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摘要：办公室文书档案保存的资料包括行政管理、党政管理等相关资料，对行政单位的整体信息进行收集和管理，实现对各项管理工作的全面清晰记录，部门内部成员积极沟通、努力协调，才能提升办公室文书档案收集与管理的工作效率，以推动行政部门的长期稳定发展。
关键词：文书档案；收集；管理途径；
引言
办公室文书档案的收集阶段，能够让所有办公室工作人员自主提交，或者由档案收集系统参与工作，而归档工作中需要根据已经建成的专业工作模式和档案目录，实现纸质档案或者电子档案科学调配，由专门建成的档案存储空间存储，以方便后续信息查找。由于档案管理工作较为繁琐，所以当前的工作过程中，会出现档案遗失或者存储区域错误的问题。
1办公室档案工作的特点
1.1整体性
文书档案工作涉及方面众多，是对单位的各项行政管理、科技、设备、账单、合同等详细又整体性的记录，反映的内容要真实准确。对文书档案的保存方式也有很多，例如纸质文件、录像、照片、音频、电子文书等等，这要求管理人员要对各项文书内容有整体性的规划和管理，使得文书档案种类繁多但归类有序。
1.2规范性
所谓规范性，是指企业文书档案收集、归档要按照既定的标准和规范要求进行操作。具体来说，就是要求满足《档案法》《企业档案工作规范》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》《文书档案案卷格式》《企业境外档案管理办法》等标准和规范要求，将企业日常行政事务管理过程中形成的文书档案进行收集、编目、分类、装订等等。
1.3保密性
由于文书档案汇集了企业或单位的重要资料，这些资料存在保密性。例如，一些档案中存放了公司的重要合同，或者重要仪器的管理名册，涉及企业发展的机密等内容，则需要保证文件的安全性和保密性。又如，一些医院的相关档案，种类繁多，需要记录得全面而清晰，常常涉及患者的隐私，档案管理工作更加需要保密性。
2办公室文书档案收集与归档工作管理现状
2.1管理意识欠缺
管理意识欠缺问题不具有普遍性，但是确实有部分办公室人员和档案管理部门人员长期工作中管理意识欠缺，主要表现为，极少数部门人员或办公室人员在长期遵守该制度后，逐渐信赖或者依赖工作经验并形成固定思维，对于这类人员，处于管理意识欠缺状态，该问题对于档案管理系统的进一步升级不利。
2.2对文书档案管理缺乏整体性的规划
电子存档系统是文书档案管理的重要手段，该系统能够促进档案管理规范准确，但是缺少对档案的归纳和整合，导致信息繁杂而混乱。缺乏合理整合的信息就像各种米混在同一个米缸中，很全面但是信息难以被准确找到并合理运用。这对管理工作形成了阻碍，降低了管理的工作效率，也容易在信息管理中发生错误或遗漏的现象.
2.3人员主观能动性不足
人员的主观能动性包括对于档案管理系统操作水平提高的主动性、各工作部门中人员的交流主动性、工作方法升级和思路优化的主动性等，要求所有的工作内容管理项目都能够更好地和办公室人员的工作系统关联。主观能动性不足的问题成因有两个：一是在长期的工作中，档案管理工作本身提出的要求较高，处于高压心理状态会让人员产生更高的疲劳感，从而降低了工作效率，体现在工作完成方面则是主观能动性不足。二是机关、企事业单位更重视经济建设、党委建设、意识形态建设，由于不重视档案系统发展，向其中倾斜的资源相对较少，会降低人员主观能动性。
3办公室文书档案收集与管理策略
3.1提升办公室文书档案管理人员的工作意识
企业的高层领导者要加强对文书档案归纳整理工作的重视程度，在企业内部加强宣传，提升员工的工作意识。通过积极的宣传，使得企业员工对档案管理的意义有更加深刻的认识，了解档案管理的工作性质，档案管理人员的工作更加科学，非档案管理人员使用文书资料时更加规范，尽量不给相关工作者添麻烦。适当的宣传让企业的其他员工了解档案管理工作的重要性，进一步提升档案管理人员的工作积极性。
3.2完善档案整理制度
将文书档案的收集时间、管理期限、归属范围以及相关注意事项等进行明确的规定，与文书档案收集整理工作的效率有着重要关系。首先，应该根据实际情况和相关管理法律法规、职能制度来制定相应的文书档案整理归档范围。其次，应该对文件收集日期进行明确，方便进行统一管理，这样能够提高收集材料的效率，提升档案管理人员的工作积极性，从而适应不断发展和变化的文书档案收集和管理需要。
3.3管理力度加强
管理力度的加强主要是通过对于奖惩制度的建设和专业化考核方法的应用，让所有的工作人员根据已经建立的新型工作方案办公，其中办公室工作人员生成的所有文书档案，需要在自我检查并确认无误之后，应用已经建成的信息化系统主动提交给档案管理部门，同时在其中说明是否需要形成纸质档案并存储，当发现某人员在实际工作中未能按照规章制度完成任务，或者档案信息和数据的类型处理未达到标准时，则需要按照相关规章制度对其惩罚，严重时可以在单位内部通报，让办公室文职人员更好地了解相关工作制度。另外机关、企事业单位内部已经建成了专业程度更高的内部管理制度，所以在实际的工作中，要分析现有管理制度中涉及档案管理方面的条款，考虑到目前的档案管理体系人员个人素质以及可以胜任工作内容，则后续的主要条款是让办公室文职人员了解档案管理系统的运行模式、工作内容和工作任务，最终形成各个部门的融合工作体系。
3.4增强收集与归档能力
通过业务培训、专题讲座、专家授课等形式，不断增强企业文书档案收集与归档从业者的业务素能，既要注重档案理论知识的学习、培养，也要掌握文书制作方面专业知识，此外，还要具备一定的计算机信息技术素养。加大职业道德理论培育，增强企业文书档案收集与归档工作者的敬业精神，培育使命感、责任感和职业荣誉感，提升从事档案收集归档工作的综合业务素能。
3.5建立档案管理网络体系
档案管理工作需要对相关文件及时记录、整理，将文书资料纳入需要归档的范围内，之后还需要定期对文书资料进行核对，保证档案内容的完整性，将立卷的初始工作与文书处理的结束工作结合在一起，为日后开展档案管理工作打下坚实基础。在档案管理人员中建立树形结构网络体系，有层级的科学管理，对每一项档案管理工作分配到人，精准分工。同时加强档案管理工作者之间的沟通，当遇到问题时可以及时联系，人员之间清楚了解互相的工作内容，当需要协调合作时，可以准确找到相关工作负责人，事半功倍。
结束语
综上所述，办公室文书档案的收集和归档工作中，目前存在的主要问题包括工作人员的主观能动性较低、管理系统不健全、工作人员的管理强度较低等。针对存在各类问题的解决方法包括奖惩机制的合理建设、专业化工作管理模式的健全、针对个人素质的定期或不定期考核等，让所有人员都能够通过对于个人素质的提高了解当前存在的工作问题和缺陷，并制定相应的改革方案。
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