侯楠
东明县卫生健康局医养结合服务中心 山东菏泽 274500
摘要：在信息化的大背景下，各行各业正逐步走上正轨。在这种情况下，对档案管理的要求越来越严格，尤其是事业单位，不仅要加强档案数字化管理，而且要把它作为档案管理的重点工作来实施，档案管理的重要性不可小觑。基于此,本文以事业单位的档案管理为例,简要分析事业单位数字化档案管理的现状及其重要性,并针对其存在的问题提出有效解决策略。
关键词：档案管理; 数字化; 事业单位; 现状; 对策;
导言：在事业单位的经营发展过程中，往往要求加强档案的数字化管理，因为它关系到事业单位的整体管理水平，对事业单位未来的发展具有重要影响。而如何加强事业单位档案数字化管理十分关键，这就要求有关单位和档案管理人员提高对这方面的认识，并结合实际情况，针对存在的问题采取一些可靠的对策，从而真正实现档案信息的有效利用，为管理者提供一定的决策依据，在综合利用档案信息的同时，能更好地促进事业单位的健康发展。
1 数字化档案管理概述
传统的纸质档案全部转化为电子文档，电子文档存储在计算机中。利用计算机软件对文件进行分类整理，按要求将档案整理成所需的电子档案信息。转变和管理的过程就是数字档案管理。除了纸质文件，其他形式的文件信息可以转换成电子形式，如图片、文字、视频等信息，可以转换成二进制，并保存到计算机中。随着科技水平的不断提高，数字化档案管理取代传统档案管理是必然趋势。
2 事业单位数字化档案管理中的问题
2.1档案管理技术和设备不够先进
数字档案管理的核心是数字技术的应用。也就是说，数字化技术决定了档案数字化管理的质量和效果。就数字技术而言，目前的应用范围还不够广泛。许多事业单位在国内进行档案管理时，没有采用最新技术，这就导致了技术与档案管理的不匹配。另外，由于数字技术的应用需要一定的资金，机构资金有限，无法实现设备的更换，基础设施相对落后，不具备新技术应用的基本条件，进而对数字档案管理造成不利影响。
2.2检索效率有待提高
就目前事业单位档案管理的现状来看，大部分事业单位仍停留在手工检索模式，计算机检索处理还没有得到广泛应用，在一定程度上增加了检索工作量。造成档案管理效率低下，质量得不到保证。以人事档案信息为例，各机关、单位保存的信息存在较大差异，人工检索不仅给档案工作人员带来不必要的麻烦，而且造成档案管理效率低下。
2.3工作标准有待提高
随着社会发展水平的不断提高，人们逐渐认识到档案管理的重要性。然而，在信息技术发展趋势较好的前提下，如何将数字技术与档案管理有效结合，突出数字档案管理的优势，是现阶段事业单位关注的焦点。由于数字档案管理技术的应用还处于发展阶段，在制度制定和工作标准方面缺乏具体规定。也就是说，数字化档案管理缺乏明确的工作要求，规范化程度有待提高。在这种情况下，档案管理人员在工作过程中陷入被动局面，而改变这种被动局面的措施就是建立统一的数字化标准，促进档案信息的共享，提高其使用价值。
3如何开展档案数字化管理工作
3.1正确的数字化管理观念。
目前，档案管理的现实与数字化管理的要求还存在差距。为解决这一矛盾，档案管理工作者应充分认识到档案资源数字化建设的重要性，在整个管理工作中积极引进先进的信息技术和设备，不断提高人员的思想认识。由于档案数字化建设不是一朝一夕就能实现的，它涉及的内容很多，是一个系统的、长期的过程，也是档案工作者利用信息技术不断管理档案的过程。
3.2数字档案管理人才培养
掌握好数字技术，同时拥有一支高素质的档案管理专业人才，是搞好档案数字化管理的前提。
目前，事业单位在招聘人才时，要注意新进人员是否符合数字档案管理和技术发展的需要。同时，还要定期对在岗人员进行培训和内部沟通，及时学习和分享数字档案管理的新知识、新趋势。只有从技术水平和思想观念上满足数字化管理的需要，档案管理数字化才有进一步发展的可能。
3.3档案信息资源应按学科分类管理
档案资源的再利用和管理，不仅是档案资源的再利用和数字化处理。传统档案馆原始资料的独特性决定了它只能在一个地方保存和使用，档案数字化管理彻底改变了这一现状。数字化档案可以复制成多个副本，根据档案管理的需要，可以存放在不同的地方。比如，一些事业单位在开展专项工作时，可以根据实际需要，将这方面涉及的档案数据资源全部复制到专门的数据库中，方便信息的使用和掌握。
3.4完善档案安全管理制度
事业单位档案管理，要求组织文件和个人信息保密。信息一旦泄露，可能会给档案馆所有者带来一定的影响和伤害。因此，在具体的管理环节，合理有效的保障体系是不可或缺的。首先，不同的文件有不同的保密级别。同时，在实际使用中，应与其管理权限相匹配，以保证信息安全不受任何影响。其次，档案管理人员要有保密意识和安全意识，能够在需要时公开自己需要的具体信息。三是完善文件和系统的加密，并做好定期检查和维护，使隐患能够及时消除，确保档案信息本身的安全。
3.5增强人才培养力度。
无论是哪个领域或工作，人才都是重要的资源。同样，数字档案馆的建设也需要人才的支撑，也需要一定数量和素质的人才作为基础。作为一名档案管理员，不仅需要对自己的工作有详细了解，还需要具备较高的计算机技术水平，灵活运用计算机进行相应的业务活动。作为事业单位，要加强人才培养，向有关工作人员传授档案数字化建设和管理的先进知识和技术，能够很好地完成工作，促进档案信息化管理的有效实施。同时，事业单位还应重视档案人员的职业道德教育，努力提高档案人员的道德水平，不断增强他们的奉献精神。只有这样，工作人员才能以积极的态度和饱满的热情在实践中工作，才能迎接挑战，愿意做好档案的建档、使用和保管工作，为事业单位的可持续发展作出贡献。
3.6加强档案管理系统与办公系统的衔接
首先，为了保证事业单位数字档案管理系统能够为办公部门提供足够的功能辅助平台，在数字化管理系统建设过程中，需要提供数据查询、资源链接、档案管理等功能，通过数据窗口实现文件集成和档案保密等功能，使事业单位办公室能够继续处于稳定的数据传输和存储环境中，从而可以节省用户数量，增强数字档案资源和内容的可靠性和真实性。其次，为了更好地管理档案，在为档案提供共享平台的同时，档案管理者需要根据不同员工的部门和岗位，实行权限管理机制，保证档案的完整性和安全性，保证单位工作人员的正常使用，减少档案外泄的可能性。最后，机构需要建立专门的防火墙系统，并制定严格的数据连接管理机制，确保外部网络风险和内部病毒通道隔离，使档案馆处于一个更好的管理环境中。
结束语
档案作为人类活动最重要的记录，其存在意义重大。它可以向后人展示历史事件的过程，了解前人的思想文化，对人类社会的继承和发展起着至关重要的作用。在信息技术飞速发展的背景下，社会各个领域都在进行着信息化改造。因此，档案管理进入了一个新的发展时期，为未来大数据技术的应用奠定了坚实的基础。这是一项利国利民的重要工作。
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