山东财经大学燕山学院 山东济南 250000
摘要：高校档案作为重要的文献资料，能够充分体现一个学校的发展历程。随着我国高校的不断发展，高校的规模也在不断的扩大，这给高校档案管理人员增加了工作量，每天需要整理的信息很多，多元化的信息技术无形中也给工作人员的管理工作带来了难度。在高校档案管理工作中使用大数据技术可以提高工作的效率，让管理人员不断提高自身素质，从而发挥档案的作用。
关键词：大数据；高校档案；管理创新
1大数据新时代背景下进行高校档案管理工作创新的迫切性
1.1高校档案的种类更为丰富，信息数量增长迅速
传统的档案纸质档案为主。在新时代背景下，档案管理的信息种类和范围更为丰富，除了传统的纸质档案外，还包括各类视频、音频、图片、网页等等。种类的丰富导致档案信息量出现了急剧的增长。而传统档案管理模式的工作效率难以满足新时代高校管理工作的要求，我们必须对高校档案管理模式和机制进行创新，才能适应高校发展步伐。
1.2高校档案管理工作的服务对象需求更加迫切
一是服务于高校发展的迫切需要。在高校发展过程中，产生了大量的有保存价值的音像、图片、文件和实物等原始档案信息，高效管理这些权威的档案信息，可以更好的为高校发展决策提供有力支持。二是在新时代背景下，师生对于档案的查询和利用需求大大增加和要求趋于个性化，这对高校档案管理工作的效率和水平均提出了更高的要求。因此，对高校档案管理模式进行创新就显得十分迫切。
2大数据时代下高校档案管理工作面临的挑战
2.1大量数据带来的储存问题
随着大数据时代的到来，高校档案的存储空间应该足够大，以满足高校档案管理的需要。在高校档案管理中，首先要认识到如何有效地保存大量的数据，特别是要分清每一份数据的来源，分类存放。在存储过程中，不是简单的保存，而是在这些文件数据之间建立一个对应的连接，方便以后的访问。
2.2传统档案管理的相关问题
随着大数据时代高校档案事业的发展，传统的高校档案管理已不能满足现代管理的需要。面对大量的数据，咨询工作需要大量的时间，因此有必要对这些数据进行有效的分类，为人们提供真正需要的数据。
2.3档案管理缺乏安全性
人们正处在信息时代，很多数据已经变得可视化和信息化，而文件本身又具有一定的保密性，如果想把它放到大数据平台上，就应该考虑安全问题。在高校档案管理中应用这一技术，需要建立一个数据安全体系，防止别有用心的人做一些违法的事情。在高校档案资料的整合中，有时会有一定的相关性。要从全局上保证档案的安全。
2.4档案管理人员缺乏信息技术技能
随着大数据时代的到来，对高校档案管理人员的要求也越来越高。我们要学会与时俱进地收集、分析和管理档案。然而，一些管理者具有传统管理者的专业技能和素质，对信息技术的认识还不够全面，从多方面不能适应大数据时代高校档案管理工作。
3大数据背景下高校档案管理模式创新路径
3.1加强顶层设计，完善管理体系
学校顶层设计发挥指导作用，首先，学校应提升档案信息管理理念，将档案信息化工作纳入学校信息化总体建设中，设立专项经费，并制定年度计划。其次，档案部门自身应建立一套全面的档案管理制度，制定部门信息化任务，并将岗位职责纳入考核范围。最后，档案管理人员根据任务有序地开展信息化工作，并逐步提升信息管理水平，形成一套完整的管理机制。
3.2树立全新的工作理念，改善工作模式
树立全新的工作理念，改进工作模式。
大数据技术已经运用到了档案管理领域中，管理人员在对档案进行存储过程中，开始不断扩大数据的采集范围，在收集学生信息时不再是一些基本的各科成绩、信息和证书等，还把学生的一些日常习惯爱好、心理评估等都收集到了档案中，通过多角度、多维度把学生档案精细化。每年都会有毕业生，这些档案会被装入到档案袋中，这时学生的信息系统就会处于空白的状态，有的管理人员就会出现管理散漫的情况，没有及时更新管理系统。为了避免这类情况的发生，应该改变工作模式形成日常维护的工作管理模式，及时更新学生的信息，比如学生日常的表现、每学期教师的评价等，要以学生为中心来建立档案信息化管理模式。有目标的采集数据，同步学生的各项数据。高校作为学生发展的一个重要阶段，应该给学生建立一个个性化的档案，便于导员及时了解学生的状况，采取不同的教学计划，结合档案的信息指导学生制定职业生涯规划。在大数据时代背景下，对高校档案管理工作的收集、分类、整理都有了新的要求，要想做好管理工作就需要对各个系统进行分析，针对不同的档案数据采取不同的方法。提高电子信息档案管理系统的性能，通过关键词的方式找到所需要的档案。管理人员在进行工作时，要充分认识到数据会遗失的问题，要及时对这些数据进行备份上传，便于后续人们的查找。
3.3专业培训，提升高校档案管理工作人员素质
在大数据新时代背景下，对高校档案管理人员素质提出了新的要求，提升数字档案管理能力显得尤为重要。建议从以下几个方面提升高校档案管理人员素质：一是针对从事高校档案管理的专职人员和各部门配合档案收集管理的兼职人员，分门别类制定专门的培训计划，提升他们的数字档案处理能力和管理水平，从而提高档案管理工作效率；二是适当引进掌握最新技术的各类专业人才，一方面是维护高校档案信息数据库的安全性，另一方面是提高高校档案信息的有效利用率，打造一支结构合理的高素质高校档案管理人员队伍。
3.6整合数据资源，服务教育教学
高校档案记录着学校的发展变迁，蕴含着宝贵的教育资源，高校档案部门应有效整合数据资源，服务学校的各方面发展。比如，高校的一切工作以立德树人为根本，档案部门作为职能机构，必须要树立立德树人理念，充分发挥档案的育人作用。这就需要档案部门积极整合育人数据资源，主动服务并参与学校思想政治工作。再如，历年来特色学科的专项档案数据资源，能充分反映该学科的发展优势，较好地服务教学。同样，校友数据库、教学名师数据库等都能较好地服务学校的教育教学工作。因此，整合数据资源十分必要。
3.7建立健全高校档案安全系统
网络具有两面性，方便人们沟通联系的同时也存在一定的安全问题，档案本身具有一定的机密性，所以在进行高校档案管理工作时要格外注意这一问题。建立健全高校档案安全系统，通过完善电子档案的方式，把文件进行归类管理，让管理人员可以更安全的使用。为了保证高校档案的安全，可以给管理人员授予权限，通过登录身份认证的方式来进行管理，对于一些机密性的档案可以通过加密技术提高档案的安全性，比如有关个人隐私的档案，获过哪些奖项、学习经历等，利用信息化手段进行保密处理。为了避免档案的丢失可以对档案进行集中备份。除了要做好上述工作之外，还要建立健全档案借阅制度，保证档案的借出和存入，防止档案管理工作出现漏洞，保证借阅人员可以严格遵守规章制度进行借阅分享。加强档案管理人员的素质，通过专业的服务来提高高校档案管理工作的安全性，发挥高校档案自身的价值。为了进一步保证高校档案的安全性，要定期对计算机的软件和硬件进行更新和管理，比如当发现设备在运行过程中出现问题时，要及时上报给技术人员。对于一些需要加密的软件，可以让管理人员通过设置权限的方式，对其进行实时的监管，保证档案的安全性。
结论
在现今，时代的脚步永不停歇，大数据时代是未来人类社会发展的方向。在新时代背景下，面对不计其数的高校档案管理材料，我们需要根据新时代特点，合理利用大数据和信息网络技术，对高校档案管理的工作模式和工作机制进行有益的探索和创新，强化高校档案资源管理能力，进一步优化资源，实现资源共享，从而有效的推动高校档案管理工作水平提升，为高校的深化改革和发展提供有力支撑。
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