黄艳丽
山东省巨野县轻纺协会?山东 巨野 274900
摘要：新修订《中华人民共和国档案法》将于2021年1月1日正式施行，这是我国档案法治建设进程中一个新的里程碑，是档案工作适应国家治理体系和治理能力现代化要求，走向依法治理、走向开放、走向现代化的重要标志。新修订档案法新增设档案信息化建设专章，第一次从法律的角度对档案信息化建设作出全面系统的规定。其中对电子档案管理提出具体要求的有2条5款，明确规定电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求，为新时代电子档案管理适应“数字转型”这一全球性大趋势、服务国家治理体系和治理能力现代化、留存好数字时代的记忆指明方向。
关键词：新修订档案法；电子档案；管理
引言
档案是非常重要的一项信息资源，在单位办公室业务管理中起着非常关键的作用。档案管理不仅能够反映出一个单位机构的发展、技术、经营、资源和相关历史，也可以作为维护其合法利益和合法权益的有效证据使用。伴随着信息技术现代化和现代办公方式的不断变化，传统的档案管理方式已经不能再满足当前新形势的需求，电子档案成为新时期档案管理的新趋势。
1以法律形式明确了电子档案的管理目标
电子档案由于其数字信息的非人工识读性、计算机软硬件系统依的赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性等较传统载体档案有很大不同的特性，在生成、流转、保存等各环节都有特殊要求。如何保证其所包含的信息真实、未被篡改，内容完整、无缺失，能够在现有以及未来的不同软硬件环境下可被读取、被理解，是档案工作者需要面对的一个新的课题和挑战。经过多年的理论研究和工作实践，档案学术界和档案实践部门对电子档案的组成、基本属性已经达成了认知共识，总结形成了一系列电子档案管理的标准和规范性文件。如在GB/T26162.1-2010《ISO15489-1信息与文献文件管理通则》、GB/T18894-2016《电子文件归档与电子档案管理规范》、DA/T58-2014《电子档案管理基本术语》等国家和行业标准里，都明确了电子档案是由内容、背景信息和结构构成的，并将电子档案的属性明确定义为真实性、可靠性、完整性、可用性。在中办、国办《电子文件管理暂行办法》中，要求电子文件归档时，电子文件及其元数据应当同时归档，应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测等；在国家档案局《电子档案移交与接收办法》中，要求移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用。这些都是对电子档案管理明确提出的管理目标要求。这些在电子档案管理理论研究和工作实践中积累的宝贵经验总结，得以上升到法治的高度，在新修订档案法中体现。在新修订档案法中，把电子档案管理的目标要求明确规定为“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”。来源可靠，即要求电子档案应当在来源和内容两方面符合真实性、可靠性要求。要求电子档案的内容、逻辑结构和背景信息与形成时的原始状况相一致，其内容能够完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实。程序规范即要求电子档案在生成、收集、归档、移交和保存管理等文件生命周期各个环节，履行必要的工作程序，各工作环节操作规范、没有缺失，且符合相关法律制度规范的要求。
2“依法治档”的法制保障更为有力
监督检查和违法案件处理是档案工作实践的一个短板。新修订的档案法新增了“监督检查”专章，列举出监督检查的6类事项，对档案主管部门和档案工作人员开展监督检查的措施手段及应当遵守的规则作出明确规定。强化监督检查，有利于为细化落实法律责任明确新举措。进一步提升了档案法治意识。
利用“6·9国际档案日”等契机，开展形式多样的法制宣传教育活动。拓展宣传渠道，创新普法形式，以主流媒体为依托，以“法律七进”“档案法治宣传长廊”等为载体，使档案法治意识深入人心，在全社会营造“依法治档”的良好环境。进一步加强了档案行政执法与监督检查。加快档案执法队伍建设，按照“双随机、一公开”的要求，实施监督检查，加强同纪检监察机关的协作力度，及时查处各类档案违法违纪行为，树立档案法治的严肃性和权威性。
3深刻领悟档案法修订新背景，准确把握法律精神实质
档案法的修订是贯彻落实习近平总书记关于做好新时代档案工作的重要指示和党中央有关决策部署，忠诚履行“为党管档、为国守史、为民服务”神圣职责的集中体现。我们必须牢牢把握“档案工作姓党”的政治属性，深刻认识新时期档案事业发展的规律和特点，积极开展理论研究、精准理解法规政策、系统掌握法律知识，以坚定的理想信念和政治立场，沿着新修订的档案法提供的法律遵循探索前进，使新法规定的各项制度都能够得到正确理解和严格执行。
4为仅以电子形式保存电子档案提供了法律依据
新修订档案法明确“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”，从档案管理专门法律的角度，明确了其同传统档案一样，独立具备档案的基本属性，即凭证属性。这也与其他法律法规所规定相关内容相一致。同时，从档案管理专门法律的角度明确电子档案具有独立凭证作用的法律地位，也为拓展档案管理形式奠定了法律基础。由于电子档案相对于传统档案所具有的不同特性，电子档案在实际管理工作中能否只以其原本的电子形态管理，一直是困扰档案工作（特别是我国档案实践部门和档案工作者）的一大难题。一方面电子档案完全依赖计算机软硬件系统的生成环境和管理环境，而且信息技术发展日新月异，计算机软硬件产品种类多、更新快，我们对电子信息技术的掌控能力不足，对发展规律趋势认知不足，对我们现有的知识和手段能否确保电子档案真实完整、安全可用缺乏必要的信心。另一方面对于能否仅以电子形态保存、管理电子档案，已有的档案法律法规、部门规章等都没有明确的规定。随着“互联网+电子政务”、电子商务等迅猛发展，社会对信息化技术、电子数据把控能力的提升，社会迫切需要对能否仅以电子形态保存、管理电子档案作出明确的回答。《国务院关于在线政务服务的若干规定》指出：“政务服务机构应当对履行职责过程中形成的电子文件进行规范管理，按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移交。除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。”新修订档案法明确电子档案可以以电子形式作为凭证使用，体现了法律法规的及时性、针对性，是对社会关切问题给予的及时、有效回应，充分发挥法律的引领和推动作用，消除了制约电子政务、电子商务进一步发展在电子档案管理方面的顾虑。
结束语
档案法的修订实施开启了档案事业发展的新征程，站在“两个一百年”的历史交汇期推进依法治档进程，各级档案部门责任重大、使命光荣。我们要坚持运用法治思维和法治方式，加快推动“档案管理”走向“档案治理”，扎实做好学习宣传贯彻新修订的档案法各项工作，让法规制度真正落地生根，为全省档案事业高质量发展创造更加良好的法治环境，为推动治蜀兴川再上新台阶贡献更大的档案力量。
参考文献
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