大港油田公司总经理办公室档案中心 天津 300280
摘要：随着信息时代的发展，企业之间的知识竞争日趋加强，对人力资源管理就显得尤为重要。人事档案管理是企业人力资源管理的重要组成部分，是企业人员信息的储存库，在企业的人力资源管理活动中发挥着重要的作用，其直接影响了企业对于人才的吸纳，间接影响企业的可持续发展。本文以人力资源管理为基础，对企业人事资源管理中人事档案管理的作用进行了详细的分析，旨在讨论人事档案在企业人力资源管理中的重要性。
关键词：人事档案；企业；人力资源管理；重要性
随着我国经济建设的迅猛发展与各项政策的不断完善，我国的企业也进入了快速发展的黄金时代。以往，人事档案管理在企业人力资源管理中具有不可替代的作用，但由于社会不断发展，人力资源管理在我国也经历了很多个不同的阶段，经过了多年的摸索，才最终达到了战略人力资源管理阶段，因此，人们逐渐忽视了人事档案管理的功能。随着企业竞争的加剧，人力资源信息在企业间传播速度越来越快，人事档案管理再次回到了人们的视野当中。在企业人力资源管理方面，它显得愈发重要。
1 人事档案管理与人力资源管理
1.1人事档案管理
人事档案管理是一种人事处理活动，它用来记录与人才有关的个体经历和成长过程中一些表现，用来存储考察人才文件。简单地说，人事档案管理是对人事文件资料进行收集、保存、鉴定和统计等工作，并对之进行整理、管理、鉴定和使用。其目标是选拔人才、培训和使用员工，是个体基本的信息、教育背景、实践或工作经验、个体表现、职业技术等，是个体的基本信息。
1.2人力资源管理
人力资源管理（Human Resource Management，简称HRM），人力资源管理升级，是指在经济法和以人为本的基础上，通过招募，甄选，培训和补偿等方式制定的经济法和以人为本的概念高效的管理方法充分利用组织内部和外部的相关人力资源，充分发挥其最大价值，并满足组织内部的相关人力资源。足球组织当前和将来的发展需求，组织长期目标的实现以及组织中为实现会员的自我价值而进行的一系列工作的总称。其中包括计算公司未来的人力需求并制定相应的人力需求计划，然后有效地招募和选拔人员并进行组织，评估绩效，支付薪酬并提供有效的激励措施，结合组织需求和个人专业知识以促进有效发展，以及为了达到最佳质量匹配，优化组织绩效的全过程。这也是公司的重要职位。
1.3 两者的关联性
人事档案管理是人事资源的重要组成部分，人事档案管理与人力资源的管理密不相关，有效地促进企业的人力资源管理工作。
企业在聘用人员过程中，收集应聘者的个人简历，建立对应的信息库，最后形成人事档案。通过对人事档案的查看，从各个方面了解、分析应聘者的个人情况，以期选择最适合相关岗位的人选。除此之外，人事档案也可作为员工考核绩效，选拔人才，识人善用的重要依据。
人事档案管理与人力资源管理密不可分，相辅相成，科学合理的运用人事档案管理，有助于企业更好的进行科学决策，以及制定更利于本企业的人力资源计划。
2，人事档案管理对人力资源管理的促进作用
2.1有利于发挥企业人力资源的效力
人事档案作为应聘人员的敲门砖，其全面而真实地记录了企业员工的个人基本信息、教育背景、实习或工作经历、个人表现、专业技能、职业技能以及考评结果；企业利用人事档案的相关信息，系统的了解员工的“过去”，进一步的统筹规划、扬长避短，最大限度的发挥员工的能力、发掘并培养人才、以避免埋没人才。
2.2有利于资源配置达到最优化
人才的数量、质量、结构、水平等相关信息都囊括在企业的人事档案中。
要想最大限度的发挥人才的能力，避免人才打压现象以及所学无用武之地的问题，就需要企业依据人事档案，最大程度的利用人才的优点以及特长，科学并合理的进行人员的调度与调配，提高人才与所设岗位的匹配度，将最适合的人才输送到做合适的岗位，发挥他们自身最大的价值；同时，继续加强人才间的科学合理流动，实现科学管理的目的。综上，通过采取对人事档案的归纳、整理以及分析可实现科学管理的战略目标。
2.3有利于科学化预测人力资源需求
人力资源的需求很大程度上是受到企业内部人员的影响，如果企业在准备推算本企业的人才需求时，不关注人事档案，就会容易在一定程度上出现工作盲区，导致后续的决策出现一系列的不可预测问题。由于人事档案的有效性对科学、合理、有效的制定人力资源计划、分析人才与企业的匹配度以及后期对的可持续发展是否具有推动作用有着极大的影响，因此，认真管理并分析人事档案对科学化的预测人力资源需求有着不可或缺的作用。
3，人事档案管理在人力资源管理中的重要性
3.1可以减小人力资源管理的负担
随着我国社会经济的发展，流动人员成为这一阶段必然存在的现象，之所以出现这种情况，主要是因为：一、随着社会的发步，员工本身的发展需要也随之改变，他们开始乐于接受和改变工作环境。与传统就业理念相比，人们对就业的看法发生了巨大变化，更多从业人员不仅只是追求稳定工作和薪资状况，更注重自己的不断完善，实现全面发展和满足心理需求的目标。二、现代社会更具包容性，对人员的流动更强。在当前的发展过程中，不顺应社会的潮流，强行留住人才，几乎是无法实现的，企业逐渐认识到了这一点。因此，企业放宽了对于人员流动的限制，人员的流动的频率自然也就随之增加。事实上，由于人员的频繁流动，企业的人力资源管理工作不得不面临着许多方面引起的巨大压力。
不管在什么时候什么地方，档案的地位都是无比重要的，它对我们每一个人都是有着举足轻重的影响的；档案囊括了一个人的所有信息，其主要内容有基本信息、教育背景、实习或工作经历、个人表现、专业技能、职业技能以及兴趣爱好等。相较于一般从业人员而言，档案对于流动人员更为重要；因为档案是伴随着流动人员的轨迹一起到新的工作单位。如果企业在开展流动人员人事档案管理的过程中，不慎出了纰漏，导致了人员档案的丢失或者是个人信息的泄露，就会对人力资源管理工作带来极其糟糕的影响。故而，人事档案管理确实是具有无比的重要性，需要我们对这方面加大重视力度，并且积极的采取针对性的措施进行改进，引导流动人员人事档案管理事业进入一个新的常态，更能减少人事档案对于企业人力资源管理的压力。
3.2可以解决人力资源管理过程中的一些问题
现阶段，人力资源管理方法多数存在老旧问题，相应的管理系统比较死板，管理人员因循守旧，专业知识欠缺等问题普遍存在，基于这样的现实情况，企业的人力资源管理工作实际上很难开展。随着时代的步伐，流动人员的档案的流动性随之增强，档案的流动进程管理就显得格外重要；因此，企业必须与时俱进，制定一个科学合理的管控措施。但就目前来讲，流动人员的档案管理仍然未形成一个相对完善的机制。多数企业仍然存在不及时整理员工档案，或是整理纰漏所导致的员工信息不完善、转递档案丢失等一系列问题；除此之外，关于流动人员的档案更新的时效性还是有所欠缺。企业为了节约成本，往往不会专门去对人事档案进行更新。这种做法表面上看是节省了成本，实际上则是对企业自身极其不利。如果都不更新员工人事档案，那流动人员的实际情况就很难得知，企业也无法进行客观的选择。因而，若是能进一步加强人事档案的管理，就可以更好的解决这一系列的问题。
结束语
本文着眼于人事档案管理和企业人力资源管理，先是简单了解了基本的含义以及二者的关联；紧接着也从人事档案管理对人力资源管理的促进作用方面进行了更深一步的探析，从人事档案管理在企业人力资源管理中发挥的效力、辅助企业合理资源配置以及科学预测需求进行讨论。在以上讨论分析的基础上，进一步辨析人事档案管理可减小人力资源管理的负担、解决人力资源管理过程中的问题；从而得出人事档案管理在人力资源管理中必不可少的环节，是企业人力资源管理的重要环节，故而如何发挥出人事档案的管理在企业人力资源管理中的作用，督促企业更好的进行人事档案的管理，这需要全社会的共同努力。
参考文献：
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