山东财经大学燕山学院 山东济南 271100
摘要：高校图书馆为学生提供了海量的学习资源和高质量的信息服务，对帮助大学生更好地阅读、更好地学习具有重要意义。在新时期社会发展过程中，高校图书馆也应当顺应时代发展步伐，不断进步，这样才能提高其管理水平，更好地为学生服务，在当前数字化发展迅速的背景下，高校图书馆档案管理工作也应当沿数字化方向发展，特别是在管理稀有文献等资料时，应当引入数字化图书馆模式，既可以方便学生阅读，也可以避免因为学生频繁接触资料而导致资料受损，实现双赢的目的。
关键词：高校；图书馆；档案管理；模式优化；策略
1高校图书馆档案管理现状及存在问题
1.1传统图书馆档案管理模式
1.集中和分散相结合的管理模式。高校图书馆档案管理工作基本都是由图书馆办公室负责搜集整理，对于日常档案管理工作如文件档案、人事档案、工会档案、专题档案等是办公室负责收集和整理。对于业务档案管理工作还是由各个业务部门来负责整理上报给图书馆办公室，如阅读推广部的阅读推广档案、参考咨询部的参考咨询档案等其他业务工作档案。长期以来就形成了这种集中和分散相结合的档案管理模式。2.纸质档案和电子档案并存管理模式。信息化时代，目前所有高校图书馆都在使用文献资源管理软件进行图书流通管理。关于业务管理工作中借阅档案和读者档案，熟悉计算机的工作人员可以很容易调取需要查询的档案资料，这类档案就长期保存于服务器中，属于电子档案。图书馆工作中日常管理档案多数因需要给学校各职能部门上交电子文档和纸质文档，比如交材料到党委组织部、宣传部、校工会等资料，所以这类日常管理档案既有纸质类也有电子类。有些高校图书馆没有对历史久远的档案资料进行数字化处理，对于历史沿革留存下来的文字材料、照片等就属于纸质档案。由于历史的原因就形成了现在纸质档案和电子档案并存的管理模式。
1.2档案管理模式较为单一
大多数图书工作人员在对图书档案经管的过程中，通常需要耗费大量的时长以此进行对历史性的图书档案进行运用和观察，继而按照组织相关活动相关文件的形式展开图书管理工作。而关于收集的各类档案资料，同样是通过这种只有一个线程发展的形式来完成图书档案的严谨观察以及档案管理的完善。此外，大多数图书档案管理人员的工作中心，都侧重于档案的观察和储存，并且许多的管理人员都是外来兼职，大学分配专人担任图书馆管理人员的数量较少。尽管现在有些图书馆运用信息化的方式实行图书档案管理工作，但还是只能简易地对电子文件实行储存和加密，而后再通过分级管理对图书档案实行观察。
2高校图书馆档案管理新策略
2.1树立管理新观念，完善管理体系
任何工作在开展过程中都应当有明确的制度指引，这样才能保证各项工作按照规定顺利开展，避免在工作过程中出现越线以及不规范操作等问题，可有效提高工作执行力度。为此，高校图书馆档案管理工作开展过程中必须加强对新的管理体系的重视。相关人员必须及时转变自身观念，结合数字化图书馆建设历程和大数据等信息化发展手段，明确传统管理工作存在的问题，并及时学习新技术，改善自身对图书馆档案管理工作的观念，推动管理者进行图书馆档案管理改革，使其向数字化、信息化方向发展。高校图书馆管理者必须及时完善图书馆档案管理体系，结合日常工作和固定时间点工作等不同工作的特点，制定对应的管理策略和管理规范。
在该过程中，高校图书馆档案管理者要加强对档案法等相关法律的重视，以国家规范的方式开展图书馆档案管理体系制定工作。同时，高校图书馆管理人员必须对高校图书馆发展情况和师生对图书馆的需求等进行综合的考虑分析，在此基础上，制定符合图书馆档案管理新时期发展思路的管理体系和管理方法，保障图书馆后续管理工作可以按照新制定的管理体系执行，避免出现体系和实际情况不相符等问题。
高校图书馆相关负责人也应当加强对管理人员思想转变等工作的重视，结合管理人员的观念特点，及时向其说明数字化图书馆建设的优点，使其对当前图书馆的发展情况和师生意见等形成充分的认识，在此基础上开展后续工作，而有效提高图书馆档案管理新体系的工作质量。
2.2设立专职档案管理人员，增强业务管理水平
根据本馆实际情况，设立分级管理体系。首先，领导主抓档案管理建设，在财力和物力上给予优先支持。其次，选派专职档案管理员，对全馆档案进行系统管理，并为其提供进修、培训、调研及参加相关会议的机会。再次，进行全馆工作人员档案管理业务培训和再教育学习，在各业务部门分设独立、兼职档案管理工作人员，负责及时提交本部门归档材料。通过这三级管理体系来保证档案管理工作顺利开展。
2.3注重档案管理二次开发利用建设
完善图书馆数字档案目录，使检索功能具有规范性、条理性和层次性。具体详细的目录制定更利于用户检索使用。结合高校和本馆实际状况建设周密的检索框架，把所有档案信息整合到强大的存储介质里，通过网络途径传播。图书馆档案管理在内部实行多级管理模式下，加之数字化建设，实现档案二次开发利用，彰显高校图书馆档案管理价值。
2.4构建档案管理监管机制，加强信息保护
档案信息资源作为高校图书馆不可被代替的精神财富与物质财富，保障档案信息数据安全，加强媒体环境建设，是档案信息化管理体系有序运作的关键保障。因此，档案管理人员应积极和大数据相关企业或者技术机构展开协作，充分发挥大数据技术优势，保证档案管理信息化的安全性。基于大数据发展视角而言，其所采取的分布式架构技术仍需加以完善。在大数据社会环境下，档案信息具备的多元化与开放性等特质，使得图书馆档案数据的各类安全隐患持续增多，为保障档案管理安全与档案信息安全，应构建完善的档案管理监管机制，践行档案信息数据准入制度，继而提高对于各项档案数据的保护力度，有效降低高校档案信息外泄的风险。除此之外，高校有关管理部门应提高对于档案管理工作的投入。例如，积极筹集经费构建安全保密性较强的管理系统以及信息化管理系统，设置登录与查询权限，继而提升高校档案管理安全性及信息化水准。
2.5构建高校图书馆档案全文数据库
在高校图书馆档案目录数据库建设工作结束之后，工作人员应当结合师生的需求和图书馆数字化建设情况，及时开展档案全文数据库建设工作。该工作主要针对一些不易保存和容易受损的纸质版文件，通过数字化录入等方式实现数字化存储，师生可以通过调取云端数据的方式观看相关内容，找到与自身工作学习相关的资料，同时还可以减少对资料的损坏，对保障各类资料的存储质量具有重要意义。在该过程中，高校图书馆工作人员必须加强对自身数字化技术使用熟练程度的重视，从特定分类出发，结合其档案特点，及时开展全文数据库录入工作，必要时还应当对原始文件进行处理和美化，保障文件的阅读质量，全文数据库建设过程中出现的问题也会随之减少。
在该过程中，高校图书馆必须加强对馆内文件存储情况的重视，在档案目录数据库的帮助下，及时找到对应文件的存储位置，结合不同文件的时间和相关性等开展全文数据库录入工作，保障高校师生在使用档案全文数据库的过程中，可以及时搜索到与所寻找档案相关的内容，保障档案的层次性。同时，高校图书馆也应当加强对相关档案使用频率的重视，结合师生的使用需求和不同档案的特点等进行综合性的梳理，打造特色化的档案信息资源，既可以方便师生检索，也可以更好的服务师生需求，对打造高校特色图书馆档案数据库具有重要意义。
结论
高校图书馆办公室档案管理工作真实保存图书馆长久以来的发展历程，为后人参考和研究提供宝贵资料。通过结合本馆档案资源实际情况，不断优化档案管理模式，不仅能推动图书馆事业发展，更能高效发挥高校图书馆合力育人功能。
参考文献：
[1]刘晓芳，刘乐坤.管理理念视角下创新高校图书馆档案管理模式探讨[J].办公室业务，2019（20）.
[2]周晚琴.大数据背景下高校图书馆档案管理与改革途径研究[J].中国管理信息化，2019，22（18）.