任丹
国家广播电视总局北京地球站 北京 102206
摘要: 在事业单位档案管理的工作中引入信息化技术开启信息化档案管理模式，能促进事业单位的发展，最重要的是能够提高档案管理工作的质量和效率，为事业单位减少人力成本。为了保证信息化技术能在档案管理工作中发挥出应有的作用，应对档案管理人员进行全面培训，使其能够完全掌握信息化技能，在培训过程中也要注意提高档案管理人员的整体素养，让其在工作中更有责任心、更有担当，从而促进事业单位档案管理工作的信息化建设，这将极大地提高档案工作的效率，促进事业单位的发展。
关键词：事业单位;档案管理;信息化
引言
随着云共享技术、大数据技术的迅速发展，信息化管理已经成为各行各业未来可持续发展的重要途径。在事业单位档案管理工作开展中，存在档案信息资源数量大、档案信息类型多等多种特点，在档案管理工作中，信息化技术的应用可以让管理效率、管理质量得到有效提升，对于档案管理模式创新具有重要意义。
1信息化档案管理模式的优势
1.1更加省时省力
传统档案查找需要进行手动查找，效率非常低，而且很容易出现错误。与传统档案管理相比，档案信息化管理有着明显优势，传统档案管理工作量大，效率低下，分类查询复杂，分类归档、人工查询纸张原件需要大量时间。档案信息化后，数据只需一次录入就可以多次使用，加快搜索速度，提高搜索准确性，大大提高了工作效率。
1.2检索查询更加便捷
档案信息化管理在对档案进行归档时可以编制检索工具，查阅时只需按照关键词、分类号等采用模糊查询或精准查询的方式即可实现即时查询，实现档案资料迅速利用，大幅度减轻档案管理工作人员的工作量，资源共享更加便捷，提高了查询的效率。而传统档案管理的检索方式，查阅档案要经过非常繁琐的程序才能查阅档案，效率低下。
1.3存储更加安全
传统档案是纸质文件，易受潮、虫害。反复检查会损坏纸质文件，造成火灾危险。因此，有必要改善和优化档案存放环境。对于传统档案管理的后续使用，需要大量的时间和人力成本。对于保管来说，不仅存在无法挽回的损失隐患，而且存在着大量的仓储资金。相比较而言，信息化管理档案，存储和使用更加灵活，信息化录入可以随时增减信息，相比传统的纸质保存，存储工作更加便捷，大大节省存储空间，避免了因环境等因素影响档案存储问题。此外，通过信息化手段添加密钥，可以避免信息失窃或泄露，利用更加先进的存储系统、云存储等方式，可以极大提高存储容量，有效保证了档案的保密性和安全性。
1.4资源共享更加便捷
传统档案管理难以实现信息共享，而且档案管理不能复制，共享需要到相关部门调阅查询，然而，档案信息管理使档案管理的资源共享更加方便。借助基于互联网的档案信息网络服务平台，掌握其他部门和单位的工作重点和动态信息。既可以共享档案信息资源，又可以交流工作经验教训。与传统的档案管理相比，信息化的档案管理资源共享更加方便方便，提高了机关事业单位的工作效率。
2提升事业单位档案管理信息化建设的策略
2.1完善档案管理信息化建设的规划
为了使信息化档案管理在实施过程中有明确的方向和依据，就要在事业单位档案管理过程中明确档案信息化建设的规划。这样档案管理才能取得更好的效果，同时也能促进事业单位的长期发展。
首先要对事业单位发展的特点和实际情况进行仔细地研究和分析，然后规划信息化发展的基本需求，之后再对档案管理的工作进行完善。同时，档案管理部门之间也要进行及时沟通以及相互配合，使档案管理的工作更加灵活，并扩大档案管理工作的范围，进一步推动档案管理的信息化建设。所以，为了提高事业单位管理工作的效率和质量，就要在开展工作之前做好相关的规划工作，使得档案管理工作能够有条不紊地进行。
2.2加强人才培养，提高档案管理人员的综合素养
要实现高水平的档案管理就需要聘请专业素养高的档案管理人员进行工作，同时也要定期对档案管理人员进行培训，提高其专业素养以及相关技能。此外，还要注意人文关怀，在日常的工作与学习中，要注意对档案管理人员进行鼓励，提高其学习的积极性，进一步提升专业素养。事业单位要引进更多专业人才，还应拓宽人才引进渠道，为事业单位注入更多新鲜活力。
2.3制定档案信息化监督机制，做好涉密管理工作
为了持续推进事业单位档案管理的信息化建设，还要建立健全完善的管理机制，监督档案管理人员的工作，保证信息的安全性和准确性。在建立健全监督机制的过程中，不仅要建立内部监督，还要建立外部监督，这样一来才能更好地发挥出监督效果。档案室也要定期开展档案信息化设备和信息网站的检查与维护工作，防止病毒攻击网站，对档案管理工作产生不利的影响。此外，为了进一步保证信息的安全性，要加大保密力度，防止档案信息外露的现象出现。
2.4建立档案信息共享机制
当下，事业单位文书档案的数量在不断增多，档案人员数量没有相应增加，两者引发矛盾。为缓解该矛盾，应积极探索文书档案资源共享服务，提高文书档案资源的利用率，最大限度发挥文书档案的价值，保证其管理信息化的有序推进。主要可从两方面入手：一方面，事业单位档案人员要积极探究文书档案管理工作和云存储技术的整合，在云存储终端上传能够共享的文书档案，方便各部门乃至各单位根据预先设定好的访问权限借阅文书档案。需要特别指出的是，文书档案资源共享并非强调在共享终端上传单位的所有的文书档案资源，只需上传具备业务协同性的、不涉密的档案资源即可。这里的业务协同性指的是各部门、各单位在职能领域或业务领域有交叉，要一起履行某项职能或开展某项业务，可以通过共享文书档案资源获取更多有价值的信息，提高工作效率；另一方面，事业单位的上下级部门之间应注重文书档案信息资源共享建设，方便传递各类政策和文件，保证政策落地，缩短不必要的工作环节，开创事业单位文书档案管理信息化的新局面。
2.5强化档案信息安全管控
近年来，档案安全事故频发，档案损毁、数据泄露，档案安全是档案工作的底线，要进一步加强档案安全工作，提高档案安全工作水平。一是严格落实档案管理、资料移交、信息查询等工作制度，完善制度规定，签订保密协议责任书，使档案工作人员充分认识到档案安全工作的重要性，从制度上规范各项业务工作，消除安全隐患。二是开展消防安全讲座，进行档案安全宣传教育，提高消防安全意识，开展消防演练活动，加强消防设施设备，定期对档案库房进行全面检查，科学备份数据，保障档案安全。三是定期对档案工作人员进行信息安全教育培训，加强安全教育，从技术方面进行全方位全程监管，降低廉政风险，确保信息安全，多方面加强信息安全长效机制建设。
结束语
机关事业单位档案信息化管理是一项十分重要的工作，实现事业单位档案管理信息化建设迫在眉睫。要完善档案管理信息化建设规划，加强人才培养，提高档案管理人员的综合素质；建立档案信息共享机制；强化档案信息安全管控，提升档案管理利用水平，开创档案管理工作新局面。
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