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摘要：现阶段随着时代的发展，信息化技术在各行各业的广泛普及，现代社会对文书档案收集与管理的要求也随之变严，有效推进办公室文书档案管理工作的改革和发展成为当下文书档案工作面临的重要问题。
关键词：办公室文件；规范化；管理
引言
信息时代下，企业及政府部门的办公室档案管理工作出现了显著的变化，办公室工作人员在获取信息时灵活准确。传统办公室档案管理方式缺乏信息技术支撑且方法不够科学合理，致使管理成本提升管理过程变得繁琐复杂，无法使办公室档案管理工作效率得以提升。只有找出传统档案管理过程中存在的不足之处，将信息技术应用在档案管理工作过程中，取其精华去其糟粕创新档案管理方式，才能够对我国办公室档案管理工作水平的提升起到促进作用。
1办公室档案工作的特点
①整体性。文书档案工作涉及方面众多，是对单位的各项行政管理、科技、设备、账单、合同等详细又整体性的记录，反映的内容要真实准确。对文书档案的保存方式也有很多，例如纸质文件、录像、照片、音频、电子文书等等，这要求管理人员要对各项文书内容有整体性的规划和管理，使得文书档案种类繁多但归类有序。②保密性。由于文书档案汇集了企业或单位的重要资料，这些资料存在保密性。例如，一些档案中存放了公司的重要合同，或者重要仪器的管理名册，涉及企业发展的机密等内容，则需要保证文件的安全性和保密性。又如，一些医院的相关档案，种类繁多，需要记录得全面而清晰，常常涉及患者的隐私，档案管理工作更加需要保密性。
2办公室文件规范化管理
2.1提升办公室文书档案管理人员的工作意识
企业的高层领导者要加强对文书档案归纳整理工作的重视程度，在企业内部加强宣传，提升员工的工作意识。通过积极的宣传，使得企业员工对档案管理的意义有更加深刻的认识，了解档案管理的工作性质，档案管理人员的工作更加科学，非档案管理人员使用文书资料时更加规范，尽量不给相关工作者添麻烦。适当的宣传让企业的其他员工了解档案管理工作的重要性，进一步提升档案管理人员的工作积极性。
2.2机要管理
机要管理是军工单位办公室的特色业务，主要负责单位机要文书收发、公文的流转、密码设备、机要视频会议管理等工作。军工单位机要文书的收发数量大、类型多、涉及的国家秘密范围广、密级程度高、文件传阅和借阅频繁。军工单位对于机要管理要求专人专岗、建立机要文件登记制度，机要文件的所有流转环节需要签字备查。但是机要文件的管理通常自成体系，普遍采用纸质登记的方式进行流转管理。由于缺少信息化管理手段，机要文件在收发、借阅、销毁等流转环节缺乏有效可行的监控和审计手段，难以定期对机要文件进行核对清点，容易形成机要文件账物不符、信息知悉范围扩大的风险。同时机要视频会议的管理也容易出现以下隐患：一是会议主办部门未根据会议内容将参会人员限定在最小范围，扩大了会议内容的知悉范围。二是未严格执行会议的安全保密管理要求，未将手机等通信设备存放在会议室外，没有开启无线通信干扰设备等。三是会议文件管控不严，会议结束后未及时回收会议资料，导致参会人员将会议文件带离。这些隐患都可能会引发机要视频会议管理的安全保密风险。
2.3档案管理工作人员的创新
信息化办公室档案管理工作的开展需要具有专业素养的工作人员作为基础。在实际工作过程中，工作人员的创新能力和专业素养作为决定办公室档案管理工作开展质量的主观因素。首先，办公室档案管理人员质量的主观因素。
第一，办公室档案管理人员作为工作主体，其个人素养会对档案管理工作质量产生直接的影响。因此，在对档案进行管理时，第一步便是对工作人员进行创新，档案管理工作者的创新应该是由内至外的，对档案管理工作人员进行创新，便是从根本上对档案管理工作进行创新。负责对档案进行管理的工作人员应具备极强的专业素养。因此，应对档案管理工作者进行专业培训，档案管理工作者不光要具备熟练的专业技能。除此之外，还要掌握一些图书管理、管理学等其他专业的知识。在当前时代，档案管理需要以电子信息管理系统为依据。这样一来，要求档案管理工作人员对计算机进行熟练操作，在招收档案管理工作人员时，应提升计算机操作的检验标准，并在人员招聘成功之后，要对其进行计算机操作培训，使其适应日后信息管理工作。企业应积极引进新型人才，例如，刚毕业的学生应对其进行实践训练，将理性知识转化为实践能力，从而为办公室档案管理工作的开展提供新鲜血液。第二，办公室档案管理工作的理念应该进行创新，档案管理工作人员应改变自身工作思维，自主学习计算机等新型档案管理方式，自主找寻档案管理有效模式。档案管理工作人员不光要具备专业素养，还要提升软实力，在对办公室档案进行管理时，管理策略应与时俱进。只有这样，才能够使工作效率得以提升。因此，企业应对办公室档案管理工作人员的管理策略进行创新，带领其学习全新的理念，将新型管理模式引入其中。
2.4提高事业单位办公室文件管理人员的素质
首先，事业单位办公室文件管理不是一个简单的工作，并且专业性很强，所以要安排足够的工作人员来一起合作。事业单位办公室文件管理是一项涉及内容众多、花费时间较大、内容比较繁琐的工作，所以要安排足够的人员并且明确每一个工作人员的职责。其次，提高事业单位办公室文件管理人员的个人素质和工作能力。事业单位办公室文件既有纸质文件也有电子文件，可以将这两方面分工明确，把任务交给不同的工作人员，并且一般来说，纸质文件的保存更应当妥善一些，避免损坏。这就要求工作人员的自身素质不断提高，适应事业单位办公室文件管理的工作要求。最后，还要增强事业单位办公室文件管理人员的工作责任心。如果事业单位办公室文件管理人员的责任心不强，没有做好本职的工作，那么就会对后续的工作产生影响，并且还会牵连到其他的部门，产生连环反应。所以一定要定期对事业单位办公室文件管理人员开展相关的教育知识培训，加强其责任心和工作意识。
2.5创新办公室文书档案收集与管理的工作模式
传统的文书档案管理工作方法已经不适合当前大部分企业发展的需要，很多档案收集工作被动，存在很多遗漏的现象。企业管理人员应对当前档案管理工作体系进行改革创新。加强档案管理人员与各个部门之间的联系，以便及时收集和整理需要归档的文书资料。同时，对以往的档案资料进行核查，找到缺失和遗漏的标记出来，尽可能弥补。定期对档案管理工作进行盘点，找出工作存在的漏洞，实时更新工作方案。办公室文书档案管理人员应将现代信息技术与档案管理工作相结合，利用计算机确保信息收集的完整性和准确性，从而增加档案管理工作的效率。
结语
社会形势在发生转变，想要使档案管理工作应跟随时代发展脚步，与时俱进，就应该将信息技术应用在日常工作过程中，使档案管理工作质量得以提升。办公室档案管理创新过程中，企业管理者要帮助档案管理工作人员树立正确的信息化管理观念，创建信息化管理模式，不断向科学化标准化方向发展。此外，还应该借鉴并引进有效的管理模式，为档案管理工作的正常开展提供支持。这样一来，才能够将信息化档案管理的价值全面体现出来，并为企业经济效益的提升及持续性发展提供保障。
参考文献：
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