天津渤海职业技术学院
信息技术的快速发展给高职院校档案工作带来新的机遇和挑战，大数据时代的到来与其它信息技术相比更能彰显高职院校档案管理工作创新的需要，加强档案管理系统的建设对高职院校档案管理人员来说是当务之急。高职院校档案部门作为一个信息服务机构，其生存条件就在于数据库化的信息和网络化的服务。所以高职院校的档案部门要积极创造条件建设数字化档案馆，从而可以及时接收、归档网上的电子文件，实时采集学校及各基层教学科研单位的电子信息、电子文件，在工作过程中实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务利用网络化，以便最大限度地发挥档案的作用，为学校的改革发展服务，档案管理系统则成为其实现的主要平台。
档案管理系统通过引入云计算的方式来解决问题，如计算型云，存储型云，数据库型云，搜索云等。通过云计算的应用，使得大数据档案系统可以游刃有余地处理大数据量，大并发量的问题。大数据档案系统应更关注大数据档案领域本身的问题，而把公共基础类的功能交给云平台来完成。这样就有利于各项大数据信息的管理，大大提高了信息管理的工作效率，实现大数据信息传输的自动化、一体化、标准化、规范化及共享化管理。
一、档案管理系统优势：
档案管理系统是参照大数据档案信息系统（BDAIS）参考模型设计、基于J2EE平台开发的全 B/S 结构的电子化档案管理系统。系统通过强大的大数据分析引擎、大数据服务管理，实现大数据档案收集、利用，对大数据档案的收集、整理、移交、归档、统计和利用等进行全过程信息化管理。系统采用 B/S 结构和分级授权管理，可以满足不同地域档案的集中式或分布式规范化管理，并且通过系统提供的元数据策略及电子文件完整性校验策略，可确保电子文件的长期保存与利用。通过系统提供的多种检索途径，用户可快捷地进行档案信息查询。
1.大数字信息安全管理——通过权限控制、云数据备份、云数据恢复等提供了有效的信息分析管理安全保证，操作记录详细确保大数据信息和用户的使用安全。
2.系统操作简单——界面友好、简洁，设计人性化，查询、浏览、大数据报表十分方便快捷，系统利用在线数据报表展示技术，使繁琐报表工作简单化。
3.系统数据检索方便——集报表和数据信息管理于一体，建立大数据查询库，云平台检索功能，快速查找所需数据资料，也能检索多种类型的数据信息。
4.系统扩展灵活——采用 B/S 架构，具有高度灵活的系统扩展结构，提供多种自定义工具，预留系统接口，确保未来信息化持续发展。
二、档案管理系统应实现的功能
1.档案的收集：支持多全宗管理模式，提供属性新建、扫描新建、网页新建、批量新建等多种档案录入功能。应支持Excel表格导入形成案卷与卷内目录以及数字文件的根据题名、档号、件号等对应信息批量对应上传的功能，并提供电子案卷的可流程化处理功能，可实现分布式或集中式的档案整理需求。
2.档案的管理：可实现符合国家标准，且满足综合性档案的集中存储、集中应用，可对档案门类以及属性字段进行自定义创建，满足文书档案、会计档案等十大类档案资料的需求，并支持干部人事档案管理功能，全面管理单位涉及的所有档案门类。
拥有从档案的扫描、录入、整理、归档、利用、统计、编研、过期档案处的档案全生命周期管理体系与对应的管理功能，并对档案的出入库，包括原件与数字文件的借阅与归还的申请与登记功能，并可实时统计档案资料的利用情况、借用热度等数据。
3.档案的整理：支持符合国家标准的档案封面、背脊、目录、备考表等的套打功能，每次打印均可在不影响表格模板原格式的基础上套取打印模板并调整打印格式。
4.档案的安全：系统具有完善的安全机制，灵活的权限设置和多级管理方式。采用基于角色的安全控制方法和细粒度的权限控制，可针对用户进行功能授权、角色授权和管理范围授权。基于档案管理规范的安全控制策略，如密级、单位、门类、有效期、权限、内容等。用户只有通过身份、权限验证，才能使用与自己权限相对应的功能；文件在网络传输过程中是加密传输；对用户的登录和操作都有完整的日志记载。
5.档案的查询：支持关键词检索、全文检索、二次检索、类自然语言搜索以及组合条件搜索等多种检索方式，并且检索结果须根据工作职能与授权决定。
6.档案的统计：可对库存档案的综合情况实现可视化的直观展现，并可根据档案种类、档案保管期限、档案密级、数字档案不同维度进行数据统计，并且，在每一个档案管理分类的属性页面中，都带有自定义统计功能。
三、档案管理系统应满足的性能
1.数据精确度：系统是针对大数据信息管理，提供数据信息搜索，输入名称或关键字搜索，全文搜索仅限于 doc,xls,ppt,txt,pdf 等可获取文本内容的格式，搜索所有目录和文件的内容，按资料门类显示结果。数据报表生成，同步数据生成等。
2.时间特性：响应时间是在网络流畅的情况下，系统登录时间小于 3 秒（点击登录按钮到主界面打开可用），页面打开时间小于1秒，打开多条件自由组合筛选出结果小于3秒。
3.灵活性：系统可以对数据资料目录进行添加、编辑、删除、上传、下载、预览、评论留言、数据导入、搜索等操作。系统应灵活性高，主要体现在搜索信息上，根据不同的情况，不同的用户对象，不同的要求，能提供多种搜索方式。
但是目前大多高职院校的档案系统都没有实现对教学、人事、财务等部门的应用系统产生的电子文件通过网络实现收集归档。很多高职院校已经实现了大量库存档案的数字化，在保护档案、提高档案利用效率上前进了一大步，但很多都是使用独立的数字化系统实现的，并不能与现有档案管理系统有机结合，这给档案的检索利用有效管理带来了诸多限制。很多高职院校仍然在使用上一代甚至上两代的档案管理系统，相比信息化建设在其他方面的进步，档案信息化管理水平已经严重滞后和不足：维护的工作量和时间成本都比较较高；对于电子档案文件无法很好地进行管理；现有档案系统和其他应用系统间缺少有机联系，无法做到及时的信息共享；无法做到对电子原文进行全文检索。
面对现存的上述问题，档案管理系统应随着应用需求而不断改进更新。大数据时代的到来，对高职院校档案信息化管理是机遇，也是挑战，高职院校档案管理系统建设任重而道远。高职院校档案工作者必须进行理论上创新，学习利用大数据技术，转变档案管理思维方式，创新高校档案工作，建设好高校档案管理系统，真正实现高校档案管理活动服务于社会实践的最终目的。
注：本论文用于天津渤海职业技术学院“十四五”规划调研课题-学院档案资源配置状况研究，项目编号：D202009