濮阳市公安局华龙区分局 河南濮阳 457000
摘要：随着执法规范化提升，公安派出所档案数量日渐增多，基层档案管理工作的压力越来越大，然而信息化技术的出现，则为基层档案管理效率的提升奠定了基础。加强公安派出所档案信息化建设，有助于节约档案存储空间，弥补了传统人工档案管理方法“效率低”、“丢失率高”、“提取难度大”的缺陷，提高了管理质量。可见，对档案信息化建设方法进行研究是非常有必要的。
关键词：公安派出所；档案管理；规范化；建设构想
1公安派出所档案管理规范化的必要性
在公安派出所的档案管理过程中，积极推进档案管理规范化运行，能够在很大程度上提升档案管理的成效，同时也提升了档案管理的水平，更好的发挥档案管理的服务职能。实践证明，推进档案管理规范化建设是非常必要的。
第一，问题的出现是推进档案管理规范化运行的内在动力。在档案管理信息化不断推进的今天，公安派出所在档案管理中还存在着诸多的问题。比如档案管理工作相对比较混乱，缺乏系统化的建设。纸质档案与电子档案交叉，纸质档案的信息化进程明显不快。同时，在档案管理的过程中，派出所没有委派专职人员来进行管控，档案收集、利用、存储、建档等工作方法相对比较简单，这些都在很大程度上影响着档案管理的整体水平。可以说，档案管理工作的滞后状态，已经成为制约基层公安机关的桎梏。
第二，执法规范化建设是推动派出所档案管理发展的外在要求。在公安派出所档案管理过程中，充分保障它的规范性与科学性的开展，不仅直接关系着公安派出所各项服务职能的发挥，同时也关系着公安民警的规范执法。依托于规范化的档案管理，能够明确引导公安干警在开展业务、执法等过程中，始终按照规范化的标准和流程来做好信息收集以及整理工作，通过系统全面的分析制，制定出各种治安防范措施和综合治理方案，充分发挥派出所的综合性基础功能。特别是在公安派出所大量采用计算机系统的过程中，更需要依托于规范化的档案管理来保障数据库资料的完整性与系统性，以此来更好的发挥计算机系统的运行成效。
第三，公安派出所档案管理的即时性以及广泛性是推进档案管理规范化运行的必要条件。在档案管理规范化建设的过程中，我们必须全面践行规范化的管理原则和方法。现阶段，伴随着社会经济的全面快速发展，公安派出所的业务范畴不断扩大，服务职能不断增加，这些都在很大程度上增加档了案管理的难度以及工作量。若没有一个系统规范的档案管理方式，势必容易造成档案管理工作的混乱，同时也容易造成关键档案材料的丢失。因此，在新形势下，公安派出所必须加强档案管理工作，不断推动档案管理的规范化与科学化，以此来依托于清晰准确的标准，以此来依托于科学规范的管理流程，综合性提升档案管理的规范性。
2公安派出所档案管理规范化建设中存在的问题
在公安派出所档案管理过程中，规范化建设是档案管理的目标，也是档案管理的基本原则。依托于科学规范的档案管理建设，能够在很大程度上发挥档案管理的重要服务作用，同时也能够全面提升档案管理的整体成效。但现阶段，公安派出所档案管理规范化建设中存在着突出的问题，这在很大程度上影响和制约着档案管理的整体水平。
2.1缺乏规范化的管理理念
在公安派出所档案管理过程中，规范化的档案管理理念发挥着关键性的作用。为更好的推动档案管理的深入全面开展，应该积极践行规范化的管理理念。但现阶段，派出所的领导干部明显缺乏对档案管理的重视，尤其缺乏规范化管理理念。在他们看来，档案管理是对陈旧资料的收集和统计，而并没有立足于派出所各项业务的开展角度来精准把握和分析规范化建设的必要性，这就影响了派出所档案工作的根本决策导向。同时，在档案管理的过程中，部分领导干部明显缺乏重视程度，也没有投入相应的人力资源，这就使得规范化建设缺乏必要的人才支持。
2.2缺乏规范化建设的管理机制
在新形势下，公安派出所的业务工作范畴是非常大的，同时公安派出所的服务职能也在不断扩大。
为更好的提升规范化建设成效，应该构建规范化建设的管理机制，以此来全方位提升规范化管理成效。但现阶段，在公安派出所档案管理过程中，明显缺乏规范化建设的管理机制以及保障机制。比如在档案规范化建设过程中，缺乏必要的顶层设计，这就使得相关的档案信息得不到及时的收集整理与分类管理。
3新形势下加强公安派出所档案信息化建设的方法
3.1正确存储档案信息
正确存储档案信息，是提高档案信息化建设水平的关键。具体措施如下：1）扫描：如已具备纸质档案，管理人员可利用扫描仪，对纸质档案进行扫描。扫描后，各项信息将自行填写至系统之中。为避免信息出现错误，管理人员需利用系统的修改功能，对其错误之处进行修改，保证档案填写完整无误。2）自行录入：针对无纸质档案者，管理人员应自行录入档案信息。信息录入后，应给予检查，判断有无错误。如无错误，仅需点击“存储”按钮，档案便可存储至系统之中。采用上述方式存储档案信息，有助于降低错误率，保证数据准确。
3.2提高档案使用效率
对档案进行录入以及存储的目的，在于便于对其进行提取与使用。档案管理信息化系统，具有档案使用之功能，管理人员可利用上述功能，展开管理工作。例如：当需查找某员工的档案时，管理人员可首先登录系统，继而点击“查找”按钮，并将需查找的信息（如：员工姓名、工作编号、家庭住址等），输入对话框。此时，系统将立即根据管理人员所输入的内容，完成对信息的检索，并将最终检索得到的信息显示于屏幕上。管理人员可根据屏幕的显示，对数据及信息进行使用，为公安民警侦破案件及落实相应工作提供参考。
3.3明确分析数据规律
公安派出所的档案管理信息化系统，同样具有数据分析之功能。近年来，公安派出所的档案数量逐渐增多，海量数据的出现，虽加大了管理难度，但同时也为数据分析了提供了可能。对此，建议档案管理人员利用系统的该功能，寻找海量数据的规律。例如：管理人员可以以报案原因、案件类型、侦破数量作为依据，对数据进行分析与处理。以了解本年度的案件总数，以及案件侦破率，分析影响案件侦破的因素。在此基础上，根据分析结果，调整未来的工作计划与方案，全面提升公安派出所工作质量，降低工作难度。
3.4实现档案资源共享
公安派出所应加强档案信息化建设，保证档案资源能够实现共享。例如：当某案件发生，而犯罪嫌疑人逃脱时，公安派出所应获取其违法档案，并将其存储至档案管理信息化系统中。档案存储后，管理人员应将信息分享给全国各省市的公安派出所，供其他省市参考，共同努力对犯罪分子进行控制及抓捕。采用上述方法对档案进行管理，可全面提升资源共享的效率，且有助于快速侦破案件，提升公安派出所的工作质量。但需注意的是，为保证档案信息的安全性，数据传输的过程中，应利用信息化系统中的加密功能，对信息进行加密保护。
结束语
派出所是公安机关的常设机构，在履行自身职能以及开展业务的过程中存在着大量的档案信息。为有效发挥档案管理的作用，不断提升档案管理的服务能力，应该积极推动档案管理规范化建设。依托于科学的建设目标以及管理方法，综合性提升档案管理规范化建设成效。
参考文献：
[1]贾婷.浅谈对基层派出所档案信息化建设的几点思考[J].档案天地，2015（s1）.
[2]高新宇.公安派出所档案管理现状调研[D].哈尔滨：黑龙江大学，2018.
[3]何美华.基层公安机关数字档案室建设思考[J].办公室业务，2018（10）.
作者简介：
王灵娜（1989.10-），女，汉族，河南内乡，大学本科，助理馆员，研究方向：档案管理。