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摘要：进入二十一世纪以来，社会高速发展，带动了我国科学技术的快速进步，大量即时通信软件也应运而生，电子文件的传播途径也多样化。与此同时，人们对版权意识以及知识产权意识也越来越注重，政府也出台了很多保护政策。
关键词：企业电子文件；安全保密；管理
引言
随着企业办公自动化建设的迅速发展，信息技术推进了现代企业科研技术的飞跃发展，企业科研开发、办公业务的载体和阅读方式发生了革命性变化，产生大量的电子文件，而且其数量急剧增长，通过计算机系统传输处理的电子文件，已逐渐成为企业科研开发、办公业务的主要处理方式。远程虚拟共享逐渐取代了实地翻阅，信息技术大大拓展，提高了企业办公效率，但也给企业国家秘密和商业秘密的安全带来诸多新情况、新问题。如何对这些企业的固有财富进行有效管理、长期保存和高效利用？这就需要我们针对电子文件的特点规律，采取行之有效的管理措施，确保电子文件的安全保密，才能最大限度发挥电子文件的使用效能，为企业高速发展提供有力保障。
1电子文件的概念
新版的《电子文件归档与电子档案管理规范》规定，电子文件是国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等信息化设备产生、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录，以数码形式存储于光盘、硬盘、优盘等数字化载体。
2单位电子文件的安全保密措施
新版《规范》明确要求电子档案的提供、管理和使用应遵守国家相关保密管理规定，加强对电子文件安全保障方面的规范性要求。本单位在这方面加大管理力度，应用数字化、网络化的信息技术加快自身信息化建设的步伐。
2.1强化监督检查
电子文件安全保密管理工作应坚持依法从严治理，采用技术手段对电子文件的起草、管理、使用、归档、存储、销毁等过程实施全面监管，确保各项规章制度的落实。各级领导实施定期保密检查，发现问题，及时改正，消除隐患。各级签订保密工作责任书，把执行电子文件保密工作责任制的情况纳入日常工作考核的内容中，严格遵循“业务工作谁主管，保密工作谁负责”的保密工作重要原则。例如，在构建完善的企业档案管理系统期间会用到数据存储技术、信息挖掘技术、数据安全管理技术、面向服务的架构技术以及信息检索技术和访问技术等，这些技术都是信息化档案管理系统的支撑技术。基于这一情况，相关的管理人员重点开发信息化管理技术。具体而言，首先，需要构建完善的信息交流机制，借助信息化技术构建信息化交流平台，并赋予相关管理人员相应的访问权限，让管理人员在访问档案信息时，依照自身的权限快速搜集自身所能够查阅的各项档案信息。其次，需要有效将安全管理系统应用到档案管理系统当中，强化对于各项档案信息的安全管理力度，并在此基础上对各项档案信息的电子文档进行备份处理，避免数据流失风险问题出现的概率，但是要将备份信息存储到独立的局域网系统当中，避免非法入侵问题出现。以此来有效实现企业档案管理现代化改革目标。
2.2人员专业水平提升
专业知识培训是人员专业培训中不可缺少的重要组成部分。对档案管理人员，应进行专业技术的更新和补充，学习新方法，掌握新技能；对档案使用人，应加强档案基础知识培训，熟悉档案的使用和保护；对于领导人员，除了熟悉档案专业技术知识外，还应掌握档案管理技能。企业要形成一套系统稳定的培训方案，加强对员工未来所需知识、技能及素质的培养，使企业能够在未来发展中保持竞争优势。
2.3明确电子文件管理需求以升级云服务的管理与技术方案
从当前梳理的电子文件管理在云环境中存在的安全与保密风险来看，主要问题在于云服务与电子文件管理需求不尽匹配，没能从电子文件的可信管理出发设定管理环境与功能。因而，在采用云服务的过程中，电子文件管理主体与云服务提供商应当共同明确电子文件管理在安全与保密方面的需求，依此设定所提供的云服务的管理功能、环节、流程、细节、责任人等，并由此提供相应的技术配置与具体方案。例如，云服务提供商为保证云中电子文件的安全与保密，档案机构（电子文件所有者）在获取云服务用于电子文件管理时，应加强对系统审计和控制权的管理，对云服务系统进行独立的审计，审计内容按照电子档案管理系统运维的要求进行，以确认不存在安全与保密方面的风险。
2.4远程信息支持
在档案管理期间，可以将不同的分支部门结合起来，例如企业的管理体系属于从上至下的体系结构，上下单位的档案资料应当保持互通性，此时如何做好档案的远程化支持非常重要，这也对安全管理提出了更高的要求。在远程支持的同时，可以通过网络化途径借助虚拟网络平台的建设，并实现数据资料的共享和信息数据的安全性传输。再例如，对于企业来说，部分骨干和公司高层的领导对于信息数据有着较高的共享要求，如果某一个高管在外出差，此时便可以借助虚拟专用网络的途径开展相应的会议，并实现对公司问题的讨论，借助召开远程会议的方式可以让虚拟专用网络等得以实现，并借助企业的局部网实现数据的共享，采取硬件的方式促使虚拟设备正常运行，并完成数据加密管理。另外，采取远程管理网络可以更好地提高档案管理的实践性价值，其主要是借助局域网的途径和远程员工相关联，并实现远程化的网络安全管理以及员工监督管理等工作目的。在具体技术应用方面，可以有效提高企业的运行工作效率，同时在技术应用中可以让企业以不同分支方式进行配合，并实现重要文件的网络化传输，这些问题的讨论都非常重要。在具体应用中，可以企业内部的信息数据作为核心，突出改善互联网防火墙的设置以及网络出口网关的管理，做好网络化客户端的管理，这样的方式可以更好地实现数据资源的共享，并杜绝数据不同地区无法沟通的问题。
2.5建立科学的安全保密管理制度
把日常电子文件的使用与安全保密措施相结合，从电子文件的产生、使用、传递、归档、销毁等方面都做出详细的规则制度。例如涉密电子文件和非涉密电子文件的邮件发送渠道就不同，邮件的密级和发送电子文件的密级要保持一致，涉密电子文件的发送要严格经过审批，密级不一致就无法发送，从源头避免扩大涉密电子文件的知悉范围。
2.6严格控制电子文件的传输流程
电子文件的传输除了同等密级的信息化设备之间进行邮件传递外，还可以通过光盘、U盘、移动硬盘等进行传递，传递的方式多样性和随机性给电子文件传输的安全保密带来隐患。加强网络传输流程控制，技术部门定期对网络传输设备进行检测，建立规范的操作程序，设立电子文件的传输建立日志，对不同密级电子文件采用不同的传输方式，严格掌控“电子文件从哪儿来，到哪儿去，使用人是谁”的安全保密原则。
结语
综上所述，企业档案信息安全管理工作刻不容缓，企业档案管理工作对互联网防御和其发展也具有相当大的意义。因此，互联网想要发展和创新，依赖于环境，环境的稳定性决定了互联网的发展速度，而计算机安全维护技术在此条件下的用处就显得十分重要。在此情况下，网络安全面临着很多因素的威胁，漏洞、病毒、黑客，这些都是网络安全所面对的不利的因素，这种不利因素影响十分大。由此，档案管理信息化系统的安全维护工作必须重视起来，把信息安全管理运用到每一处应该用到的地方，提高网络安全。
参考文献：
[1]陈玉玲.现代化管理手段和服务方式在国企档案管理中的应用[J].中国经贸，2016（21）：61.
[2]金颖楠.我国企业档案管理信息化服务存在问题和管理措施[J].中小企业管理与科技，2015（8）：61+62.