中石化石油工程设计有限公司 257026
摘要：在本文所论述内容中，主要就总承包项目进行文控管理工作时的相关内容进行介绍，同时对文控管理工作的具体概念以及该工作实施的意义进行讲解。并且具有当前总承包项目，开展文控管理工作时的组织方案以及操作方案进行介绍，基于当前总承包项目文控管理工作状态，对未来提升的措施进行探讨。
关键词：总承包项目；文控管理；方法
1.前言
对于总承包项目来讲，在运行周期内会产生非常多的文件以及图纸和资料，这些文件以及资料是总承包项目在执行过程中最重要的数据支持，以及来源也是进行项目沟通时的最主要方式，所以在进行文件以及资料管理时的相关规范会非常高，需要就总承包项目的文风管理工作进行准确以及高效的开展。在文控管理工作发展过程中，国外的一些工程公司已经发展的比较成熟，而且变得越来越专业，对于我国当前的文控管理工作来讲尚处于初步发展阶段，虽然已经具有了一定的规模，但是在管理内容以及概念和方法上仍然存在着一些差距，所以在本文中将对其进行详细论述。
2.文控管理工作概念
对于文控管理工作来讲，首先是进行文件信息控制文件信息控制，主要就是根据总承包项目的文件控制程序，对项目在具体运作及执行过程中所出现的文件以及资料信息等，通过科学合理的方法及手段进行规范化以及准确的管理。其次，主要是文控管理工作的实施过程。对于文控管理工作来讲，主要是按照如下步骤进行实施，首先需要就项目文件，控制工作进行规范化建设，然后建设文件管理工作体系及管理工作方法，对文件在发布及流转和审批，以及版次等多个方面的运作进行统一管理。其次则是需要就文件的流转状态进行全面的监测及控制，保证在文件流转过程中各流转环节都有相关记录存在，而且能够进行追溯。最后则是在总承包项目运行结束之后，需要就这些文件进行移交归档，然后对文档进行统一管理。
3.文控管理工作内容及方法
3.1文件形成的管控方法
首先对于文件的形成来讲，需要在形成过程中通过标准化的文本及表单样式进行文件的记录，然后通过明细的表达方式对文件内容进行体现，需要根据企业自身的工作特征以及工作风格进行文件形成的规范。其次则是对于所有已经形成的文本以及表单，需要根据分类规则以及编码规则进行统一分类，在编码及分类的过程中，应当保证合理而且简约，要保证有效性以及唯一性，便于后期开展管控工作及利用使用。在此则是处于编制状态的文件以及资料在书写过程中应当保证数据书写准确，而且以纸为媒介的记录，需要使用耐久性比较强的纸质材料，保证符合存储要求及凭证使用。最后，则是在一直为媒介的材料上进行文件的形成，需要通过亲笔签名的方式进行签署，不能够使用盖章或者是打印的方式来进行签名。
3.2文件出入口管控
对于文件信息控制管理工作来讲出入口管控是最关键的环节，将这一环节的管控工作进行完善及加强，就能够对文件进行统一以及集中的管理及查询，可以就当前文件的质量进行综合审计，保证文件能够在后续进行快速的处理与应用。所以在进行出入口管控的过程中，需要通过公文以及传真和文本以及图纸等方式进行文件信息的接收，并通过统一的管理模式对文件收发进行控制，在接收的过程中文件的格式以及编码和内容等要进行复查，保证齐全而且准确。
在文件检查合格之后，还需要就文件进行及时的分类以及登记，然后就编码进行补充及完善。需要注意的是接收到的文件信息，如果是通过电子邮件等方式进行发送，还需要在电子邮件单的首页对邮件编码以及时间和主题内容等进行增加。
3.3文件中途流转管控
对于文件流转来讲，在中途流转的过程中状态的掌控，能够保证文件始终处于监测状态下，而且避免在文件传递过程中出现文件丢失情况。在文件中途流转的过程中，需要通过文控人员来进行传递，而且在传递的过程中要就传递的文件信息进行及时的监测。对于文控管理工作人员来讲，对文件流转的及时性要进行负责，而且各级相关办理工作人员需要在既定的时间范围内，对文件的流转进行处理，然后保证各传递环节的及时性。最重要的就是在文控平台上进行流转的文件，需要拥有可追溯性，设定好流转时间，超出时间之后要进行消息提醒，然后由文控经理批准之后，对审批人进行更换，再重新对流转流程进行确定。
3.4文件信息资料版次管控
版次管控主要是就当前文件信息管理过程中，文件版本进行管理与控制，避免在文件管理过程中以及流转中出现一些作废的版本。也在进行文件资料修改以及换版修改的过程中，需要根据规定的标识进行审批，文控工作人员需要发挥自身监督检查的义务。当新的版次文件以及修改图和升级图下发之后，文控工作人员需要及时向下级各直属单位进行下发。对于在文控管理平台上的电子文件来讲，在本次进行更新换代的过程中，也需要及时对标识进行更换，从而保证文件升级版次的过程中名称能够和原版名称保持一致。
3.5文件计划管理与控制
对于文件计划控制及管理来讲，是文控管理工作当中难度最大的一部分工作内容，在整个管理工作过程中，文控工作人员都需要全程参与制定文件管理与控制计划，同时对计划的实施状态进行监督与核查，要指导以及督促各工作部门按照制定好的相关计划对文件制定及流转进行完成。
3.6文件信息资料归档管控
对于总承包工程项目来讲，项目整体运行结束之后，需要对项目运行过程中所出现的文件信息材料进行及时的整理以及归档立卷，然后向业主方以及本单位进行归档作业。
4.结束语
综上所述，对于总承包项目的文控管理工作来讲，需要就文件形成的最初阶段以及最终的归档阶段进行全面的管控，这样才能够保证总承包项目运行过程中出现的各文件信息资料，都得到合理的管控与监督，保障信息的准确与可靠。
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