秦文静
国家广播电视总局五七二台 北京市 101109
摘要:事业单位档案数字化管理对于重要资料的保存，对于信息的筛选查阅等方面都发挥了重要的作用。在技术逐渐成熟的今天，随着事业单位的重视与投入，档案数字化管理能够直接步入全新的阶段。针对档案数字化管理可能存在的问题，事业单位本身也能够提高其对应的认识，能够采取科学合理的策略来持续优化，这样就可以满足档案管理和利用效率的提升，在保证档案安全性的同时，也可以推动事业单位可持续发展，最终成为合格的服务型单位。
关键词：事业单位；综合档案；数字化管理
引言
档案管理作为事业单位管理工作的重要组成部分之一，主要发挥着组织协调事业单位内部工作的积极作用。电子信息技术的发展，为事业单位档案管理向数字化方向发展指明了方向。虽然事业单位工作人员运用计算机网络技术查询、阅读档案工作的效率得到了显著提高，但是因为受到各种外部因素的影响，事业单位的数字化档案管理仍然存在着很多急需解决的问题。因此，事业单位档案管理人员应该充分认识影响档案管理工作高效开展的因素，并以此为基础采取积极有效的应对措施，才能确保事业单位的长期可持续发展不受影响。
1档案数字化概述
所谓档案数字化实际上就是合理利用不同形式的信息采集设备转化档案的一个过程。档案管理人员在将纸质档案的数字化处理时，主要是使用扫描设备采集信息，将纸质档案元件阵式中的信息元素分解出来，转化为电信号，然后输入至计算机内部，最终将档案以图像文件的形式呈现出来。目前，常见的纸质档案转化为以计算机处理的数字化格式档案方法主要有以下几种：（1）扫描纸质档案并将其以图像方式进行存储，或者通过OCR字符识别的方式将纸质档案转换为文本文件形式。（2）合理运用缩微胶片影像或者数码相机拍摄的方式将纸质档案转化为数字化档案。由于直接扫描纸质档案将其转化为数字化档案的方式具有便捷形态与经济性的优势，档案管理人员应该在完成纸质档案的数字化处理后，及时地进行图像文件的储存，才能确保信息数据库档案资料建立工作的顺利完成，为后续档案数据信息的快速检索和引用做好充分准备。这就要求事业单位必须紧跟时代发展的脚步，增加档案数字化管理体系建设的投入，提高事业单位档案信息化管理的水平，充分发挥事业单位在社会经济发展中的积极作用。
2事业单位档案数字化管理的现状
2.1档案数字化管理安全意识不到位
虽然借助互联网技术开展档案数字化管理有助于档案管理工作成效的提升，但是互联网安全问题却是业界长期以来始终关注的焦点问题。如果以互联网技术为基础的档案数字化管理系统遭受黑客攻击或者感染病毒，都会影响到档案数据信息的安全性。再加上很多事业单位的档案管理人员并非专业的档案管理人员且缺乏必要的计算机知识，未能真正地认识到档案管理工作的重要性，最终增加了档案数字化管理工作过程中信息泄漏风险发生的几率。
2.2档案数字化管理人员综合素质有待提高
高素质的数字化档案管理专业人才是保证事业单位档案管理工作高效开展的基础。由于专业人才是支撑数字化档案管理工作开展的基础，事业单位应该严格地按照数字化档案管理工作的要求，加大管理人员专业素质培养的力度，建立一支高素质的数字化档案管理队伍，才能满足数字化档案管理工作的要求。然而就目前而言，由于事业单位受到机构编制等外部因素的影响，很多事业单位在大力推动档案数字化管理工作的过程中，都出现了管理人员更新严重滞后、档案管理人员专业技能较低等问题，这些问题已经对我国事业单位数字化档案管理工作的开展产生了严重的影响。
3事业单位全面实现综合档案数字化管理的措施
3.1 建立数字化的档案管理系统
首先，客观分析当前事业单位档案管理的需求，事业单位必须根据实际需求选择合适的计算机设备等软、硬件设施。其次，事业单位档案管理者以及领导者必须重视数字化档案管理系统的构建，各级部门要积极配合，同时要对数字管理系统进行研究和完善。
3.2优化数字化档案管理性能优化
数字化档案管理性能也是必然的要求，只有不断地优化数字化档案管理工作的性能，才能更好地完成事业单位的档案管理工作。具体而言，可以采取以下措施：首先，注重档案管理能力的提升，要不断地完善计算机系统的性能，使得档案管理效率得到提升。其次，要注意提高档案管理的安全性能。一般而言，在进行数字化管理的过程中，网络安全问题都比较突出，为了更好地保护档案，就需要采取安全措施，可以对数字化档案进行加密，也可以设置防护墙等，从而保障数据的安全性。
3.3完善档案管理安全保密制度
针对事业单位档案管理，无论是组织文件，还是个人信息，都要求保密，一旦信息泄露，可能会对档案所有者带来一定的影响与危害。所以，在具体的管理环节之中，合理有效的安全保密制度是不可缺少的。第一，不同的档案，其对应的档案保密的等级是存在一定差异的，同时，在实际的使用之中，还应该配套其管理权限，这样才能够保障信息的安全性不受任何的影响。第二，档案管理人员应该具有保密意识和安全意识，能够在需求的时候，打开需要的具体信息。第三，完善档案和系统的加密处理，同时做好定期的检查和维护，这样才可以将隐患及时消除掉，确保档案信息本身的安全性。
3.4增强人才培养力度
档案数字化建设需要人才的支撑，并且还需要一定数量和质量的人才作为基础。身为档案管理人员，不仅需要详细了解本职工作，同时还需要具有较高的计算机技术水平，能够灵活使用计算机来开展对应的业务活动。档案数字化管理要求档案管理人员掌握扎实的档案学知识，其中包括文件管理理论、档案编辑归纳等知识。且由于档案数字化管理是一项专业性较强的工作，档案管理人员不仅仅需要具备扎实的档案管理基础理论，同时还需要拥有计算机录入、计算机图形处理、计算机音频处理等较高水平的计算机信息处理能力。作为事业单位，需要加大对于人才的培育力度，向相关工作人员传授档案数字化建设以及管理先进知识和技术，能够出色完成岗位工作，不断提高他们的业务能力和素质，能够熟悉各项业务流程，科学掌握运用数字化工作业务技能，以此来推动档案信息化。
结束语
在档案管理过程中，数字化档案管理一直是人们关注的重点，尤其在当今科技时代背景下，加强档案的数字化建设极为紧迫，这对于档案管理效率以及质量的提高都具有重要的意义。而在如今事业单位发展的过程中，也需要加强数字化档案管理，这就需要档案管理人员能够提高对于自身工作的重视程度，必须认真负责地进行档案管理。同时，有关事业单位也要加强先进技术的引进，合理地应用一些系统软件，进一步加强档案的数字化建设，进而满足事业单位档案工作的基本要求，与信息化时代也能真正接轨。
参考文献：
[1]李元.试论事业单位档案数字化管理[J].兰台内外,2019(36):23-24.
[2]李红红.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革[J].办公室业务,2019(24):149+151.
[3]杨华盛.事业单位档案室的数字化建设[J].住宅与房地产,2019(25):250.
[4]宋新瑞.事业单位档案管理信息化建设问题分析与思考[J].办公室业务,2019(22):95-96.
[5]李晓红.事业单位档案数字化建设路径研究[J].科技经济市场,2019(10):105-107.