山东财经大学燕山学院 山东济南 250000
摘要：学校档案是指针对学校从事科研、教学、管理、党政等活动所形成的文件、影像等形式的记录，具有较高的收藏价值与意义。而在学校不断发展的背景下，学校档案管理工作面临新的发展机遇和挑战。随着社会的发展，学校档案管理工作其作用与价值逐渐被人们所发掘，传统档案管理工作已经不能顺应时代的发展，并无法满足学校的实际需求。因此，在信息化时代背景下，要求学校认识到信息化档案管理的重要性，明确当下学校中存在的问题，及时制定有效的解决策略并加以实施，进而为学校的可持续发展奠定良好的基础。
关键词：学校档案管理；信息化建设；策略
1档案信息化管理建设的意义
1.1适应档案管理工作发展的新形势
学校作为文化教育中的主要阵地，是当下文化事业发展的主要核心，而学校自身发展历史的记载、文化知识的沉淀、转变发展理念的重要参考依据、凝聚发展共识的主要形式就是学校的档案管理工作。但是在社会不断发展的背景下，档案资源数量急剧提升，并且其档案内容也朝着多元化的方向发展，使得传统档案管理模式已经无法适应当下的实际需求。再加之电子政务的普及，学校档案管理的信息化建设已经成为一种发展的新形势。
1.2提升档案管理工作的质量与效率
学校作为创新知识的主要基地之一，聚集了大量的现代化的信息资源。而学校要想顺应时代的变迁进行可持续性的发展，需要对这些信息资源进行充分的发掘，将其功能有效发挥出来，进而提升学校的实际发展价值。基于此，需要对档案资源管理的效率与质量进行提升，以此为有效发挥出相应档案资源的实际使用价值奠定良好的基础。而当下对档案管理质量与效率的提升，务必进行合理性的管理信息化建设。
1.3节约档案管理工作成本投入
在当下学校档案管理过程中，传统纸质档案管理相较于信息化管理模式，需要消耗大量的资金投入，并且学校需要针对纸质档案的数量将存储纸质档案的存储室进行扩张。这样无疑会增大学校的成本投入，并且其管理质量与效率也无法得到有效的提高。而信息化管理模式能在一定程度上减少学校对人力、空间成本的投入，并有效提升其管理质量与效率，并起到事半功倍的效果。
2学校档案管理信息化现状
随着信息化技术的不断发展与普及，大多数中职学校逐渐开始部署档案管理信息化，不过就目前而言，中职学校档案管理的信息化建设现状并不乐观，很多学校并没有实行档案管理的在线检索与查询，其网络范围也只是局限于校园网内互通，信息系统链接与在线功能匮乏，离真正意义上的信息化档案管理还存在较大的距离。该结论与2019年中职学校档案管理信息化调查数据一致。
3学校档案管理服务模式在信息时代下的优化对策
3.1从实际出发原则
为了可以更好地开展学校信息化档案的建设与管理工作，学校的信息化档案管理部门要从实际出发。在具体开展档案信息化工作时，要根据现实的学校信息技术水平和实际需求，在有关领导部门的指导下进行学校教职工作人员和学生的信息化档案建设。从实际出发的第一点要求就是根据学校现实需要，引进信息化档案建设和管理设备，对于设备和技术的引进要逐步开展，不能急于求成。第二点要求是要根据学校的规模、人数、需求等建立一个适合的制度体系，并对其逐步完善，在完善制度后各部门严格按照制度执行。最后，根据学校信息化管理工作的具体需求，对其在学校内部进行宣传，要让学校内所有的师生了解什么是信息化档案，并对其充分地重视起来，形成一个利于信息化档案管理工作开展的良好氛围，提高学校的档案信息化工作进展。
3.2提高工作效率
信息档案工作必须注重提高工作效率，特别是对于新生来说，大量的新生档案建档工作，必须提高工作效率，才能及时完成新生档案的收集工作。为了全面提高档案信息化管理的效率，必须完善管理制度，全面融入档案信息化管理。加强人力资源配置，在人力资源部的配合下，完成信息化档案管理制度的制定，以具有专业技能的管理人员为主，其他部门人员兼职协助为辅，全面实施学校信息化档案管理，协调各部门，形成完善合理的信息化档案收集管理体系。还要注意专业设备的引进和使用。利用专业设备收集和保存学校师生档案，可以有效改善传统输入法的不足，并配合使用相关技术和专业软件。最后，提高档案系统的开放性，在有效管理的保障下，逐步提高公开程度，通过档案的开放实现档案的价值。
3.3持续改革创新
学校是培养人才的地方。要站在时代前列，就要不断改革创新。学校信息档案管理工作也要不断改革创新，更好地为广大师生服务。信息档案管理工作应该从发展的角度来看待，规划具有前瞻性的工作计划。首先，要逐步提高档案管理信息化系统的智能化水平，加强档案管理人才的引进和培养，建立一支强大的人才管理队伍。要充分发挥档案的效能，不断增强档案的综合性，提高档案管理系统的实用性和简易性，为更多的师生提供帮助。其次，要不断完善管理系统，确保用户能够方便、快捷地使用文件管理系统，建立在线文件查看功能，在保证安全的基础上，为更多的用户提供更多的查看档案的方式。最后，要不断发展档案信息化的存储能力，利用当今非常成熟的云存储功能，在云端备份信息化档案。这不仅可以方便用户利用互联网随时查看档案，而且可以保证档案存储的安全。当存储设备因灾难而损坏时，可以从云端下载已备份的文件，确保文件不会因灾难而损坏设备而丢失。
3.4健全完善信息化档案管理的制度机制
学校需要结合自身的实际发展情况，制定出健全且完善的信息化档案管理制度。相关制定者可以依据《档案法》《电子文档管理暂行办法》等，制定出规范、健全、可行性高的制度与机制，以此来规范信息化档案的管理。针对档案的收集、整理、使用和归档需要结合实际情况制定出相应的制度，以此来提升信息化档案的实际使用价值。在实际管理过程中，学校需要实施责任落实到个人的制度，以此来约束管理人员的行为，有效端正管理人员的态度。另外，学校可以结合自身实际情况，制定绩效考核机制，并且此机制需要与档案管理人员的薪资报酬挂钩，通过这种方式可以有效提升信息化档案管理的质量与效率。除此之外，学校可以设置相应的奖惩机制，对在实际工作中有突出表现者给予一定的精神、物质奖励，以此来激发管理人员的工作热情，调动员工的积极性。除此之外，针对信息化档案的保存，学校需要以自身实际情况为基础，制定完善的存储制度，并结合当下信息技术中的网络安全保障体系，为档案的存储构建出良好的环境。例如针对存储信息化档案资源的数据安设防火墙，并设置云备份等，以此来对信息化档案资源的存储安全性进行确保。综上所述，可以有效规范信息化档案的管理，有效提升档案管理的质量与效率。
结论
综上所述，学校信息化档案管理的有效建设，对提升学校档案管理质量、效率，以及促进学校的可持续发展有着重要的促进作用。因此，学校需要认识到信息化档案管理的重要性，明确当下信息化档案建设过程中存在的问题，把握住当下学校档案管理工作的主要工作特点与规律，结合学校自身的实际发展情况，及时制定相应的策略并加以实施，进而提升学校信息化档案管理建设的有效性，以便于让档案管理更好地服务于学校的管理与发展。
参考文献：
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[2]项念.浅议信息化背景下的学校档案管理科学化[J].改革与开放，2019（4）：127.
[3]吴冬梅.浅析新时代我国学校档案信息化管理工作的重要性[J].通讯世界，2019（10）：210-211.
[4]白海珍.浅析“互联网+”时代的学校档案管理工作[J].人才资源开发，2019（2）：147.
作者简介：
任庆杰（1986—1月份），男，汉族，山东省济南市莱芜区，信息技术主管，硕士研究生，研究方向：无线网络抖动。