黑龙江省农垦嫩江民政局 161431
摘要：随着时代和科技的不断发展，人们早已将21世纪定性为了“信息化的时代”。现如今，电子信息早已不再是一个新鲜的名词，而是进入人们生产、生活、学习和工作等各个领域的重要事物，使时代发生了巨大变革，档案管理也是如此。今后现代化档案管理发展也要立足在信息技术之上。本文将对档案管理中电子档案管理提出几点建议。
关键词：档案管理；电子档案管理；建议
1 档案管理中电子档案管理的必要性
当前社会中，计算机技术的迅猛发展，全社会进入信息化快速发展阶段，随着机关企事业单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，大量的电子档案产生，伴随而来的就是如何规范电子档案问题。长期以来，无论是何种组织，对档案的管理一直采取通过纸质载体保存的方式。纸质载体保存方式，之所以长期备受青睐，除了遵守《档案管理办法》中“采用电子计算机进行核算的单位，应当保存打印出的纸质档案”的规定外，主要的还是考虑到纸质档案的真实性、稳定性和不可修改等特点。但是，随着经济社会发展的加快，纸质档案在作出突出贡献的同时，也逐渐暴露出各类问题，最主要的是越来越多的纸质档案，需要占用大面积的库房进行保存，而且为了纸质档案的安全，还必须投入大量的人力、物力和财力，进行纸质档案的收集、整理、保管和负责查档利用，造成了大量的人员和资金浪费，这也对各单位造成了相对较大的负担。因此，无论是在机关事业单位，还是在企业和其他经济组织，实行电子档案管理势在必行。
2 档案管理中电子档案管理存在的难点
2.1 文件材料收集不齐全，缺乏统一性
信息化的发展和普及使相应的工作业务变得更加精细与高效，但带来的问题与挑战也并不是过去的管理制度就可以解决的。而且很多电子档案管理的工作人员都是由不是由专业人员当任的，并不具备专业的对口性质。因此在管理过程中，缺乏相应的规范化指标，很容易出现管理不到位、资料没有及时归档、未在规定时间内移交等问题。操作具有着随意性，导致档案遗失，被他人轻易篡改，继而失去了原始档案的作用，也丧失了它本身的价值与完整性。正因为这种管理制度的不健全，才使得工作人员的职责与目标并不明确，无法对其进行相应的奖赏与惩罚，严重阻碍了档案管理工作的开展。
2.2 电子档案管理相关制度不够完善
健全的管理制度是工作开展的重要保障，没有制度的保障，各项工作的开展都会受到影响。目前，大多数的地方在电子档案管理制度方面都相当欠缺，甚至有的地方压根就没有相应的制度。缺乏电子档案管理制度，则会给电子档案的收集、整理、保管和利用方面带来不利的影响，从而影响电子档案管理的实现。因此，要顺利推进档案的电子化管理，必须建立健全完善的档案管理制度。
2.3 档案信息化建设起步晚、水平低
电子档案管理首先是依托于档案信息化建设，信息化建设的程度直接关系到电子档案管理工作水平。实现电子档案管理是工作的大势所趋，但是我国信息化建设起步相对较晚，发展水平相对较低，不能满足电子档案管理的需求，阻碍了电子档案管理的实现步伐。
3 档案管理中电子档案管理的几点建议
3.1 建立完善的档案管理制度
档案管理工作所涉及的工作内容以及相应的信息较多，就需要相关部门建立相应的档案管理制度，帮助其更加安全合理地进行信息化电子化改革。首先，可以先提高档案管理的影响力，使其从边缘化走出来，让大众意识到这一部门的重要性，从而为档案管理的电子化信息化打下基础。其次，可以制定相应的管理制度，帮助档案管理和电子信息更好地进行融合，使档案管理电子化信息化进一步展开。
3.2 更新电子设备，保证硬件系统的质量
在电子档案管理中，重要的管理工具就是现代电子设备以及其硬件设施，电子设备和硬件系统的质量也决定了电子档案管理的整体质量。因此，在电子档案管理工作开展时，要对电子设备进行革新，保证电子设备及其硬件系统能够满足电子档案管理的需求，保证软件系统能够稳定运行，避免因为软件系统搭载问题造成档案数据的损失，影响电子档案管理工作的质量。
3.3 加强领导重视，增加在电子档案管理经费投入
档案的重要性决定了档案工作理应受到单位领导的重视，各单位领导要提高对电子档案管理工作的重视程度，不断强化档案意识，认识到档案电子化管理的重要性，从而加大对电子档案管理的资金投入，为电子档案管理提供必要的设施设备，加大在电子档案技术方面的经费支持。
3.4 构建服务体系，完善环境建设
档案管理人员要运用现代化的技术手段，对档案信息有一稳定的开发和利用，使工作人员从手工劳动中解脱出来，为科学管理和有效利用信息资源提供技术支持。其次，要建立档案数据库，开展相关的档案咨询服务，以此促使档案信息服务系统有效建立。最后，还要攀升档案信息资源体系。比如在建立某行业档案信息资源体系时，要对相关的档案信息进行总体开发和综合管理，为某一行业提供有效的服务。与此同时，网络诚信在我们的生活中起着相当重要的作用。如果网络上缺少诚信，失信于人，不仅会对档案管理造成很大的负面影响，也会使人慢慢地减少对网络的使用，从而造成我们社会发展的后退。因此，建立完善网络诚信体系在一定程度上有利于管理工作的顺利开展。这就需要我们多方面配合完成。于信息化环境下做好档案安全管理工作，就需要坚持用高格调的文化产品，大力弘扬健康积极的优秀文化。
3.5 建立档案大数据平台，保证电子档案管理的功能得以完全发挥
大数据平台建设是现代电子档案管理的重要特征体现，是电子档案管理功能完全发挥的保障。在电子档案管理中，要建立完善的大数据平台，对档案数据信息进行平台数据的云端储存，实现档案数据的长久保存。同时，也能够通过大数据平台对数据档案进行筛选对比，为行业决策的落实提供数据分析保障，推动档案管理工作现代化发展。
3.6 选择合适人员，进行维护管理
对于信息化下的档案管理来说，必须要有一位擅长使用网络管理工具的专业人士，及时地维护系统。还需要有一定的基础，对网络有很深的了解。并具备相应的法律意识，能够在不良信息入侵的时候利用法律武器维护网络安全，将不法人员绳之以法。“有时候成功并不是因为热爱，而是责任使然”。管理者必须要富有极强的责任感，对工作和领导负责，也对自己负责。电子档案管理人员的要广泛学习计算机及相关课程，普及现代信息技术，计算机及现代通信技术。
4 结束语
传统的档案管理因为存储方式及传输方式等存在诸多不足之处，导致许多工作人员的工作量过大。因此，实现档案管理电子化信息化是十分必要的。信息化时代的到来，对我们的生活产生了诸多影响，同时这一影响也延伸到了档案管理。因此，为了顺应时代的步伐，档案管理也应该早日实现电子化与信息化。
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