山东财经大学燕山学院 山东济南 271100
摘要：高校图书馆档案工作是高校档案建设工作的重要组成部分，随着图书馆档案资料越来越丰富，图书馆档案工作的管理水平在一定程度上影响了图书馆的建设与发展，高校图书馆档案优化管理对图书馆档案管理工作有着重要的意义。本文通过对高校图书馆档案分类策略和对应价值的分析，从加强档案管理意识、健全档案管理制度，设立专职档案管理人员、增强业务管理水平，从方便检索利用的角度细分档案管理工作编目，提高高校图书馆数字化档案管理力度，注重档案管理二次开发利用建设，加强档案管理安全防范机制措施六个方面探究新时期高校图书馆档案优化管理的新思路，推动高校图书馆档案优化管理工作的有效开展。
关键词：高校图书馆；档案；优化管理
高校图书馆档案工作是高校档案建设工作的重要组成部分，图书馆档案资料是图书馆在运行管理中形成和积累的关于图书馆建设和发展的重要历史资料。随着图书馆工作的不断深化，图书馆档案资料越来越丰富，图书馆档案不仅包括业务档案资料，还包括基层党组织建设的相关资料。不仅有纸质载体资料，更包括珍贵的图片、影像以及各类数字化档案资料。高校图书馆档案工作既是图书馆对自身工作规划管理的具体体现，也是对机构设置、规章制度、人财物管理等相关业务内容的规范化记录。所以，图书馆档案工作的管理水平在一定程度上影响了图书馆的建设与发展，甚至会影响到学校各类评估和检查，做好图书馆档案管理工作有着重要的意义。
1高校图书馆档案分类策略和对应价值
高校图书馆涵盖了多样化的学习资料和与学校相关的人事资产、统计数据、业务信息、党群信息和资源建设档案等数据，既可以为高校发展决策提供对应的数据支撑，也可以为教师晋升等提供必要的数据，为各项工作正常开展提供支持。不同档案都具有其必要的使用价值，例如人事档案主要记录与教职工入职培训和学历以及晋升等相关的材料，同时还涵盖了员工录用合同和年度考核等参考信息。而行政档案更多是记录与学校相关的会议通知及其他相关行政资料。为此，高校图书馆建设过程中，必须加强对档案分类工作的重视，结合不同档案的特点和使用方向进行分类，可有效提高档案管理质量，特别是在新时期数字化迅速发展的情况下，为保障档案管理质量，可以在档案管理工作开展过程中，引入大数据的相关内容，提高其档案管理水平。
高校图书馆管理人员在进行档案管理的过程中，必须加强对档案类别和保密级别的重视，结合高校师生对档案的需求，即学校自身发展要求，明确不同档案的保密等级，部分档案进行保密处理，而部分档案可以对外发布，方便师生使用。
受到新时期数据爆炸式增长的影响，高校图书馆发展过程中产生的大量纸质类档案需要使用较多的存储空间，并严格按照储存条件进行存放，“否则”可能会导致……出现不同程度的损坏。校档案管理人员要结合无纸化办公理念和数字化图书馆建设方案，及时对相关数据文件进行电子媒介处理，实现从纸质版到数字化的跨越，不仅可以减少纸质版资料存放需要使用的空间，也可以更好的管理各类数据，完成数字化管理目标。
2高校图书馆档案优化管理新思路
2.1加强档案管理意识，健全档案管理制度
从分管图书馆的校领导，到图书馆领导，再到图书馆各部门工作人员都要从思想上高度重视档案管理工作的重要性，增强档案管理意识，健全档案管理组织机构，完备基础设施，引进先进技术手段，加快现代化进程。针对各类档案制定从收集、整理、保管、鉴定、编研、设计、检索、利用等相关环节的可行性规章制度。对历史留存的珍贵纸质档案和近年来现有档案进行重新标引、分类、排序、编目，并进行数字化处理。
2.2设立专职档案管理人员，增强业务管理水平
首先，高校应重视档案管理建设，在财力和物力上给予优先支持。其次，选派专职档案管理员，对全馆档案进行系统管理，并为其提供进修、培训、调研及参加相关会议的机会。再次，进行全馆工作人员档案管理业务培训和再教育学习，在各业务部门分设独立、兼职档案管理工作人员，负责及时提交本部门归档材料。通过这三级管理体系来保证档案管理工作顺利开展。
2.3从方便检索利用的角度细分档案管理工作编目
结合高校图书馆自身业务部门开展工作，细致划分档案管理材料编目，应对不同学科专业需求查询服务，提供全面、快捷、真实有效的信息。如高校各院系专业认证和评估中为该院（系）提供相关文献种类和数量，这就需要图书馆文献资源部工作人员依照本高校所设专业来确定此类档案材料编目，再将信息材料进行打印，将数据写入RFID标签导入数据库，方便信息检索及调用。每年及时更新新增文献资源档案材料，在相关院部需要时及时为其提供服务。
2.4提高高校图书馆数字化档案管理力度
高校图书馆开展数字化档案建设工作是时代发展的必然趋势，不仅可以提高相关图书档案的使用频率，也可以方便师生以更为快捷的方式进行查询，对保障高校师生的档案使用需求具有重要意义。高校图书馆管理人员在开展数字化档案建设的过程中必须明确数字化档案建设的意义，结合档案数据信息的管理需求和不同方式下的档案管理效果进行综合处理，选择最为优质的档案管理方式开展档案管理工作。高校相关部门也应当加强对高校图书馆建设工作的支持，在高校官网页面提供高校图书馆档案管理专栏等索引，将保密级别相对较低，可以公开的材料直接公布到官网上，既可以方便师生查询，也可以为外界人员了解学校提供必要的数据支持，对提高高校图书馆形象和高校形象具有重要意义。该方式也可以增加高校师生和相关人员对高校图书馆档案数据库的关注，明确高校图书馆档案索引步骤，对推动高校图书馆档案管理工作推广发展具有重要意义。
2.5注重档案管理二次开发利用建设
完善图书馆数字档案目录，使检索功能具有规范性、条理性和层次性。具体详细的目录制定更利于用户检索使用。结合高校和本馆实际状况建设周密的检索框架，把所有档案信息整合到强大的存储介质里，通过网络途径传播。图书馆档案管理在内部实行多级管理模式下，加之数字化建设，实现档案二次开发利用，彰显高校图书馆档案管理价值。
2.6加强档案管理安全防范机制措施
高校图书馆档案管理载体从传统纸质管理到电子化管理再到数字网络化转变，需有效规避信息安全风险问题，在当前大数据时代背景下安全防范措施不容忽视。档案管理安全防范机制建立可从两个方面着手：一是建立检索查询等级机制保证服务器安全措施，如在档案管理系统平台中，利用云存储技术把具有保密性强的档案用单独服务器存放于档案室，其他业务性档案则可托管在图书馆中心机房。二是为确保档案数据真实性，制定档案保密时效机制措施，有些保密性强的档案如党政文件、人事类文件等其他行政类具有保密性质的文档，在进行数字化处理时设置为自动按日志归档，停止使用修改和删除功能，避免人为因素造成毁损，确保做到档案数字化建设过程中不被人为篡改、泄露、毁损。
3结语
图书馆档案工作是学校档案工作密不可分的重要组成部分，也是图书馆推进现代化管理工作过程的重要环节。图书馆档案信息资料是非常有价值的信息资源，是对图书馆各项工作实践的真实记录，更是图书馆开展科学研究的基础资源。所以，高校图书馆要高度重视档案工作，增强档案意识，积极发挥档案在图书馆事业发展和建设中的重要作用。
参考文献：
[1]刘晓芳，刘乐坤.管理理念视角下创新高校图书馆档案管理模式探讨[J].办公室业务，2019（20）.
[2]周晚琴.大数据背景下高校图书馆档案管理与改革途径研究[J].中国管理信息化，2019，22（18）.