王荣
岳池县教育考试中心 四川省广安市 638300
摘要：对于一所学校来讲，招生档案属于学校招生程序的一个真实记录，能够证明学生的真实录取结果，同时还为今后的调档查证提供良好的依据和证明。虽然招生档案的管理以及应用已经在我国实现了全面普及，不过从现状来看，招生档案的保密以及管理方面仍然存在着一定的问题和不足之处，需要对此做出深入的研究和分析，同时采取有效措施将这些问题以及不足之处进行科学合理地解决。因此，本文便针对招生档案的保密与管理对策做出分析和研究。
关键词：学校；招生档案；保密分析；管理对策研究
前言：
通常情况下，招生档案当中都会存有学生非常多的信息资料，如：学生的学籍信息、成绩信息以及个人信息等等，在学校进行招生时，这些信息内容都是学校必须要了解和掌握的信息资料，能够对学生今后的学习甚至是工作产生重要影响。对于我国的招生档案来讲，通常都是从小学开始进行记录一直到高考之前，能够将学生的具体学习情况还有学习经历充分体现出来。如果招生档案产生损害以及遗失，能够对学生的录取以及投档产生较为严重的影响。因此，有必要针对招生档案的保密与管理对策做出分析和探讨。
一、针对学校招生档案的保密现状分析
（1）保密工作存在不足之处
对于一所学校来说，其中的档案属于学校的机密文件，必须要保持良好的保密性，对于招生档案同样如此，由于招生档案当中涉及到很多学生的资料以及相应信息，一旦出现泄露或者损坏，将会造成不可估量的后果。从现状来看，我国多数学校在对招生档案进行管理的过程中，仍然呈现出一定的风险问题以及不足之处，难以真正有效地保证招生档案良好的保密性，这一点主要能够从以下几个方面体现出来：首先，由于受到学生档案基础设施不够完善等因素的限制，存在部分学校通常都会将招生档案与一些其他的档案混合存放的现象，所以并没有对其进行专门管理区域或者管理部门的设置，从管理方式上来看，较为缺乏规范性，这样不但能够对档案的正常管理以及利用产生影响，同时还容易导致档案遗失问题产生。其次，招生档案管理制度缺乏。对于任何管理工作来讲都需要一个完善的管理制度来作为管理依据，从现状来看，部分学校在招生档案的保密管理方面并没有一个完善的管理制度，这使得很多管理问题频繁出现，对招生档案的保密性以及安全性都产生了不利影响[1]。
（2）过于重视保密工作
结合现状来看，同样存在部分学校过于重视招生档案的保密性，在对招生档案进行管理时，往往将保密性工作放在首位，对于招生档案的借取给予极为严格的控制，这种做法虽然有效增强了招生档案的安全性以及保密性，不过对于档案的利用方面却产生了不利影响，往往由于保密性过强，而导致档案难以切实有效地发挥出应有的价值和作用，进而形同虚设。
二、招生档案管理对策分析
（1）注重对招生档案密级的合理调控
学校在对招生档案进行管理时，需要充分认知到档案的密级不是一成不变的而是需要不断进行变动的。所以，相关档案管理人员需要根据具体的档案内容分析，然后对招生档案的不同内容展开相应的密级调整工作。现如今我国已经建立了有关档案管理方面的法律法规，结合我国“保密法”当中的相关规定来看，学校当中的档案管理人员必须要严格依照涉密内容标准来开展相应的档案管理工作，并且依照实际工作的具体要求，来对招生档案的密级展开科学合理的调整[2]。
（2）注重增强学校档案管理部门基础设施建设力度
对于招生档案的管理来讲，如果基础设施建设不够健全和完善，也很容易对档案管理的保密性以及安全性产生影响，所以学校必须要注重科学合理地增强档案的基础设施建设。对此，一是要构建一个招生档案管理部门，使得招生档案管理工作具有一个独立性的管理。由于招生档案不仅数量多而且较为复杂，想要保证其良好保密性以及安全性，招生档案管理部门应对档案进行科学合理的分类，例如：将档案当中存在的机密资料以及非机密资料实施分开管理[3]。
二是将筛选出来的一些绝密档案要单独存放在一个专设储存柜当中，并且该存储柜还要进行防盗处理，如安装防盗设备或者直接购买具备防盗功能的存储柜。此外，还应避免将招生档案库房设置在楼层的最底层，同时还要注重做好防盗工作，如设置防盗门以及防盗窗等等，
三是，应注重将档案管理部门和招生档案的存储库房进行分开设置，并且对存储库房设置专人进行看守，明确禁止各种无权限进入库房的行为发生。
（3）注重招生档案管理制度的有效完善
对于招生档案管理制度的完善工作来讲，需要注重从以下两个方面开展：首先，注重转变相关管理人员自身的管理理念，努力提升管理人员对招生档案的认知程度，使其充分了解和掌握招生档案的重要性，以此来提升其对招生档案的重视度。对此，学校可以利用培训等方式来对相关工作人员展开培训以及继续教育工作，使其综合素养能够得到有效提升，进而推动招生档案管理工作质量不断提高。其次，注重完善档案管理制度。学校应该将招生档案管理制度当中的每项规定展开细化工作，以此来增强档案管理的规范性。在对招生档案管理制度进行完善时，相关工作人员必须要结合学校的实际情况来进行管理方式的合理选择，同时结合管理工作的实际开展情况对管理制度展开科学有效的调整，这样便能够逐步形成一个规范、合理以及有效的招生档案管理制度，从而保证招生档案管理质量能够不断提升。
（4）注重建立健全监管机制
为了提升招生档案的保密性以及管理质量，学校应注重建立健全监管机制，并且根据不用使用者的使用目的，实施具有针对性的监管措施以及保护措施。此外，学校还应该积极做好有关法律法规和相应规章制度的有效宣传工作，这样能够让相应档案使用者充分了解和认知到招生档案保密工作的严重性以及重要性，进而积极主动地做到不传播、不破坏以及不泄露。另外，招生档案管理的相关工作人员还应该针对档案的具体使用情况展开动态性观察以及监督，以保证招生档案应用过程中的安全性以及保密性。学校还需要注重不断完善登记制度，以此来保证招生档案的完整性以及安全性，针对恶意损坏档案、泄露档案以及恶意传播档案信息等行为要给予及时严厉的处理，以保证能够将损失降到最低[4]。
结语：
综上所述，招生档案的保密与管理有着非常重要的价值和作用，其能够对学生今后的工作以及学习产生重要影响。所以，为了保证招生档案的保密性以及安全性，必须要注重结合现有的问题以及不足之处，采取针对性措施来优化和提升招生档案的管理质量，以保证招生档案能够切实发挥应有的价值和作用。
参考文献：
[1]田野.中国图书情报与档案管理博士研究生招生改革探析 ——以8所院校的"申请—考核制"招生实施细则为例[J].农业图书情报,2020,32(2):38-46.
[2]张红霞.综合素质档案在高校招生中的“初筛”构想与风险分析[J].全球教育展望,2017,46(10):92-101.
[3]刘丹.高职院校档案安全管理问题及对策[J].湖北成人教育学院学报,2020,26(2):95-98.
[4]刘贵珍.普通高中学生档案管理中的问题与对策[J].卷宗,2020,10(3):10.