山东财经大学燕山学院 山东济南 271100
摘要：对于一个学校而言，其档案管理工作是学校管理工作当中十分重要的一部分，也是对于该学校管理工作进行考核的一个重要标准。当今社会，档案对于一个人来说是至关重要的，一个人过往的学习经历、各项荣誉都在档案当中清清楚楚地记载着，因此高等学校在对于档案的保存及管理上要采取严格的标准。经查阅相关资料表明，对于档案的管理，许多学校都没有一个统一的标准，在对档案的管理方面仍存在着诸多问题，而信息技术的发展对于高等学校的档案管理工作来说既是一个机遇，又是一个挑战。
关键词：学校；档案管理；信息化建设；策略
1高等学校档案管理信息化建设必要性
1.1高等学校档案管理信息化是时代发展必要需求
十八大以来，党中央在以习近平为核心的基础上牢牢把握住了信息化发展的历史机遇，并出台了一系列的信息化改革政策，积极推动基础网络设施建设，加快信息化服务的普及。尤其是5G技术的布局，使得信息技术得到了巨大创新成就，在这种背景环境下，高等学校的信息化建设就显得尤为必要。所以，高等学校为了能够更好融入到信息化时代中，需要对相关文字档案、影像档案进行数字化管理，并予以规范和标准，通过存储、编码等方式将复杂繁多的纸质资料与影像资料进行数字化存档，能够更好地推动数字化校园的建设。
1.2高等学校档案管理信息化是学校长远发展的需要
高等学校的教育教学、学生管理、行政管理都与档案管理信息化有着密切联系，是学校长远发展的必要条件。首先，针对学校有限的空间资源，档案管理信息化是能将档案本身所占有的资源最大程度的缩小，从而使得档案管理所产生的成本大大降低；针对学生来讲，不管是在校生还是毕业生，都可以通过信息化档案管理来有效查找个人相关信息，不仅方便，而且非常快捷，学生通过学习资源、生活资源的下载与预览，能够更好地促进自我成长；针对教师而言，档案管理信息化能够帮助教师更多用有教学数据库资源，从而充分掌握发展轨迹，有利于教育工作的质量提升；针对管理者来说，可以通过档案管理信息化的参数对比来清晰了解学校在发展过程中的不足与缺陷，并及时进行弥补与改进，能够帮助学校更稳定的发展。
2当前形势下高等学校在档案管理工作中存在的问题
在很多学校的档案管理工作当中，并没有认识到档案管理的重要性，对于档案管理的重视程度不够高，在学校内部也没有专业的档案管理人员来进行档案管理，这就导致了档案管理的秩序混乱，没有形成一套成型的档案管理体系。进而导致很多学校对于档案的管理设备、场地等都没有配备齐全，管理的手段也十分落后，对于档案内部的相关材料也没有认真进行核对和检查，这样就有可能导致学生档案的丢失。
由于在很多高等学校当中对于档案管理的重视程度不够高，就导致了其对于档案管理方面的培训也存在欠缺。在很多高等学校内部，往往只有一名负责档案管理的专业人员，有些学校甚至没有专门负责档案管理的专职人员。由于学校没有对自己的档案管理工作人员进行专业的档案管理培训，这就导致档案管理人员的专业素养较低，档案管理水平不高，对于档案管理工作落实得不够到位。当前，在很多高等学校中都存在这样的现象：许多档案人员对于档案管理采用的方式仍然是过去老旧的办法，没有随着时代的改变更新自己的思维模式，这就导致在进行档案管理的过程当中没有很好地与时俱进，与当前的社会发展形式相结合。还有一个方面，就是在许多的高等学校当中，对于信息化的办公方式并没有进行普及，很多工作人员还采用落后的手工管理方式，这就导致了工作人员的工作量很大，工作效率也很低，这也是导致高等学校档案管理工作停滞不前的原因之一。有些学校可能具有推行信息化办公的意识，也购买了一些专业的设备，但是由于该学校的工作人员对于这些设备的使用方法较为生疏，也使信息化办公这一工作形式的普及受到了一定的制约。
3如何使高等学校档案的信息化管理更加规范
3.1加强信息化基础建设
在当前的信息技术飞速发展的状态下，学校档案管理工作的开展需要结合时代发展的步伐进行建设，且需要面对各种挑战和机会找准出发点，通过合理建设、科学建设、有效发展、认真规划的方法提升学校信息化档案管理工作的建设效率与质量。在这一背景下，学校的档案管理工作开展将迈上一个全新的台阶，且能够在未来的档案管理工作开展中为广大学生和教师提供有效的社会保障与社会服务效能。在此，相关工作人员需要不断地学习与强化自身的信息化操作技术与信息基础知识，将之与学校档案管理工作的开展紧密地联系在一起，通过协作的方式突出信息化背景下学习档案管理工作的效能和价值。
3.2善信息化管理制度
若想有效促进当前学校的档案管理工作开展进度与服务效能，务必要从信息化发展的模式中探索和分析当前学校档案管理工作开展的具体方法。同时需要结合国家给予的相关政策与制度对其进行有效的解读，以此为后续的学校档案管理工作开展进行信息化服务效能的建设。在这一背景下，需要学校构建符合现实依据以及学校档案管理工作发展背景的服务理体系与工作开展步骤，以此构建一个健全的网络应用系统，利用软件架构的研发为信息化背景下的学校档案管理工作开展提供有章可循的服务理念和建设制度。
3.3加大管理资金投入
档案管理信息化建设属于资金密集型工程，其软硬件设备、网络设备以及相关基础设备都需要花费大量资金，这就导致档案管理信息化建设过程成为了一个高投入过程，这种情况在前期尤为明显。所以，高等学校的领导层需要充分认识档案管理信息化建设的重要性，并给予高度的重视，将档案管理信息化建设所需要的资金投入纳入到学校的财政预算当中，并尽可能的将其常态化、制度化以及专项化，只有这样，才能够将传统的手工操作为主的工作现状进行转变，进而加快信息化档案管理的整体进程。
3.4规范档案管理标准
为了更好的提高档案管理信息化总体水平，档案信息化建设过程中，高等学校需要重视相关标准规范的制定与推行，同时需要研发有着统一规范与标准的管理应用软件。首先，需要对档案管理标准进行规定、规划、规范，通过统一的标准来促使电子数据整理、使用、转发、保存的有序化，从而减少重复建设、各自为政的情况。其次，需要对系统软硬件设施技术标准进行规范。比如，文件数据、档案数据的压缩，数据的交换、加密等。除此之外，还需要规范档案管理工作规章制度，使其有章可循。
结论
综上所述，将信息化服务理念应用于学校档案管理工作系统中能够有效提升学校档案管理工作开展的进度，且可以确保对不同档案的修缮以及维护的效率。同时能够有效提升学校的整体管理体系的发展与建设，而且可以进一步促进学校的内管管理与监督体系的构建和发展。由此可见，通过建设和发展学校档案管理系统，健全档案管理工作，不仅可以带动学校的教育教学事业整体发展，且可以推动学校的信息化建设能力不断提升。
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作者简介：
孟庆宇（1994-6月份），男，汉族，山东 济南，教学秘书，本科学士，研究方向：动画设计。