蒋飞跃
五凌电力有限公司 湖南 长沙 410004
摘要：风险无处不在，合同管理更是如此，如何有效地防范和降低合同管理风险是每个企业必须面临的长期工作。本文作者分析了合同管理的主要风险点及应对策略。
关键词：合同管理；风险点；应对策略
0、引言
合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。在市场经济中，合同是企业从事经济活动、取得经济效益的纽带，是企业经营行为中最基本的法律文本。各企业必须高度关注合同管理面临的各项风险。
1、合同管理的原则
1.1风险防控为导向的原则。签订合同是企业规避风险的重要手段，合同签订时要充分考虑合同签订前、签订后的法律、市场等风险。
1.2依法管理原则。这是企业合同管理的基本原则。合同管理不仅要严格按照《合同法》依法管理，还要遵循其他有关法律、法规。例如专利法、担保法、运输法等，通过合同纳入法制化轨道，使企业各类型的合同，从签订到履行以及争议处理的整个过程都依法进行。
1.3分类管理原则。企业经营产品、业务类型多。不同类型的合同，风险防控重点不同，合同会审流程、签订所需资料也不同，合同分类管理才能做到有的放矢。
1.4注重效益原则。企业合同管理的目的是实现预期的经济效益。企业从合同的签订、履行、变更、解除及合同纠纷处理的管理行为，均是为了实现经济效益。作为国企，不仅要重视企业利益，还要注重国家和社会公共利益。
2、合同管理的主要风险点
合同管理风险隐含在整个合同管理流程中，尤其以合同准备阶段为甚，且是各种因素综合影响的结果。因此，分析合同管理风险，可以从合同管理流程入手，也可以从导致合同风险的各种因素切入。企业在合同管理的每一个流程中均存在风险。按照合同管理流程进行风险分析，可将合同风险分为合同准备阶段的风险、合同签署阶段的风险、合同履行阶段的风险和合同履行后管理阶段的风险。
2.1合同准备阶段的风险
合同准备阶段的风险是指在合同准备过程中存在不当行为的风险，包括合同策划风险、调查风险、初步确定准合同对象的风险、谈判风险、合同文本风险、审核风险等。
合同策划风险是指在合同策划阶段存在的不能满足企业战略和业务目标的风险。这种风险主要体现在两方面：一是合同策划的目标与企业战略目标或者业务目标不一致；二是故意规避合同管理的相关规定，如将需要招标管理或需要较高级别领导审批的重大合同拆分成标的金额较小的若干不重要的合同。对于合同策划风险的主要控制方法：一是审核合同策划目标与企业战略目标和业务目标的一致性；二是在合同管理制度中明确规定不得将需要招标管理的重大合同拆分为不重大的合同，并建立相应的责任追究制度。
合同调查风险是指在合同调查过程中对被调查对象做出不当评价的风险。这种风险主要体现在对被调查对象的履约能力和商业信誉给予过高评价的风险。要控制这类风险，主要是提高合同调查人员的专业素质和责任心，在充分收集相关证据的基础上做出恰当的判断；建立合同对象的商业信用档案等。
初步确定准合同对象的风险是指准合同对象确定不当的风险。这种风险主要体现为：将不具备履约能力的对象确定为准合同对象；将具有履约能力的对象排除在准合同对象之外。主要防范措施就是实行准合同对象确定的集体决策制度，并实行责任追究制度。
合同谈判风险是指在合同谈判过程中忽略了重大问题或在重大问题上做出不当让步的风险以及本企业谈判策略泄密的风险。这种风险主要表现为：对合同标的、产品和服务的数量、产品或服务的质量或技术标准、价款或酬金的确定方式与支付方式、履约期限和地点及方式、违约责任的主要类型及其承担方式、争议的解决方法和地点等涉及合同内容和条款的核心部分，乃至关键细节等的忽略或做出了不当的让步，可能导致企业权益受损的风险；对可能存在的不符合国家产业政策和法律法规要求之事项的忽略。控制合同谈判风险的主要方法是组建素质结构合理的谈判团队，如要求谈判团队中除了有经验丰富的业务人员外，还应当有谈判经验丰富的技术、财会、审计、法律等方面的人员参与谈判，必要时还应当聘请外部专家参与合同的相关工作；在谈判过程中，谈判团队及时总结谈判过程中的得失，研究确定下一步谈判的策略等，充分发挥团队的智慧；在整个过程中，强调并做好保密工作。
合同文本风险是指合同内容和条款不当的风险。这种风险主要表现为：合同内容和条款可能存在的不合理、不严密、不完整、不明确或表述不当，可能导致重大误解；合同内容违反国家法律法规或国家产业政策等。控制这类风险的主要方法是严格执行合同审核制度。
合同审核风险是指在合同审核过程中没有发现或纠正合同不当内容和条款的风险。这种风险主要表现为：合同审核人员因专业素质或工作态度的原因未能发现合同文本中的内容和条款不当的风险；虽然发现了问题但未提出恰当的修订意见的风险；合同起草人员没有充分考虑合同审核人员提出的改进意见或建议，导致合同中的不当内容和条款未被纠正等。控制此类风险的主要方法是提高合同审核人员的专业素质；划分合同起草人员和审核人员的责任；制定合同审核操作指南；建立合同审核工作底稿；实施合同管理责任追究制度等。
2.2合同签署阶段的风险
合同签署阶段的风险是指在合同签署阶段存在不当行为的风险，主要包括合同正式签署风险、合同分送相关部门的风险等。
合同正式签署风险是指正式签署合同过程中存在不当行为的风险。这种风险主要表现为：超越权限签订合同；合同印章管理不当，为不符合管理程序的合同加盖了合同印章；签署后的合同被篡改等。控制此类风险的主要方法是：严格划分各类合同的签署权限，严禁超越权限签署合同；严格合同印章管理，确保只为符合管理程序的合同文本加盖合同印章；合同必须由双方当事人当面签订；采取恰当措施，防止已签署的合同被篡改，如在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用纸质合同书、使用不可编辑的电子文档格式等方法对合同内容加以控制，防止对方单方面改动合同文书等。
合同分送相关部门的风险是指在合同分送相关部门过程中可能存在不当行为的风险。这种风险主要表现为：合同被送到了不相关的部门；收到合同的相关部门没有采取妥善措施处理合同；因保管不当导致合同泄密等。控制此类风险的主要措施是实施合同签收制度，并及时退回与本部门不相关的合同；指定专人负责合同的日常保管，并为合同保管提供相应的条件；建立合同管理的责任追究制度等。
2.3合同履行阶段的风险
合同履行阶段的风险是指在合同履行阶段中存在不当行为的风险，包括合同履行过程中的风险、合同变更或转让风险、合同终止风险、合同纠纷处理不当的风险等。
合同履行过程中的风险是指在合同履行过程中存在的风险，主要表现为违约风险，即本企业或对方没有恰当地履行合同中约定的义务。控制违约风险的主要方法是：签约前认真调查对方的履约能力和商业信誉等情况，尽量只与具有良好履约能力和商业信誉的单位签订合同；在合同中明确规定违约责任；要求对方为履行合同提供相应的担保措施；对合同履行过程进行监督，一旦发现对方有违约的可能或违约行为，则采取相应措施将合同损失降到最低等。
合同变更或转让风险是指在合同变更或转让过程中存在的风险。这种风险主要表现为：应当变更合同内容或条款但未采取相应的变更行为；合同变更未经相应的管理程序，导致合同变更行为不当或无效；合同转让行为未经原合同当事人和合同受让人达成一致意见，使合同转让行为无效；合同转让未经相应的管理程序，导致合同转让行为不当或无效等。控制此类风险的主要方法是：明确规定合同变更或转让需向相关负责人报告；合同变更或转让的内容和条款必须与当事人协商一致；变更或转让后的合同视同新合同，需履行相应的合同管理程序等。
合同终止风险是指在办理合同终止手续过程中存在不当行为的风险。这种风险主要表现为：未达到终止条件的合同终止；合同终止未办理相关的手续等。控制此类风险的主要方法是：明确规定合同终止的条件以及应当办理的相关手续；指定专人对合同终止手续进行复核等。
合同纠纷处理不当的风险是指在处理合同纠纷过程中存在不当行为的风险。这种风险主要包括：未及时向相关领导报告合同纠纷和拟采取的对策；未及时采取有效措施防止纠纷的扩大和发展；未与对方有效协商合同纠纷解决办法，或合同纠纷解决办法未得到授权批准；未收集充分的对方违约行为的证据，导致本企业在纠纷处置过程中处于举证不力的地位；未按照合同约定追究对方的违约责任等。控制此类风险的主要方法是明确规定合同纠纷的处置办法；明确各类人员在合同纠纷处置中的责任；合同纠纷处置方案应当经适当管理层的审核批准等。
2.4合同履行后管理阶段的风险
合同履行后管理阶段的风险即在合同履行完毕或终止后管理过程中存在的风险，包括合同归档保管的风险、执行情况评价的风险等。
合同归档保管的风险是指在合同归档保管过程中存在的风险。这种风险主要包括合同丢失或泄密；合同被滥用等。控制此类风险的主要方法是明确规定合同管理人员的职责；规定合同借阅的审批程序；实施合同管理的责任追究制度；对合同保管情况实施定期和不定期的检查等。
合同执行情况评价风险是指在合同执行情况评价中存在的风险。这种风险主要包括：未对合同执行情况进行评价；在合同评价过程中未按照规定兼顾全面和突出重点等。控制此类风险的主要方法是：制定合同执行情况的评价制度，建立合同执行情况评价的操作指南；实施责任追究制度等。
3、合同管理主要风险点的应对策略
3.1降低风险的策略
当签订合同的双方在合同签订时，都会对风险问题进行仔细的讨论和分析，在确保双方利益的基础上制定出相关的降低风险的措施，以尽量的减小自身所承担的合同风险，从而减轻自身的损失，或者是在合同中约定出现何种的情况导致风险增加超出了自身的承受范围，规定出相关的内容以保证风险在承受的范围中。
例如，双方企业在签订一个合作合同时，在公平原则的基础上签订相对应的条款，如果双方对于合同纠纷的处理存在着顾虑，可以经过商议在合同中明确的写出关于双方出现合同纠纷时所采取的措施，如可以先进行协商解决，协商不成则可以通过诉讼的方式来解决，在选择通过诉讼的方式来解决合同纠纷时，合同内容中也不要笼统一笔带过需要在甲方或者乙方的所在地仲裁部门进行解决，而是需要详细的写出冲裁部门的具体名称和地址，至于在甲方所在地的仲裁部门还是已方所在地仲裁部门可由双方协商制定，从而得出最终的协商条款，一旦出现合同纠纷或违约事件，就按照合同中规定的条款和流程进行纠纷处理，这样能够最大限度的确保合同双方的权益。
3.2制定合同格式文本，掌握文本选择的主动权
企业自己制定格式文本，既能节省时间，又能减少交易风险，避免日后可能会出现的争议，即使出现争议，也可以掌握主动权。此外，争取合同的起草权，也能够在合同中充分考虑己方利益，认真甄选对己方有利的措词，更好地保护企业利益。对于企业生产经营过程中的常用合同，企业应制定标准的合同格式文本。对于其他合同，一般应由合同业务部门起草，企业法律部门再配合修改；重大合同最好由企业法律部门牵头，会同合同业务部门及其他相关职能部门共同起草。
完善合同管理制度体系，使企业的合同管理做到有规可依
企业所处的行业不同，造成业务的内容也各不相同，使得合同管理的方法也存在着很大的不同。首先是企业相关制度的建立。各个企业要根据自身实际，依照国家的《合同法》以及上级颁布制定的相关的合同管理制度，制定合适的企业合同管理机制，明确相关的人员配置、相关部门和人员的职责等。其次，企业要加强对于合同用章的管理。合同用章作为签订合同时的重要凭证，要加强保管，做到专人保管、专章专用，以有效避免合同用章的滥用所造成的合同风险。最后，要有企业对外签订合同的授权、审批制度。对于企业对外签订合同的授权、审批工作，要进行严格的规范授权审批行为，防范可能发生的合同风险。
3.3建立合同管理的信息化系统,做好合同全过程管理
在大数据时代，信息技术是加强合同管理工作的重要手段，其快速的数据传送、准确的分析统计和全面的跟踪功能可以在日常的合同管理工作中发挥极其重要的作用。建立一套覆盖合同全生命周期，实现从合作方资信管理到合同起草、签订、履行、合同查询、信息统计、合同电子档案管理等一系列工作的合同管理系统势在必行。通过合同管理系统可以实现以下功能：
3.3.1.合同相对方管理。把相对方的营业执照、资信情况，特殊许可证明、履约能力、、授信情况等背景资料一并纳入程序管理。一是对客户资质是否过期提前进行提醒。二是可以设定公司对合作方的基本要求，如果该客户资质不符合公司与其开展业务的条件，则无法进行以下业务流程操作。这一功能可为合同签订提供依据，以防止同主体不规范等情况发生。
3.3.2.合同起草功能。将公司标准合同文本导入模板，业务人员可直接引用文本。非标准文本可以采用线上起草或上传的方式拟定。合同起草完成后，根据合同编号规则自动编号，进入合同会签流转程序。
3.3.3.合同会签流转功能。合同会签流转功能中，系统可根据合同类别自动生成该类型合同审批单，并按照该类型合同预设的审批流程，将合同推送到相关会审人员会签。系统能提示该类合同会签所需的必要资料，录入资料不全，无法进入审批程序。该功能有效避免合同会签中提供资料不全问题，提高会签效率，且可使合同会签有迹可寻。
3.3.4.合同网签功能。合同签订审批与合同网签实现无缝对接。系统提前录入合同相对方的合同章电子印模,合同审批完毕后，自动进入电子合同签订程序。
3.3.5.合同履行监控功能。合同管理系统与企业现运行的ERP结算系统实现无缝对接。业务人员动态录入合同履行（如货权转移、货款收付）等相关信息，单据出具日期原则上要与录入日期一致。合同履行信息，系统自动向相关合同管理人员进行提示
3.3.6.合同电子档案管理功能。合同履行结算完毕无任何纠纷，可以进行提示归档。合同管理员可将该合同及其有关文书、函件、审批单、谈判记录、评审记录、货权转移、履行结算相关资料进行归档存入数据库。
3.3.7.查询和数据统计功能。可以对合同按照时间段、合同号、客户名称、履行情况等进行综合查询，并导出合同台账。可以对某个客户一个时间段的履行情况进行统计、对比分析等，为营销政策制定提供依据。
4、结束语
合同管理是每个企业经营活动的核心工作，抓住合同管理面临的主要风险，采取有效的风险防控措施，能有效地降低企业经营成本，实现企业经济效益的最大化，提高企业整体竞争力。
参考文献：
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