东莞市桥头镇房地产管理所 广东东莞 523000
摘要：在当前企业的发展中，因为管理方面的种种不足，常常令有关方面忽视了档案管理事宜的重要性。通过管理档案，其实能大幅促进企业的发展，具有无可替代的作用。所以，在企业进一步的发展中，应针对档案工作，及时提高管理水平，以充分发挥档案的重要作用。基于此，本文分析了管理档案工作的重要性，并探讨了有效管理档案的措施，仅供参考。
关键词：管理系统；档案工作；安全高效；重要性
新世纪下，管理档案的工作兼具很强的机密性、专业性。其中的档案涉及到员工的很多个人信息，经过有效整理这些信息，有助于企业了解和查找员工信息，帮助人力资源更好地分配工作。通过管理档案工作的水平，可以衡量企业实际的管理水平，提供给企业有用的参考资料，促进企业正常运营发展。所以，企业应意识到档案管理方面的重要性，积极采取措施，进一步提升管理档案的实际工作效率及整体质量。
一、管理档案工作的重要性
1、便捷化档案的提取调用
在档案资料中，往往含大量的关键性信息，所以应允许有关个人或组织，根据特定权限，来统一调取这些档案信息。就某些档案的调用工作，主要在于科学地设计档案查阅的有关权限。针对某些情形，有关工作人员倘若在可以查阅档案信息权限范围以外，就不能随意查阅或刻意调用这些档案信息。这么一来，方才可有效避免丢失档案，又或篡改档案信息，真正控制档案信息切实安全可靠。
2、传承珍贵的档案
从源头上来看，档案就是企事业单位内部存在的一些珍贵信息及宝贵财产。其中的单位和个人档案当中，均涵盖大量的珍贵资料信息。所以，针对当前既有的档案资料，便应加以妥善保留，以保障相关人员可以自由地随时调取，并认真查阅既有档案资料信息。纵观档案发展现状可知，就档案管理，需要大力推广应用诸多信息化技术。在信息时代，针对档案信息，在管理工作中，特别需要重视信息的安全性，以防出现窃取或篡改档案信息的情况。
3、理顺档案
纵观专门管理档案的专业化工作人员可知，档案管理方面存在很明显的繁琐性特点。究其原因主要就是档案管理中存在高度复杂的操作流程及管理步骤。所以，在工作实践当中，为了优化管理档案，便应集中有效理顺既有管理操作规章流程，通过信息手段，来取代既有人为的操作与管理。只有这样通过档案管理，方才可彰显出很好的实效性。既简化了管理流程，又增强了档案的综合应用效果。
二、有效管理档案的措施
1、及时帮助档案工作者调整好心态
针对档案管理，作为工作人员应不断提升认知水平及工作责任感。其中的认知属于有序化心理活动的必要基础，因此管理员应及时克服自己的厌倦、烦躁等不良心理。同时，作为工作人员还应拥有足够高的工作责任意识，方才可热情地加入工作，充分激起工作人员的能动性。此外，还应帮助档案人员深入理解档案工作，熟知现代化的管理手段及理念，方才可顺应社会的发展。
2、充分重视档案工作
纵观档案管理的整体发展情况可知，作为工作人员常常在认知档案管理方面还有着偏差。因此，作为企业领导应切实意识到档案工作方面的重要性，不断学习现代化的档案管理规章制度及思想观念，大力研究、完善档案管理方面的工作。同时，在整个发展的过程中，还应及时找出其中的缺陷问题，便采取科学的措施，有效完善、妥善解决。在企业发展中，其实档案管理往往具有多元化的特征。所以，在工作实践过程中，不要只限于广泛收集、汇总数据信息，而应密切关注企业动态，深挖档案的内容，保障档案的客观科学性，充分利用档案，来提供给企业管理层有用的参考依据。
只有这样档案管理才能促进企业的进一步发展，真正发挥出自己的价值，以引起有关方面真正重视管理档案的工作。
3、帮助工作人员提升综合素质
在某种程度上，作为档案管理员，自身的综合素质及专业能力，常常直接关乎档案管理的实际效率及效果。所以，作为档案工作人员应高度重视档案工作、不断提升自己的专业素质水平。在便需要在具体的招聘当中，注意选拔高素质且专业技能强的优秀人员来负责这项工作。同时，企业还应定期组织员工加入培训、交流实践活动，以控制工作人员切实掌握最新的管理专业知识及技能此外，企业还应提供给这些人员，必要的宽松和谐的工作气氛，帮助工作人员真正提升综合素质及专业能力水平。而在培训的过程中，也应组织一定的活动，帮助工作人员增强团结合作精神，大力调动他们的热情，并相互促进管理工作，进一步有序地管理档案。
4、大力完善管理规章制度
为了促进企业的发展，就应从实际情况出发，来创建并推行有关的档案管理规章制度，不断优化管理方式，保障提出的计划切实符合企业的发展，方才可真正提升管理的实际效率。所以，应通过不断创新完善管理规章制度，来适当约束档案管理员，充分利用制度的有效约束作用，来进一步有序化地规范管理档案的工作。而在建立管理制度时，还应注意针对工作表现较好的工作人员，及时予以表扬和必要的奖励。针对心不在焉的工作人员，就业注意适当处罚，以提醒他们做好自己的本职工作。
5、加强信息化建设
在当前的档案管理中，还应注意融合现代化的信息技术，充分利用信息技术的优势，来进一步便捷、高效、有序地推进档案管理方面的工作。这么一来，借助信息技术，便可以贯彻电子档案方面的管理工作，并在某种程度上，有效避免不良的人为因素而引起失误，从而切实提升管理工作的实际效率。这某种程度上，就需要企业充分认识先进信息技术的有利作用，促进档案管理方面的工作切实可以跟上时代发展的趋势及步伐，快速利用电子档案有效替代传统的纸质档案，从而令档案管理拥有更高的信息化水平。在便需要先加强软硬件设施的整体建设工作：针对软件设施，还应促进管理人员及时提升信息化水平，督促工作人员切实熟知计算机的基础操作知识；针对硬件设施，企业还要注意制定必要的电子设施。这么一来，既可以降低工作量，又可以更便捷地保存、管理档案，让人们随时便捷地自由查阅。
6、充分配备硬件设施
伴随档案信息飞快增长中，相应的管理工作也日益困难。以前的管理方式现已无法满足档案管理方面的需求。纵观现阶段的档案管理进程可知，很多单位均未给予档案工作应有的重视。所以必要的硬件设施也不够，但现代化的档案管理却需要专业化的技术及设备。这么一来，便在一定程度上，阻碍了档案管理的顺利、有序化推进。这便需要企业或单位及时增大资金投入，大量购置必要的设备、引进高新科技，进一步促进档案管理日常工作的有序化推进。
三、结语
综上所述，在现代化企业的发展中，管理档案的工作表现出越来越突出的重要性。为了充分发挥档案的真正价值、切实做好管理工作，作为档案工作从业者就应大力创建并及时完善必要的规章管理制度，及时提升自己的管理专业技术水平，并成立一支优秀的管理团队等，并且真正认识到档案管理方面的重要性，积极为用户提供更加优质的服务，并以此来推动企业进一步的稳定长足发展。
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