汪文嫣
上海飞机制造有限公司 上海市 201324
摘要：相关技术和互联网的快速发展，使网络技术的应用在众多行业中得到了广泛的关注和应用，随着绿色环保理念的提出，网络办公的方式也渐渐出现在人们的视野，其能够在很大程度上降低劳动成本，减少企业的资金投入，还能使办公室的工作效率得以有效提升。基于此，本文介绍了OA系统在公文管理中的具体应用。
关键词：OA系统；公文管理；应用与流程
1ＯＡ办公系统研究现状
1.1基于单点登录的ＯＡ信息管理平台
由于OA系统的不同结构需要匹配不同的密码进行管理，给OA系统中的人员交互带来了困难。鉴于此，建议采用统一管理方式，以统一身份认证管理方式来有效避免该问题的出现。这种方式主要是使用SSO中的相关端口进行认证服务，使用户首次登录时才需使用授权应用系统进行身份认证。单点登录管理模块通过票据的签发管理、安全性分析和有效性认证，实现了安全的单点登录，成功解决了数据传输的安全问题。
1.2基于手持终端的ＯＡ办公系统
OA办公系统便携式终端是针对工作场所不固定的人群而设计的。可以在任何地点、任何时间完成相关的办公任务，从而大大提高了办公效率。随着智能手机、平板电脑的普及，基于Android和IOS开发的oa系统能够在移动终端上稳定的运行，让人们办公地点不再局限于固定时间和固定的环境，极大地提高了办公的灵活性，进一步提高办公的效率，真正实现移动办
公的目标。
1.3文件催督办功能
为了防止文件积压，有必要督促需要处理的文件，根据沟通内容的紧迫性程度和保质期限。在催单过程中，中航天津航运局有限公司按照紧急文件跟踪、重要文件催单、常规文件催单的原则，开发了催单OA系统的功能。CuiBan公司的功能主要是通过设立登记表记录来确定优先事项需要CuiBan文件,时间限制,组织者,负责人的相关信息等等,提前在文件处理,系统将自动将文件发送到手机,主管部门提醒主管部门尽快处理。该系统还可以自动汇总所有需要监督的文件，使主管人员可以随时跟踪处理文件的进度，避免文件积压。
2ＯＡ办公系统在公文管理中的应用
2.1收文管理分析
如信件、文件、材料都称为收文材料。这种类型的数据、文档通常发送到外部的单位。该办公自动化系统具有录入通信文本元素和内容的功能，并可以通过文件导入、扫描等方式将文档正文导入数据库。阅读理解人员有权阅读文件，需要有权从系统中获取文件，以便打印和归档。能够在内部传阅和转发文件。
该系统能够满足用户对多种查询方式和全文检索的需求，并具有表输出、文本编辑等功能。系统可以满足管理员完成扫描、下载、存档等一系列工作的需要。另外，可根据用户需求开发文档类型和格式，可使用流程控制子表（嵌入主表）、流程配置库和人才库进行信息控制。辅助处理包括注册、归档等环节，其总体目标是使内部接收过程更快，接收工作自动化。
2.2发文管理
公文拟稿人员可在公文管理模块中，点击“拟稿”按钮即可选择发文起草页面。编辑完表单信息并上传主题后，即可完成初稿。点击“提交”按钮，提交给部门负责人审核。部门领导对出版物进行审核，检查出版物的基本信息和正文的附件信息，并填写评论。填写完评论后，即可完成出版物的审核操作。经办公室审核人员审核无误后，提交公司领导下发。完成后，办公室负责文件的排版和盖章。经确认后，可以打印发放给相关单位和部门。
每个单位和部门的负责人有权传播并选择部门、人员、角色和职务。并落实分发传阅工作。传阅人员确认阅知后，系统可以自动记录人员阅读文件的时间，并统计传阅情况。
文档完成后，文件系统可以自动存档自动归档功能的基础上，提供各种不同的文档分类，减少条目的数量；有批处理、单文件；文件还具有自动生成和记录功能。
2.3简报管理
简报拟稿人员可在公文管理模块中，点击“拟稿”按钮即可选择打开简报起草页面。编辑表单信息并上传主体，即可完成演示文稿的草稿。按下“提交”按钮，提交给部门主管审核。部门领导审核报告，检查报告的基本信息和机构的附件信息，填写意见表。填写意见表后，即可完成报表的审核操作。
公司领导签发简报，将简报的基本资料及附呈的机构资料一并递交，并填妥意见表格。在填写意见表时，可以出具报告。
简报由办公室核稿、排版后分发至相应的单位或部门。
提交演示的基本信息和其他组织提供的附加信息，并填写评论表。填写完评论后，报告就可以发送出去。
简报办结后，向其他机构提供演示的基本信息和其他信息，并填写意见表。完成评论后，可以发送报告。
用户可以根据权限限制查询和统计已处理的文件数量。用户可以使用组合条件或多个检索条件，根据草稿日期、文本号、文件名等索引进行检索。可以直接检索被拖出的文件，也可以通过文件管理系统搜索归档文件。
2.4会议纪要管理
文件管理模块，会议纪要起草人员可点击“拟稿”按钮，打开会议纪要起草页面。编辑完表单信息、上传正文后，由部门领导审核会议纪要，查看会议纪要的基本信息及正文附件信息，并填写意见，填写完批示意见后，由办公室核稿、排版并提交公司领导签发。公司领导签发后，由办公室分发至相应的单位和部门。
出版机构可以发行会议期刊，选择读者并分发。用户阅读完成后，系统自动记录用户的阅读时间，并统计用户的阅读次数。
会议纪要制作完成后，可根据自动归档功能自动归档会议纪要，提供不同归档类别的可选要求，减少用户数量；该模块主要具有批量、单个归档、自动生成和记录的功能。
用户可以根据权限限制查询和统计已处理的文件数量。根据起草日期、文本编号、文件名等指标，用户可结合条件或多种检索条件进行检索，也可通过文件管理系统直接检索未归档的文档。
3查询和统计功能
公文的查询和统计，对于公文管理来说是十分重要的，也是信息化的优势手段之一。
管理员或者文件流转过程中途径的人员节点，可结合查询条件，查询个人权限内的公文信息，可将查询到的结果信息打印、导出。
本系统提供了文件处理时间统计功能，可以统计出各部门处理文件所需的时间，各部门及办公室相关人员可以在线查询处理时间较长的文件。本系统具有公文数量统计功能，可以对各类公文进行数量统计，并以表格的形式显示。查询结果支持打印和导出。
系统支持公文报表统计，可统计指定年度内各类公文的数量及办理情况、各部门处理公文的总数量、各部门处理公文所用的平均时长等报表信息。
结语
总之，OA智能办公系统的开发实现了办公无纸化，使得文件查询更加方便，统计更加高效，工作质量提高，人力成本降低。随着市场需求和相关政策的出台，这样的无纸化办公将成为未来办公的主流。目前OA办公系统还不是特别成熟，后台对数据库的管理和变更还需要进一步完善，和人力SAP系统的磨合还需要进一步加强，这样，就能不断满足社会需求，在企业管理的各个方面提供信息服务，为安全、便捷、高效的工作方式提供支持。
参考文献
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