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摘要：在信息时代下，各个行业逐步开始推广应用电子技术，并广泛兴起了自动化办公。伴随时代的变迁，文书档案日常的管理工作也发挥着更加重要的作用。而面临自动化办公的环境，也应及时创新、改革管理文书档案的模式，不断提高管理的整体质量水平。基于此，本文从文书档案出发，探讨了办公自动化的整体优点，并针对其中的问题，提出了有效的应用措施，仅供参考。
关键词：办公自动化；信息化管理；文书档案
在新世纪下，办公自动化也大幅推动了文书档案行业的发展。既进一步提升了管理文书档案的整体效率及质量，又促进人们充分共享文件档案信息，并展开交流合作，还加快了文件传输的整体速度、增强了档案安全度。但是，同时也表现出一定的弊端，在某种程度上影响到文件的保密性，令档案面临一定的风险，所以迫切需要优化办公自动化。
一、文书档案自动化办公的整体优点
1、更便捷地分享信息
在以前其他人员向档案管理员借阅文书时，一般需要争得领导同意才能借阅。这常常会影响到信息分享，而推行办公自动化后，单位员工便都可以很便捷地自由查询各种文书档案，及时了解单位内部的工作模式和基础内容，充分明确自己的岗位职责，更好地分享信息，进而更高效地服务于事业单位。
2、更方便地存储
针对纸质文件，保存起来往往有一定的困难度，甚至毁坏、磨损、丢失文书档案，而引起不可挽回的巨大损失。其中的保密性文书档案遗失后，甚至会酿成更严重的后果。通过自动化办公，与纸质文件相比，将会更方便储存文书档案，而且还不会占用到空间。作为文书管理员，也不必担心会毁坏、磨损、丢失档案等，进而便可以很好地管理文书档案，进一步提升管理效率。
3、提升管理效率
在办公自动化推行前，文书管理员常常需要进行大量的整理、分类，分门别类地、储存、归档档案，以方便以后的查询。当其他人员申请借阅后，常常需要大量翻阅各种文书，才能找出需要的文书档案。既大量耗费人力物力，又降低了管理效率。而通过自动化办公，便可帮助管理人员省去整理或借阅中，要做的大量工作，只需直接借助一定的办公软件或应用器件，便可以高效率归档或查询，以促进文书管理员大幅提升管理效率。
二、自动化办公常见的应用问题
1、信息化水平偏低
在档案管理中，尽管有推行自动化办公，但是信息化水平却普遍偏低。在网络时代下，各个行业均有加强信息化发展。而伴随网络新设备的日益发达，档案管理行业也在不断引入新的设备、技术。但国内许多档案管理员却不够认知信息化发展。尤其是面对复杂、量多的档案资料，一旦缺失必要的资金投入，就难以全面推行信息化，是指影响到自动化建设，而影响到档案管理方面的有效性，难以很好地服务于客户。
2、储存方法不当
在应用电子档案中，一旦操作错误，便会引起很不好的后果。而档案资源一般都会共享、也相当开放，所以自动化储存方法也不尽一样。针对不一样的转换模式，如果存储方法不当，在外部的影响下，就会令档案信息陷入不安全状态。此外，在某些网络上，还存在病毒、存储故障等，而危及到档案的安全性。同时，很多电子档案相当重要，尤其需要科学地存储，有效规避管理风险。
3、保密性不够强
针对电子文书而言，往往具有易变、约束形式不固定，就极易被篡改。同时，即便档案有被改也很难发现，也可控制到毫无痕迹的程度，所以保密性不够强。与传统的纸质文书相比，电子文书没有特别的字迹，也不存在签字、印章等类型的印记，以至于人们难以判别有没有被更改。尤其是本就属于保密性的文件，存在更严重的保密性问题。
4、档案管理员的整体素质有待提升
在办公自动化的环境下，传统管理文书档案工作人员现已很难达到日益提高的要求。同时，在管理当前文书档案的人员中，很多都不是档案专职人员，基本上缺乏专业的管理技能。甚至还不甚了解档案管理中涉及的专业知识，以至于还是沿用纸张文件方面的管理方式，又或仅通晓计算机基础知识或传统数据技术。在管理文书档案时，推行办公自动化后，根本就无法胜任这项工作，急需进一步帮助管理员提升整体水平。
三、管理文书档案中有效应用办公自动化的措施
1、提高信息化水平
针对管理文书档案工作而言，信息化水平属于办公自动化得以实现的关键性措施。唯有综合运用了智能化、信息化、自动化的专业技术，方才可提供给办公自动化必要的条件，并以此来大幅提升管理档案方面的效率及信息化水平。一方面，应创建合理的信息系统，大力完善工作流程，并借助自动化技术，来理顺、录下、保管、调阅资料等，并以此来大幅提升管理的效率及质量。另一方面，通过投入更多的资金、引入一定的设备，如扫描仪、计算机等，来适当缩减管理内容，节约更多的工作时间及精力，来进一步创新档案工作，促进办公自动化的进步。同时，还应注意规范管理档案的流程，尤其应在引入办公自动化中，基于一定的流程，来规范编排、调阅资料，分类保管档案，以增强工作的严谨准确性。
2、科学地存储电子档
在管理档案中，有关部门应高度重视科学的存储工作，并做好日常的检查、维护、更新等方面的工作。通过任命必要的专管人员，针对文书档案，经过一定的存储时间后，就应及时更新、备份，进而增强存储的安全性。此外，还应分开办公自动化结构系统和档案内外网。同时，还应设置必要的防火墙，来保护存储下来的档案，无间断地过滤进出数据。针对不相关的访问，注意及时阻止。同时，还应借助防火墙，统一记录、检测存储信息，及时发出安全警告等。
3、增强管理的保密性
为了增强电子档案日常管理的保密性，便可以考虑以下方法：第一，通过缩微技术模糊掉字迹，利用电子文件图像格式取代存在手写印记或盖印文书档案，以防恶意篡改，维持文件内容的原始性及原来面貌。第二，利用电子方式缩减存储文档的空间，达到长期保管文档的目的。第三，借助专业化的软件，来保密处理保密性文件。第四，通过验证、备份等，避免文件失真或丢失档案，并利用缩微品来留置永久性文件，以增强档案保密性。
4、帮助管理员提高整体素质
一方面，及时改变以前落后的办公自动化基础硬件设施，以有效推进办公自动化。针对现代化的高尖型硬件，应增大必要的投入。此外，还应帮助管理人员进一步熟练掌握操作设备的方法。另一方面，定期组织管理员展开知识培训教育，多多鼓励他们自主学习，及时奖励积极向上工作的管理人员，进而调动他们学习新知新技的积极性与热情，进而帮助他们提高整体素质水平。同时，还应增进地区间的合作交流，定期联合有关单位一起组织档案管理行业交流会，及时吸取成功经验，进而进一步完善档案管理方面的工作。
四、结语
总之，在信息时代下，针对管理文书档案的工作，通过应用办公自动化，起到了越来越重要的作用。所以，应强化档案管理中的自动化应用，增强管理员的信息化意识，积极借助电子技术，增强管理的安全性与保密性，不断丰富管理手段，进一步提高管理效率，从而加快档案事业前进的脚步。
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