王丽萍
东明县民营经济服务中心
摘要：档案管理是对人类文明的记录，它是客观形成的，是确凿的原始材料和历史证件。随着时代的发展和科技的进步，人们对档案管理的认识也在不断提高。本文在对档案及档案管理进行阐述的基础上，重点从建立有效的领导管理模式、开展档案管理人才培训、完善档案管理体系、保障机制和加强档案安全管理几个方面探讨了档案管理体系的建设与运行，以供参考。
关键词：档案管理;体系建设;保障机制;安全管理
中图分类号：G271 文献标识码：A
0 引言
档案是人们在各项社会活动中直接形成的具有保存价值的原始记录，其具体形式多种多样，比如文字、图表、声像等均属于档案的记录形式。关于档案的保存与管理由来已久，其是人类文明的见证，特别是在档案信息表现形式和存储形式日渐发达的今天，档案管理工作显得尤为重要。档案管理亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分[1]。档案管理工作有序开展的前提，是档案管理体系的建设，其具体包括领导管理模式、人才、保障运行机制以及安全管理四方面内容。
1 建立有效的领导管理模式
建立有效的领导管理模式是档案管理体系建设的基础和支柱，其主要包括建立规范的档案管理制度、制定清晰的档案管理流程、提供优质的档案管理服务三方面内容。
1.1建立规范的档案管理制度
正所谓“无规矩不成方圆”，因此，有效的档案领导管理模式应当先从规范的档案管理制度开始。规范的档案管理制度主要包括岗位责任制度、档案保管制度、档案查阅制度、档案归档制度、档案移交制度、档案保密制度、档案销毁制度等多方面内容，不同的制度规范锁定的管理方向和内容不同，其中，崗位责任制度主要针对于档案管理人员而言，其具体明确了对不同岗位工作人员的工作职责、工作内容和工作要求;档案保管制度则主要针对于档案的存储而言，其具体包括两部分内容;一是实物档案资料的保管，其侧重于对档案保存环境方面的要求;二是虚拟档案的保管，其侧重于对档案保存安全方面的要求;档案归档制度主要侧重于档案的分类和整理;档案销毁制度主要指对超出档案保管期限的档案材料的销毁，其既可以是对纸质文件档案资料的销毁，也包括对电子档案文件的销毁。
1.2制定清晰的档案管理流程
档案管理流程是对档案管理工作人员日常工作行为的指导和约束，其既能够帮助档案管理人员理清工作次序，又能够规避工作人员的违规操作。由于成型的档案管理单位已经形成较为成熟的档案管理流程，所以本节主要阐述新建单位档案管理流程的制定。一般而言，档案管理工作主要分为档案归档工作、档案利用工作和档案查阅工作三方面内容。档案归档工作起始于内部文件资料的整理、审核、交接和鉴定，但这仅是初步工作，而后的档案归类、目录编制以及排架保管才是日常工作的重点内容[2]。在对单位内部资料进行整理的过程中，工作人员还要兼顾新接收档案的归类整理工作。关于档案的利用主要分为两部分;一是纸质档案的利用;二是网络档案的利用。网络档案的利用相对较为简便，仅需按照档案网站的要求进行操作即可，而纸质档案的利用则较为繁琐，其需要根据档案的重要程度而分别按照不同的标准进行借阅，比如重要性档案，利用者需要填写《借阅审批单》和《保密约定》之后，交由相关领导签字，而后方可凭借领导的审批意见进行借阅，而对于普通档案仅需做好日常登记即可。档案查阅工作主要是对档案资料的盘点，该部分不再详细阐述。
1.3 提供优质的档案管理服务
档案管理工作的最终落脚点是服务，无论是单位内部人员，还是外部社会人员，工作人员均应对于档案的利用者提供优质的服务项目和内容。具体而言，档案管理服务主要包括;一是保护接收档案信息资料的知识产权，这是做好档案管理工作的基础，也是对档案资料提供者的负责;二是网络档案管理平台的建设，既要做到全面、细致和专业，提升管理档案的对外形象，又要方便档案利用者操作，为档案利用者提供简单、便捷的服务;三是服务的态度，无论是网络咨询，还是当面到访，工作人员都要给予对方以细致、贴心的服务，既要及时帮助档案利用者解决档案查阅问题，又要给予人性的关怀，提升档案管理单位的整体形象和服务水平。同时，档案管理单位还可以专门设置意见箱，虚心接收社会的“审评”，并做到及时修正和完善。
2 开展档案管理人才培训
人才是档案管理工作得以正常开展的基础，同时也是保障档案管理工作得以发展和优化的前提，所以，档案管理单位应当重视对档案管理人才的培养;一是档案管理单位应当积极开展档案管理知识培训工作，帮助档案管理工作人员提升自身的专业知识水平。然而，具体的培训形式不可机械化，而是应当开展多元化和趣味性的培训方式，比如知识大讲堂，即由工作人员分别研究档案管理工作中某一知识点，然后分享给其他同事，既减少了员工的独立知识学习时间，又提高了档案管理知识学习的效率;二是档案管理单位还应当积极开展对外交流，组织单位员工参观先进行业单位进行学习[3]。同时，档案管理单位也可以邀请先进行业单位人员或者相关专业人士对自身单位进行参观，以促进相互之间的学习和交流;三是档案管理单位还应当鼓励员工独立开展网络学习，但是为了避免工作人员“偷懒”，档案管理单位应当设置一定的考核方案，以验证和反馈工作人员的学习效果。除了考核之外，档案管理单位还应当给予一定的鼓励机制，比如职位的晋升、工资福利的提高等，以提高工作人员学习的积极性，促进档案管理工作人员集体工作水平和能力的共同提高。
3 完善档案管理体系保障机制
档案管理工作体系保障机制是对日常档案管理工作的一种保护方式，其目的在于减少档案管理过程中出现的问题，保障和维护档案管理工作的正常运转。具体而言，完善档案管理体系保障机制主要包括意识和行为两个方面;一是意识，档案管理单位领导及工作人员应当时刻提高自身的学习意识、服务意识、安全意识和高效意识。所谓学习意识，指的是不同岗位、不同职责的工作人员应当时刻注意提高自身的知识水平和素养，将学习纳入到自身工作和生活的范围之中，不断提升自身的知识水平和专业能力;所谓服务意识，指的是工作人员在日常的工作过程中，应当时刻注意提高自身的服务态度和服务能力，以用户为中心，时刻为用户提供全面、准确、细致和周到的服务;所谓安全意识，主要指的是工作人员对档案资料的保护，比如防水保护、防火保护、防尘保护、防盗保护等，时刻保证档案资料的安全和完整;高效意识则是指工作效率，工作人员应当在遵守档案管理制度和档案管理操作流程的前提下，时刻注意保证自身工作的高效性。工作人员只有从内心树立起强烈的学习意识、服务意识、安全意识和高效意识，其才能够保证自身在日常的工作中时刻注意培养和提高自己、规范和约束自己，进而也才能够真正地做好档案管理工作;二是行为，这是贯穿学习意识、服务意识、安全意识和高效意识的最终落脚点。档案管理单位固然不能够从根本上提高工作人员的“四大意识”，但是其可以通过行为的规范和引导，促进和提高工作人员四大意识的形成，进而又通过意识的提高操控工作人员的工作行为。具体而言，档案管理单位可以通过任务要求和绩效考核两个方面，共同规范和引导工作人员的行为，比如制定学习计划、考核服务能力、监督安全管理、统计工作成果等，并将工作人员在不同方面的表现转化为积分，与绩效考核相挂钩，从而保障规范和引导行为的落实。
4 加强档案安全管理
安全管理是确保档案管理工作良好开展的重要基础，档案管理单位只有保证了安全的前提基础，才能保证所有工作的正常运转。因此，加强档案安全管理是档案管理单位所有工作的重中之重。具体而言，档案安全管理主要包括两方面内容;一是纸质档案的安全;二是电子档案的安全。正如上文所述，纸质档案的安全重在防火、防水和防盗，而电子档案的安全重在防病毒和防盗窃。
对此，档案管理单位;一是应当从环境和技术两个方面保证和提高档案资料的安全管理，避免出现失火、中病毒等恶性事件的发生;二是培训档案管理人员对档案的安全管理方法，提高档案管理人员对档案的安全保护意识;三是加强日常巡查和管理，重点检查档案存储区域的水电安全，并做好日常记录。对于存储于网络虚拟空间的电子档案资料，档案管理单位除了做好安全防护之外，还应当注意做好备份处理，以避免因为病毒的入侵而造成档案的遗失。其四，注意加强和规范档案资料的借阅管理，做好借出和归还记录，避免由于人为管理因素而造成档案管理的混乱，这主要针对于纸质档案资料而言。
5 结束语
档案管理体系的建设与运行，是做好档案管理工作的基础和保证，档案管理部门首先应当从体系的构建入手，通过建立规范的档案管理制度、制定清晰的档案管理流程和提供优质的档案管理服务，将档案管理工作的框架构建牢固。其次，档案管理单位还应当从档案管理体系的运行入手，开展档案管理人才培训、完善档案管理体系保障机制、加强档案安全管理，从而丰富档案管理这棵大树的枝叶，其中特别注意加强对档案管理细节的规范，避免使档案管理这座“千里之堤”，溃于“蝼蚁之穴”。
参考文献：
[1] 齐璐阳.档案管理体系的发展及应用[J].环渤海经济瞭望，2019（7）：94.
[2] 周慧.企业档案管理体系设计探析[J].兰台内外，2019（26）：13-14.
[3] 何文良.医院档案管理人才队伍建设的策略研究[J].办公室业务，2019（5）：134.