中国—东盟地学合作中心（南宁）
摘要：地勘单位人事档案管理一直都是其内部管理中的主要内容，尤其是在信息技术不断发展的背景下，数字信息化在其中的有效应用，不仅可以对人事档案数字信息化内容进行优化，还可以保障档案信息的安全性和可靠性，实现对各种信息资源的合理配置。基于此，为了更好地创建电子人事档案，本文对地勘单位人事档案管理中的数字信息化管理措施进行了分析。
关键词：地勘单位；人事档案管理；数字信息化创新；应用
人事档案是地勘单位在社会中稳定发展的基础，更是人才管理中的主要内容，在此工作中涵盖了很多的个人人生工作经历和学历，要想对这些内容进行综合性管理，需要对数字化信息技术进行合理应用，对经济和数字信息化技术中的特点，进行深层次的分析，从而进一步完善地勘单位人事档案管理的制度。
一、地勘单位人事档案管理中的问题
（一）对档案管理工作的重视程度不够
地勘单位中的内容和数据信息是比较复杂的，为了保障人才管理方案的有效性，一些地勘单位加强了对人事档案的管理。但是，受到以前管理理念的影响，大多数部门还没有认识到地勘单位人事档案管理的重要性。相关的调查发现，大部分地勘单位，还没有设置对人事档案管理的专业人员。部分地勘单位在其内部，也没有设置档案管理制度。在长期发展角度上看，其单位内部人事档案管理的制度并不完善，这会对单位信息的质量带来影，非常容易造成资料的丢失[1]。
（二）档案管理体系并不完善
受到管理方式等多种因素的影响，地勘单位人事档案管理的质量并不高。再加上，在地勘单位中没有一个完善的档案管理体系，这会导致管理人员对其并不能对其中的人才资料进行合理管理和分配。虽然最近几年我国出台了一些地勘单位人事档案管理的政策，但是由于其契合地勘单位特点并不能满足管理标准，这将导致其在制度建设等多种方面，出现问题，严重影响了资料收集和保管归档等工作的质量。此外，如果地勘单位人事档案管理体系不完善，在每个环节都可能会出现材料遗漏的现象，严重影响了人事档案管理的质量。
二、数字信息化技术在地勘单位人事档案管理中应用的优势
（一）实现了电子化档案的保存，减轻了档案保管的压力
在以前，由于地勘单位人事档案管理方式存在一定的局限性，一般都是应用纸质资料对其进行管理，这将导致纸质材料成千上万，要想对新的档案资源进行保存，需要腾出大量的空间。再加上，受天气等一些外在因素的影响，非常容易引起纸质人事档案资料褪色等变问题。数字信息化技术在地勘单位人事档案管理中的有效应用，能够对档案资源进行电子版管理，通过对计算机的合理应用，对相关的档案资料进行合理应用，节省了存的实地空间，从而不断减少纸质资料的保存压力，实现对档案资源的信息化保存。
（二）减轻工作人员压力，提高其效率
由于我国地勘单位人员结构复杂，如果不对以前的地勘单位人事档案管理方式进行创新，会严重影响档案管理的质量。实现对地勘单位人事档案管理的信息化管理，不仅可以帮助管理人员对其中的档案内容进行变动，还可以帮助他们对人事资料内容进行及时更改，实施对地勘单位人事档案资料的动态管理，有效减轻管理人员的压力。
（三）为人事档案信息查询提供了便利
地勘单位中的管理人员在对人事进行调整前，他们一般会对有关人事档案资料进行查询，主要目的是筛出合适的人选，实施对人事档案的信息化管理，能够帮助领导们快速和及时地查询其中的有关信息，实现对人事档案的信息化管理，通过对高级的计算机技术的有效应用，快速地检索地勘单位人事档案管理中的查询方式，弥补纸质档案的不足，帮助管理人员及时其中的人员信息进行获取，对出勤情况和奖惩情况等内容进行整合，为地勘领导人员做出正确的决策提供条件[2]。
三、数字信息化在地勘单位人事档案管理中应用的措施
（一）建立电子人事档案，加强对人事档案资源的大合理应用
在对人事信息进行整合时，需要经过纸质分类等内容，对数据信息入库进行建档管理，主要目的是建立电子人事档案。当完成对电子档案建立后，需要对相应的档案材料代码进行整合，将其纳入电子档案中，对其进行查询。因此，这就要求地勘单位需要在电子档案支持下，构建完善信息化人事档案管理体系，加强对数字信息化技术有效应用。由于地勘单位对人员要求非常高，如果其道德素质不高，会严重影响地勘单位人事档案管理的有效性。因此，需要建立电子档案，在了解人员真实情况的基础上，加强对其进行信息资源的查询和利用。
（二）合理应用专业管理软件，完善人事档案数据库
随着信息技术不断发展，新型人事网络平台得到了有效建设，要想在此背景下，提高地勘单位人事档案管理质量，需要合理应用专业管理软件，对人事档案数据库进行完善，对其数据信息进行动态性调整和更新，主要目的是加快对人事档案信息的有效查询，对相关的数据信息进行整合。
这就要求，地勘单位首先需要对数据库管理软件的方式进行选择，对电子档案管理和人事信息管理等内容进行分析。此外，还需要以数据库特征为前提，对信息收集流程和内容进行全面的监测。实施动态性操作，保证人事档案信息管理的准确性，实现对地勘单位人事信息的电子管理，主要强化对地勘单位的监督力度。档案管理人员还需要加强对信息数据库中备份工作的重视，在确保系统稳定运行的基础上，避免人事档案资料不准确和丢失等现象的出现，保障人事档案电子信息管理的有效性，促进地勘事业在社会的稳定发展[3]。
（三）加强对电子人事档案的合理构建
传统的地勘单位人事档案管理方式，一般都是用纸质对人才信息进行记录和保存的，这种管理方式存在一定的局限性。为了满足新时代对地勘单位人事档案管理的要求，需要进行数字信息化创新，加强对电子人事档案的合理构建，实施对数据信息的有效管理，完善电子人事档案的内容。
当存档人员在构建完电子档案以后，可以实现对档案材料的有效整合，也就是电子档案的代码，只需要对人员档案信息进行有效查询，为地勘单位的人才管理方案，提供更加便捷和诚信的服务，让以前人事档案管理中的“死档案”变成“活档案”，实现对档案管理方式的信息化建设[4]。
如，部分人员对档案的认识并不清晰，他们总是认为人事档案资料并不重要，认为既然已经被地勘单位聘用了，其人事档案就没有用处了，在工作后，对自己的档案就不闻不问了，这将导致档案成为“黑档案”，但是由于地勘单位比较复杂，会涉及到多方面的内容，所以对工作人员的学历要求也越来越高。电子人事档案的构建，能够为地勘单位人事档案管理工作的顺利实施提供更多的便利，强化管理人员的信息化管理意识，及时更新他们的管理理念，为档案信息查询工作的顺利实施提供条件，加强对档案资源的合理整合，实现对地勘单位人事档案的信息化管理。
结束语
由此可见，实现档案管理模式的信息化，可以对在工作中表现比较好的地勘工作人员对其进行及时记录，然后对其进行表扬，积极引导他们对相关的档案资料进行规范化和流程化的管理，对其中的人事档案进行分类，创新以前的管理方式，优化以前的繁琐管理工作，让地勘单位人事档案管理变得更具有人性化和现代化，从而不断提高人事档案管理的质量。
参考文献：
[1]朱玥.地勘单位人事档案管理数字信息化创新应用[J].办公室业务，2020，No.336（7）：60+62.
[2]杨吉平.信息化建设在地勘单位人事档案管理中的应用[J].办公室业务，2019，（8）：167-167.
[3]刘欢，李冬.浅议数字信息化在医院人事档案管理中的运用[J].经济师，2020，No.376（6）：229-230.
[4]尹怡晗.基于大数据背景的地勘档案数字信息化发展策略[J].陕西档案，2018（6）：40-41.