山东财经大学燕山学院 山东济南 271100
摘要：高校档案管理工作是大量数据文件储存的重要工作。在高校档案管理工作中计算机网络技术的应用将能够带来新的发展模式,以便捷、高效、高质量为依托推动校园档案管理工作的总体进程。档案管理人员需要在计算机设备、软件应用的过程中真正提升个人能力和素质,确保能够第一时间解决高校档案管理工作,真正为校园工作的推动和展开提供强有力的帮助。推进高校档案管理信息化发展可以为高校各项事务的发展起到推动作用,从而让计算机网络技术在校园档案管理工作纵深应用,全方位为校园展开服务。
关键词：计算机；网络技术；高校；档案管理；应用
1高校档案管理工作现状
一是档案信息管理观念落后。高校档案管理部门从职能上分属于服务部门,处于边缘管理地位,这导致档案工作往往缺乏主动性服务,依旧沿用原有的管理模式开展工作,工作效率低下。然而,面对日益便捷的办公系统以及档案利用者的需求,档案部门必须与时俱进,积极转变信息管理理念,充分利用信息化技术提升管理水平。二是档案管理人员信息化水平不高。据统计,高校档案管理人员很大一部分为非档案专业,工作基本上依赖于日常工作经验的积累。由于档案信息化管理属于新兴领域,很多高校才开始发展档案信息化管理,档案管理人员缺乏信息素养。因此要督促档案管理人员提高工作责任心,认真学习信息化技术,熟练相关操作系统,提高信息化水平。三是档案数据资源缺乏科学管理。智慧校园背景下,档案信息化建设是档案工作中的重点部分,然而大部分高校在这方面处于薄弱阶段。比如,在电子档案接收过程中,很多高校档案部门按“应收尽收”的原则接收档案,由于高校档案数据的多源异构特点,导致了下一阶段分类归档的加重,缺乏源头管理。此外,归档过程中一切要以档案利用为宗旨。很多高校档案部门忽视了特色数据库的建设,如目前高校正奋力进行“双一流”“双高”的建设,需要特色学科数据库的有力支撑,这也反映了档案数据的重要性。因此,数据管理的不科学,从根本上影响了档案的利用,档案数据治理势在必行。
2造成信息化档案录入工作推动困难的原因
2.1校园档案室资金投入有限
从现阶段信息化档案录入工作情况来看，造成工作困难的原因中校园档案室投入资金受到限制占据主要因素。一方面因为计算机网络技术应用档案管理工作中需要专业的设备进行信息资料的录入。尤其是一些校园老档案、老文件,纸张已经破损,需要借助高拍仪等扫描仪等具体的设备进行录入。在录入的过程中要搭载系统软件进行类别的划分,以便于档案录入后抽调查找。但是这一部分费用的花费总体来看比较高,一方面因为档案信息储存归档软件的费用较为昂贵,另外一方面则是因为高拍仪等相关设备的采买没有规划到校园具体花销中。档案室的设备申请资金一直没有落实。
2.2信息化档案录入未被重视
从目前发展情况来看虽然信息化档案录入工作已经开展,但是将校园老档案进行归档信息录入的工作没有被足够重视起来。这些老档案其实是学校发展的宝贵资料。随着时间的推移,如果没有进行信息化储存,一旦档案室进行搬迁或者是遇到受潮、火灾等问题,这些宝贵的资料就会从学校历史中“删除”。但是,从现阶段来看信息化档案录入工作没有被高校足够重视起来。
2.3高校档案室管理情况欠佳
高校档案室管理工作存在疏漏,一般档案室管理人员只有2-3人,在整体工作规划上其实并未形成完成的模式。所以,在档案室管理方面存在工作无法相互替补的形式,尽管同一份档案能够及时地归档,但是在工作交接落实方面协调的不够好。加上高校档案录入采用手动和信息化录入两种情况,一些工作的交叉和重叠让具体的档案室工作更加烦琐复杂。
3高校档案管理信息化应用策略
3.1提升档案管理人员信息化素质
在新时期的高校档案管理工作中,档案管理人员是整个档案管理工作的参与者,其专业素质与实际的档案管理工作水平有着直接的联系。因而只有不断提高档案管理人员的专业素质,才能够确保档案管理工作处于较高的水平。因此,高校应当不断完善档案管理人员培训机制,并对档案管理人员展开信息技术方面的综合培训,注重于拓宽信息技术认知,引导其形成全新的档案管理理念,通过采用信息化管理方法完成档案管理工作。高校也应当加强对档案管理信息化的重视,使档案管理人员能够重新审视档案管理信息化建设对高校发展的重要作用,从而积极主动地参与到其中,全面推动高校档案管理的信息化发展。
3.2完善档案管理机制,优化档案管理流程
为了提高高校档案管理工作信息化水平,应当逐步健全基础的档案管理机制,不断优化档案管理信息化管理流程,确保所有的工作流程规范而合理,能够为高校档案信息化管理工作的开展形成基础的制度依据。同时,高校档案管理人员应建立明确的绩效考核制度,加强对档案管理人员的日常监督与管理。如果档案管理人员在实际的工作中出现了各种失误,有必要进行批评教育,对优秀的档案管理人员则可以提供一些奖励,从而不断激发档案管理人员的工作热情,提升档案管理效率。
3.3建立健全高校档案安全系统
网络具有两面性,方便人们沟通联系的同时也存在一定的安全问题,档案本身具有一定的机密性,所以在进行高校档案管理工作时要格外注意这一问题。建立健全高校档案安全系统,通过完善电子档案的方式,把文件进行归类管理,让管理人员可以更安全的使用。为了保证高校档案的安全,可以给管理人员授予权限,通过登录身份认证的方式来进行管理,对于一些机密性的档案可以通过加密技术提高档案的安全性,比如有关个人隐私的档案,获过哪些奖项、学习经历等,利用信息化手段进行保密处理。为了避免档案的丢失可以对档案进行集中备份。除了要做好上述工作之外,还要建立健全档案借阅制度,保证档案的借出和存入,防止档案管理工作出现漏洞,保证借阅人员可以严格遵守规章制度进行借阅分享。加强档案管理人员的素质,通过专业的服务来提高高校档案管理工作的安全性,发挥高校档案自身的价值。为了进一步保证高校档案的安全性,要定期对计算机的软件和硬件进行更新和管理,比如当发现设备在运行过程中出现问题时,要及时上报给技术人员。对于一些需要加密的软件,可以让管理人员通过设置权限的方式,对其进行实时的监管,保证档案的安全性。
3.4完善档案管理体系
高校档案管理工作需要形成完成的体系。在权利和责任的划分上需要更加明确,尤其是在档案提档、抽调和借阅方面需要根据文件的重要程度进行严格的划分,对于一些重要、珍贵的资料只能再档案室进行查阅,档案室需要开设除了档案管理人员以外的办公电脑,以便于借阅人员能够拷贝资料。在档案管理体系完善进程中需要以线上与线下联合对接的形式来完善档案管理工作。也就是说档案室管理人员需要建立独立的工作群,针对来往工作进行群内交接,一目了然,这么做也是推进信息化档案管理的重要步骤,能够随时随地地交接工作,处理档案室业务,以便于档案管理工作能够全方位为校园师生进行服务。
结论
总而言之,在新时期的高校档案管理工作中,如果继续采用传统的纸质档案管理模式,不仅很难发挥档案管理的作用,而且不利于推动档案管理的创新发展。为此,高校应积极加强对信息化档案管理的科学建设,结合信息技术发展对高校档案管理带来的改变,不断提高档案管理水平,优化档案管理方式,健全基础的信息化档案管理制度,进而降低档案管理人员的日常工作压力,提高档案管理的安全性与实效性。
参考文献：
[1]张悦.论高校档案管理中电子信息技术的应用[J].电子元器件与信息技术,2020(7).
[2]陈曦.试析我国高校档案管理的三个发展阶段[J].黑龙江档案,2019(1).