东莞市塘厦镇规划管理所 广东东莞 523000
摘要：当前处于信息时代，科学技术日新月异，这为档案管理工作的升级换代提供了条件。但是信息数量的激增，无形中提升了档案管理的难度。当前档案管理工作还存在诸多不足，不利于事业单位的良性发展，要想顺应时代发展就需要做出改变。本文对当前档案管理状况进行分析，提出几点优化建议，旨在提升档案管理水平。
关键词：档案管理；事业单位；优化建议
前言
伴随社会的进步，我国各领域得到了发展契机，其中包括档案管理。在科技的助推下，档案管理向信息化、数字化方向发展。这是一个循序渐进的过程。当前不少事业单位仍然沿用传统管理模式，虽然耗费大量的精力打理档案，但效果并不理想。为了提升档案管理的效率，需要从多角度找出档案管理的薄弱之处，有针对的采取优化措施，以此提升档案管理效率。
一、当前事业单位档案管理状况分析
（一）档案管理意识薄弱
部分档案管理人员始终认为档案管理只是简单抄写、保管资料，没有深刻认识到档案管理的重要性。常言道：“意识是行动的动力源泉。”在思想层面就出现问题，那么管理效果可想而知。哪怕花费大量精力去开展档案管理工作，也会由于意识不足而让工作显得混乱。
（二）档案管理制度缺失
孟子曾说过：“不以规矩，不能成方圆。”这句话说明了规矩的重要性。档案管理工作也需要守规矩，然而事实并非如此。不少单位虽然制定了相关制度，但制度执行不到位，那么管理制度就失去应有的作用。管理制度的缺失会让管理过程路线混乱，管理人员较为慵懒，同时部门间形成沟通壁垒，以至缺少协作能力。久而久之，档案管理制定的功能性就会丧失，会大大降低管理工作的效率。
（三）管理人员素质偏低
管理人员是档案管理的主力军，其素质直接关系到管理效率。当前管理人员素质偏低，不能满足时代发展需要，也无法很好胜任档案管理工作，主要表现有：管理人员能力不足，使得管理工作效率偏低。管理人员自学能力不足，以至自身管理水平迟迟得不到提升。事业单位并未制定详细的培训计划，管理人员缺乏学习渠道。种种因素造就当前局面，让事业单位的发展受到了不小的影响。
（四）管理手段较为落后
当前很多单位使用的管理手段较为落后，不能顺应时代发展需要，主要表现有：整理档案的方法仍以人工为主，缺乏必要的档案信息分析，档案分类不科学等等。时代要求档案管理工作要向数字化、自动化方向发展，这就需要事业单位更新管理手段，以此提升档案管理水平。
（五）管理资金投入不足
档案管理所需资金主要由政府提供，资金的使用分为几个部分，一是管理人员工资、二是购买管理设备、三是管理环境改造。由于资金十分有限，使得档案管理的条件不充足，无法有效开展管理工作。要想显著提升档案管理水平，需要加大资金投入。
二、事业单位档案管理的优化建议
（一）培养管理意识
档案管理属于基础性工作，管理成效直接影响到事业单位的发展，因此需要单位管理者发挥模范带头作用，提高对档案管理的重视，以意识规范自身行为。唯有采用规范的管理行为，才能避免管理错误的出现，从而保障管理质量。管理者用实际行动影响管理人员的思想，让他们切实认识到档案管理工作的价值。与此同时，在管理者的领导下，单位内部要营造一股良好风气，不仅要精心布置单位环境，还要发放宣传册、组织培训，以此促进管理人员思想的转变。此外，在单位内部要时常组织管理实践活动，让档案管理工作步入常态化、规范化。
为了进一步提升档案管理效率，管理者要采取定期检查和不定期抽查相结合的方式，对管理人员日常工作进行督查，以便让管理人员的管理行为更加规范，这样做有助于档案管理工作向更高层次迈进。
（二）完善管理制度
管理制度是档案管理守规矩的重要依据，因此需要事业单位加大完善力度，以此推动管理工作的改革。当前已有的制度注重档案的收集整理，很显然管理内容不够全面，因此需要添加管理内容，诸如档案归类、档案使用、档案销毁等，使管理内容更加丰富。管理制度要具有可操作性，那么就需要将每项工作细化。通过明确管理内容，让管理人员清楚自身职责，以便开展日常工作。职责的确定还能帮助管理人员划分工作界限，以免踢皮球的事件发生。为确保管理工作有序进行，需要明晰管理流程，以此指导日常管理工作。管理人员作为一线工作者，自身具有一定的发言权，在完善制度时可听取员工意见，这样才能让制度更接地气。要想让管理制度落地有声，需要事业单位成立监管小组，对日常管理工作实行全方位监督，确保任意管理环节不会出错，从而确保档案管理效率。
（三）提高人员素质
既然档案管理人员是管理工作的执行者，那么有必要提高他们的管理素质，以此推动管理工作的革新。事业单位需制定详细的培训计划，尽可能提升员工的管理水平。培训内容要丰富，包括认知提升、经验传授、技能培养等。在培训中，要将档案管理的价值阐述清楚，让员工清楚档案管理对单位发展的意义。经验传授渠道有两条：一是邀请专家学者进入单位，给员工介绍成功案例，以此弥补管理人员经验的不足。二是组织管理人员进入其他企业，通过亲身经历增强感知，从而完成查漏补缺。当前处于信息时代，信息技术是管理人员必备的技能，因此需要逐步强化管理人员的技术水平，确保档案管理工作的正常进行。另外，事业单位要设立学习角，给员工提供丰富的学习素材。对学习积极性高、学习卓有成效的员工进行双重奖励。为了让奖品更具吸引力，需要事先进行调研，了解员工需求。在单位例会上对表现优异者进行表扬，并将其事迹在单位网站和宣传栏中公示。此外，事业单位要积极引入人才，以此增强管理队伍的实力。管理人才的到来还能刺激现有员工，让他们内心产生危机感，从而推动自身的成长。
（四）更新管理手段
为了响应时代号召，事业单位要走一条数字化、自动化的发展道路。单位要积极引进先进技术，以此增加管理工作的科技含量。通过应用扫描技术，让资料录入整理更加准确、便利。通过搭建数据库，让档案保管更加安全。数据库还能为档案信息分析提供依据。通过搭建档案管理平台，让管理工作更加高效。要想实现档案自动化，需要运用电子标签、识别技术与检索技术。借助这些技术实现档案批量管理。将纸质档案转为数字档案的好处在于可以让资料保存年限更久，保存质量也会更高。
（五）加大资金投入
要想确保档案管理的资金充足，需要从两方面入手：一方面，严把资金流向，确保每一分钱花对地方。对财务人员进行职业教育，避免贪污腐败的情况发生。建立资金监督小组，对每笔使用资金进行核查。在采购管理设备时，要对当前市场进行调研，挑选具有资质的供应商，对其设备进行检测，并对比设备价格。这样做既能满足档案管理需要，又能有效节约资金。另一方面，拓展资金渠道。事业单位可将PPP模式引入档案管理建设当中，借助社会力量提升建设效果。在应用该模式前，要做好风险分析，确保模式运行稳定。此外，事业单位还要鼓励个人参与到档案建设当中。通过多方努力，让档案管理更有成效。
三、总结
随着时代的发展，档案管理的地位日渐凸显。要想事业单位健康发展，需要做好档案管理工作。事业单位要培养全员的管理意识，不断完善管理制度，努力打造管理队伍，积极更新管理手段，加大档案资金投入，以此打造高效的档案管理体系。
参考文献：
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