毕之后，才可实现统一管理；对比来看，电子档案管理就较为简单易行，可省去分类、编目等步骤，只需轻点鼠标便可实现自动化分类，以强大的数据库为依托，能够实现针对档案信息的全自动化排列、整合工作。除此之外，纸质档案管理受限于时间及地点，有特定的储存条件；电子档案并不受时间及空间的限制，这也是其一大优势。
2.1.2 利用方法的不同
一般而言，纸质档案在鉴定时间上有着严格要求，必须在确保多项审核工序核算无误之后，才可以作出价值鉴定；但电子档案在此方面并未作出严格的要求，这主要得益于电子档案生成便捷，且后续的核算或修改也更加易于实现。前者以阅览陈列等作为主要的价值呈现方式，而电子档案的利用是随时随地的，只要有网络，即可进行办公。
2.2 相同之处
2.2.1 信息载体的寿命
纸质档案管理应用的是传统的手工形式，在纸张上记录下相关内容。而纸张基于储存环境的要求较高，倘若湿度、温度控制不当，就会引发纸张的发霉、发光，使字迹难以辨认，从而损坏档案资料；但电子档案不同，其利用的是先进的数字化技术手段，以磁性物质为载体，虽然受外界环境因素影响较小，但很可能会在磁场的干扰下发生数据的损坏等情况，且会在强压的作用下失去功能等。
因而，由信息载体寿命上进行分析，尽管二者的影响因素各不相同，但基于保存方式均存在一定的要求。
2.2.2. 管理模式的共性
纸质档案、电子档案能够借助相关技术进行相互转化，这可视作是二者的共性，具体来看，后者转化为前者，能够使档案的查询、分析方式更加直接；反之，前者转化为后者，能够在一定程度上减轻档案“重量”，便于查阅。
3 纸质档案管理与电子档案管理的融合路径
3.1管理模式的融合
目前，尽管诸多企业及单位有意识的进行了档案管理的信息化建设，但出于多种因素的限制，纸质档案与电子档案的融入现状不容乐观，致使二者的优势仍为相对独立的状态。由作用优势上来看，电子档案无论是在信息传输、处理模式，亦或是开发应用中均实现了便捷与高效，但随之而来的网络安全问题也令管理人员苦恼，因而为规避这一问题，管理者仍会采用纸质档案管理模式。对此，首先需要在管理模式上进行融合，实现双套制与双轨制。何为双套制？具体而言是指为达到统一管理档案的目的，将电子档案转化为纸质并加以备份，如此便为纸质档案赋予了数字化的特征；而基于双轨制，我们可以简单理解为档案在生成、使用过程中的关系，这种关系会随档案的有效利用而出现改变，这一模式下，可促进纸质档案与电子档案的融合过程。
3.2管理流程的融合
我国现阶段已步入了稳定发展时期，电子商务、电子政务等在企业管理中占据着重要地位，办公网络系统也日趋完善，这为纸质档案、电子档案二者的有效融合提供了有利的支持。为促使二者更好的融合，也需要针对管理流程进行改善与优化。分析档案管理的整个流程，涉及了较多的工作内容，包括档案的鉴定、整合归纳等，要求管理者能够做到统一形式上的管理，这不仅应体现在后期的归档工作中，也需要落实到最初的鉴定工作、整理环节中。
3.3 职工能力的强化
作为与档案接触的第一人，档案管理者自身的能力与素质直接影响着档案管理的质量，所以说，为确保二者的有效融合，强化职工技能是重中之重，需要引起我们的足够重视。具体而言，新时期的档案管理，要求相关职员可在充分利用纸质档案管理优势的基础上，确保电子档案的长期保存；能够明确二者的不同之处，可积极的学习先进的信息技术、数字化技术。
3.4制度标准的完善
为促使纸质档案与电子档案的高效融合，应基于现代化新型档案载体，积极的引入计算机技术，从而达到一种智能化的管理状态，完善相应的制度及标准，以便更好的适应新时期的档案管理需求。基于计算机的使用设置标准，确保信息化技术得以良好运用；与此同时，应科学制定相应的工作制度，约束管理人员行为，为其的归档工作、整理工作等提供切实可行的标准；此外，考虑到电子档案本身具备一定的虚拟特征，在某些时刻难以辨别真伪，为应对这一问题，应及时的构建规章制度，以突出电子档案的法律地位。
4 结语
综上所述，纸质档案与电子档案的融合可使档案管理更加的高效、高质量，对此，档案管理人员需在分析二者异同的基础上，在实践工作中不断探求二者的有效融合之路。
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