湖北省生态环境厅孝感生态环境监测中心 湖北孝感 432000
摘要：随着科学技术的发展，我国的信息技术有了很大进展，数字化管理已成为当前大多数事业单位档案信息管理工作的重心。文章分析并指出了传统档案管理的不足，提出档案数字化管理是未来档案工作必然的发展方向。通过对数字技术在事业单位档案管理中发挥的作用和意义的解读，提出有益于档案数字化管理工作进一步发展的策略。
关键词：事业单位；档案；数字化；管理
引言
在电子信息技术和网络技术不断发展的今天，档案数字化管理模式在事业单位的档案管理事务中得到广泛的使用。但是因为各种原因的影响，事业单位的档案数字化管理会存在一定的问题，这就需要合理分析，找准有效途径，最终帮助事业单位更好地开展档案数字化管理。
1数字化技术概述
在计算机技术的全面应用下，衍生出数字化技术，其应用领域广泛，具有针对性的优势，主要体现为虚拟化的载体。针对复杂的信息数据，利用数字化技术进行加工和传输，其存储信息的载体为虚拟化的载体，便于数据的容纳和查阅。虚拟化成为了数字化技术的重要特点。数字化技术还具有信息处理快的优势，在日常使用过程中，面对大量的综合性数据，其传递和分析能力较强。计算机高效处理性明显，数字化技术应用下，处理速率提高，满足了事业单位档案管理信息化要求。
2事业单位档案数字化管理的现状
2.1工作标准缺乏科学有效性
当前虽然越来越多的事业单位都认识到了数字化档案体系建设工作的重要性，但是并没有认真、仔细且全面地分析和研究事业单位数字化档案管理发展的程度以及数字化档案管理应该达到的目标。再加上事业单位没有制定出明确的数字化档案管理标准，造成事业单位数字化档案管理在编号、归档等各个环节都出现问题。
2.2传统档案管理不便于统一管理
完善的管理体系能够为档案管理提供必要的保障，而传统的档案管理方式很难让各个部门间实现有效沟通和配合，容易造成重要档案资料重复管理以及档案资料利用率较低等情况，这必然会导致事业单位档案管理稳定性较差，档案信息保密存在漏洞，人员开展档案工作不规范不严谨，难以对有较高价值的档案资料进行有效收集和保存。
2.3信息化建设不足
目前事业单位档案管理工作还存在信息化建设不足的问题。设备相对落后，对档案资料库建设投入不足。基础设施无法满足现代化需求，设备未及时更新。随着科学的进步，数字化技术的全面应用，传统的档案管理方式不能实现信息化处理，导致事业单位档案管理工作无法满足网络化发展。受信息化建设不足影响，档案管理工作效率下降，质量降低。传统的档案管理工作以人力为主，进行资料数据的筛选，工作任务重，复杂的数据信息容易造成纰漏。
2.4档案数字化管理人员综合素质有待提高
由于专业人才是支撑数字化档案管理工作开展的基础，事业单位应该严格地按照数字化档案管理工作的要求，加大管理人员专业素质培养的力度，建立一支高素质的数字化档案管理队伍，才能满足数字化档案管理工作的要求。然而就目前而言，由于事业单位受到机构编制等外部因素的影响，很多事业单位在大力推动档案数字化管理工作的过程中，都出现了管理人员更新严重滞后、档案管理人员专业技能较低等问题，这些问题已经对我国事业单位数字化档案管理工作的开展产生了严重的影响。
3如何开展档案数字化管理工作
3.1建立健全档案数字化管理制度
事业单位在开展档案数字化管理工作时，必须根据单位自身发展的实际情况，充分发挥信息化技术的优势，建立完善的档案数字化管理制度，才能真正做到与事业单位档案管理工作与时俱进。严格地按照档案收集、整理、归档以及录入等各个环节操作规范的要求，做好档案管理的统一管理和把关工作，确保档案管理工作的有序开展。在调阅档案时应该根据相关制度的规范和要求，降低档案信息泄漏、遗失等问题发生的几率。事业单位在制定数字化档案管理制度时，必须严格地按照事业单位发展的要求，制定科学合理的档案管理制度，才能促进自身档案管理水平的不断提高。另外，事业单位应该加强文件集成档案一体化建设工作的力度，将信息资源安全作为档案数字化管理工作开展的基础，充分发挥软件和硬件的功效，提高档案管理工作的效率。
3.2对档案信息资源实行专题分类管理
档案数字化管理不仅仅是对档案的数字化加工和存储，而更多的是对信息资源的再开发再利用。传统档案资料原件的唯一性导致它只能在一个地方进行保存和使用，而档案数字化管理彻底改变了这种情况。数字化后的档案可以被复制成多份，能够根据档案的管理需要保存在不同的地方。如一些事业单位在进行某个专项任务时，可以根据实际需要将涉及该方面的所有档案数据资源复制到一个专题库中，从而便于信息的使用和掌握。
3.3实现档案的数字化管理
运用数字化技术实现档案的数字化管理。更新原有的处理设备，完善基础设施建设，为数字化技术应用下的档案管理工作提供硬件保障。传统的档案管理工作效率较低，运用数字化技术后，能够实现资源共享，有效地提高管理水平。基于数字化技术构建档案管理系统，做好档案数据收集和整合工作，做好资料检索、编目等相关工作，突出档案管理的工作价值。运用云计算技术，根据用户的指令，搜索出相关的信息资料，满足档案管理工作的日常需求。基于数字化技术的虚拟性特点，搭建云计算平台，实现信息的及时更新，并且做到快速传播。利用数字化技术，对照片、视频等电子档案文件进行收集和整理。还可以采用专业的设备，将传统的纸质档案文件转化为电子文件。电子文件的归档和整理，有效地降低了人力和物力的使用，对扫描仪的规范操作，做好信息索引，监督扫描全过程，达到档案管理要求。在进行档案检索和查询过程中，运用数字化技术，确定资料的摆放位置，便于后续查找。数字化技术在档案管理工作中的运用，打破了时间和空间的限制，大大提高了管理效率。
3.4增强人才培养力度
无论是哪一个领域，或者某一项工作，人才都是重要的资源，同样，档案数字化建设也需要人才的支撑，并且还需要一定数量和质量的人才作为基础。身为档案管理人员，不仅需要详细了解本职工作，同时还需要具有较高的计算机技术水平，能够灵活使用计算机来开展对应的业务活动。作为事业单位，需要加大对于人才的培育力度，向相关工作人员传授档案数字化建设以及管理先进知识和技术，能够出色完成岗位工作，以此来推动档案信息化管理的有效实施。同时，事业单位还应该注重档案管理人员职业道德方面的教育，努力提升其道德水平，持续增强奉献精神，这样才可以让工作人员凭借积极的心态、饱满的热情，投入到实践工作中去，以此来迎接各项挑战，能够心甘情愿、踏踏实实做好档案的归档、利用、保管等相应的工作，为事业单位的可持续发展贡献自己的力量。
结语
作为人类活动最重要的记载，档案存在的意义非凡，能够向后人展示历史事件发生的经过，了解前人的思想文化，对于人类社会的传承和发展起到至关重要的作用。在信息技术快速发展的时代背景下，社会的各个领域都在进行信息化改造，由此档案的管理进入一个全新的发展时期，也为未来大数据技术的应用打下了坚实基础，是一件利国利民的重要工作。
参考文献：
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