王婷婷
中国石油天然气股份有限公司抚顺石化分公司洗涤剂化工厂 辽宁省抚顺市 113001
摘要：
办公室工作是国有企业管理的重要一环，作为企业内部各项管理工作运转的重要枢纽、风险防范的重要关口、中心工作的重要助手和信息宣传的重要平台，它犹如一部高速运转的机器，平衡着服务好领导、部门、基层和各单位中心工作等多方关系。新时期探索如何实现办公室管理高质量运转，系统更好发挥参与政务、管理事务、做好服务的职能意义深远。
关键词：新时期;国有企业;办公室工作;
引言
纵观国有企业发展中各部门的关系,办公室是其他部门正常运转的核心,是保证国有企业各部门运营发展的关键,表面上看对国有企业的收益无任何关联,但是在实际工作中,却发挥着重要职能。如内部协调、信息发布、监督管控等等,是整个国有企业运营过程中不同级别和不同部门的信息输送纽带,大的方面可以全面掌控发展方向,细节上还可以协助管理者处理更多的内部事宜。从某种意义上来讲,办公室作为国有企业各部门的重要衔接,对于管理者各项重大决策和执行力有着重要的推动作用,提高国有企业的运行效率,从而不断提升自身的综合实力。
1国有企业办公室的特点
办公室的工作大多繁琐、细微,在实际工作中具有以下主要特征:
1.1作为国有企业各项政令和指导思想的发布中心,掌握国有企业发展方向。
1.2办公室直接传达领导层的工作决策和命令,并有效反馈基层的意见等,是沟通的重要衔接部门。
1.3办公室对于国有企业各项重要资料进行留存,起着重要的部门协调作用。
2国有企业办公室管理存在的问题
2.1管理分工不明确
分工是开展管理的重要过程，办公室是整个企业运行的“大管家”，需要做好部门间分工、部门内分工等工作，才能提高企业运行效率。在企业运行中，如果部门间分工存在管理交叉或者管理空白现象，那么就会导致无意义的内部沟通较多。管理交叉是指多个部门对一个事情开展权责管理的现象，其主要原因在于管理边界不清晰，对于单个事项存在多头管理，导致项目无法高效推进；对于业务中存在的问题，部门之间相互推卸责任，管理成本增加，导致企业资源浪费。管理空白，则是指对于某些边界交叉或者新业务类型，缺乏相关的管理部门和主责人员，导致其游离于企业管理之外，因而不利于业务的长期发展。
2.2管理考核不具体
2.2.1从考核形式上看，由于办公室工作内容以综合管理为主，在考核中往往依托于领导评价、成员互评进行考核，这一过程虽然能够起到一定的管理效果，但是缺乏量化指标，评价的客观性有限。
2.2.2从考核指标上看，大部分国有企业办公室都尚未建立起完善的管理评价体系，对于企业的管理动作和要求不够明确，因而，难以真正实现管理。
2.2.3从考核绩效上看，考核的最终结果应当落位于管理能力和管理效率的提升，但是由于缺乏客观的考核评价体系和改进对策，导致众多考核过程流于形式，难以充分发挥出管理的优越性。
3新时期对国有企业办公室工作的建议
3.1明确管理目标
目标是国有企业发展方向是否正确的关键,在办公室日常的工作中,要结合国有企业发展历史,明确发展目标。目标管理的正确性对于各部门的工作效率和发展方向起着重要的推动作用。国有企业管理者要结合发展目标,不断改善原有管理制度,最终制定出完善的制度体系,对内部员工形成有效的制约,不断提升在职人员的工作责任感,在本职工作中发挥更加重要的作用。定期开展内部学习和培训,不断提高现有人员的专业素养和文化水平,确保内部工作协调有序开展。
3.2强化人才队伍建设。
办公室工作人员是展现单位形象的窗口，也是协调各部门、各下属单位工作的左右手，办公室人员的素质直接影响着工作质量和效率。要采取切实可行的措施，不断更新办公室人员队伍的知识面，加强工作人员综合素质的培养和提高，按照“信念过硬、政治过硬、责任过硬、能力过硬、作风过硬”的要求，锻造一支靠得住、跟得上、扛得起、行得正的高素质办公室队伍。
3.3要不断筑牢理想信念。
加强习近平新时期中国特色社会主义思想和党的十九大及历次会议精神学习，夯实理论根基、补助精神之“钙”，坚决贯彻落实两个“一以贯之”。提升站位，加强对上级单位各项政策的学习与理解，结合实际把握工作全局，建立起层级性的知识储备和开放性的知识结构，为做好辅政性工作做好基础性知识储备。
3.4要不断提高专项小组业务素质。
部门人员按岗位划分党建组、综合协调组、风险管控组、后勤保障组等专项小组，培养各组员工树立在实践中学习的意识，使其“精”于主岗，“通”于各岗，既要对本职业务深钻细研，同时也要兼收并蓄，切实掌握好党建管理、行政事务管理、保密管理、文字处理、公务管理、组织协调、接待服务等各项办公室所需的综合技能，做到一专多能、融会贯通。
4国有企业办公室管理及方法创新
4.1会议管理信息化
随着人们生活节奏和办公效率的加快,很多国有企业引入信息化、智能化等会议管理系统来辅助国有企业的运营。除保密会议外,原则上均使用无纸化会议系统(ipad),进一步拓宽视频会议软件使用渠道。通过会议APP等手段,进行会议的发布、分享、审核、交流、互动。会议的内容,如议程、公告、咨询、地理交通信息、行程信息等等都可通过会议APP共享。信息化的引入,提高了会议筹备效率,为实现有效的、柔性的、集成化的会议管理提供了可操作平台。
4.2公务接待的精细化管理
公务接待的工作具有协作性,涉及的内容比较多,要求各个单位协作完成。要想确保会议的顺利开展,在会议筹备前期总负责人要和各个单位密切联系,做好规划。接待任务下达后,由负责同志选定接待组具体成员,并部署相关接待任务,例如:与合作单位确认职责分工,了解该单位的困难与需求;与酒店落实房间数量,为嘉宾分配房间,落实会议安排以及嘉宾;了解掌握来宾的人数、姓名、职务、事由、陪同人员、考察内容、行程安排等情况;获取车队司机通讯录,并为车队预备停车地点以及车位等,接待过程中灵活运用所掌握的业务知识,细致入微地完成接待服务工作,最大限度优化接待流程,规范完善接待工作。
4.3综合治理,创新管理模式。
在日常工作中,要加强对管理的重视,对于一些成形的制度要加大执行力,此外,对于管理中遇到的问题要及时加以改进。结合国有企业内部办公现状,制定出符合自身发展需求的管理制度。结合以往工作经验,加强各个部门之间的沟通、交流。此外,不断加强提升现有员工的荣誉感和工作责任感,让他们在工作中投入更多的精力。办公室工作人员要认识到自身岗位的重要性,不断提升工作能力,协助各部门做好沟通工作,从而保障国有企业的高效发展。
结语
办公室工作对于国有企业发展的重要作用不言而喻,为了适应市场的需求,国有企业在自身发展过程中要不断提高对办公室工作的重视,针对现有问题不断整改,广泛吸收他人的先进管理经验,摒弃传统不适合的管理形式,从日常工作中的点滴抓起,做好打持久仗的准备。新时期国有企业办公室系统赋予了更高的要求，办公室更应以时不我待、只争朝夕的奋斗精神，紧跟改革步伐，不断解放思想，转变观念，用新思维研究新情况，用新思路破解新难题，努力创新管理机制，充分发挥服务中心、辅助大局的作用。
参考文献
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[3]张艳斐．浅谈企业办公室工作管理[J]．商品与质量，2011,6