新疆中泰矿冶有限公司 新疆阜康市 831500
摘要：随着经济和各行各业的快速发展，办公室的档案有序性、完整性是推动单位发展的关键，同时对于单位的发展有一定的促进作用。对于办公室档案管理工作而言，应当坚持基础性的科学原则，并结合具体工作中的实践性特征不断完善并创新，从而保障办公室档案的综合管理质量，从而真正发挥档案的管理综合价值。办公室档案管理从目前来看，仍然存在许多缺陷与不足，例如管理效率不高、管理方式落后等。对此，探讨办公室档案管理工作效率的提升途径有重要意义。
关键词：办公室；档案管理；工作优化
引言
办公室档案管理事关单位各种工作进行的速度与效果，因此优化档案管理工作效率，就是明确办公室档案管理体系，合理应用现代管理理念以及管理方式、管理方法等，打造高效率档案管理的模式，以提升单位整体工作质量。就当前办公室档案管理工作，由于缺乏明确的管理制度与考核指标，管理流程较为混乱，亟待进一步优化办公室管理规章，突出办公室档案管理的重要性。本文针对办公室档案管理工作现状，探究优化档案管理工作效率的方式方法，提出有效的优化策略与建议，以提高办公室档案管理工作的水平。
1办公室档案管理工作中存在的问题
1.1办公室档案管理缺乏健全的管理制度
如今，诸多单位在办公室档案管理工作中，因为档案管理制度不完善，而大大影响了档案管理效率。在办公室档案管理工作中，大部分工作单位所制定的管理制度均未对相关管理人员的岗位职责做出明确要求，未有效约束管理人员，进而导致管理混乱的问题发生。当有问题发生时，不能第一时间将责任人确定。与此同时，不健全的管理制度，也导致没有规范化、制度化地要求管理人员，使之在工作中未充分意识到档案管理工作的重要性，对待工作随意，导致较多的疏漏出现，最终让单位整体的工作效率受到影响。
1.2办公室档案管理人员设置不合理
企事业单位办公室档案管理的人员设置大概可以分为两大类：一类是负责档案收录和管理的人员，另一类是负责进行档案查阅的人员。办公室档案管理人员的设置之间关系到档案管理工作的正常进行。负责这部分工作的人员要更具专业性、严谨性。但有研究发现，很多企事业单位的档案管理对于档案查阅工作并不重视。在设置人员时也只是安排一些返聘人员或者是年老的员工。这些员工虽然在接待来访群众时态度和蔼，但由于年龄与专业知识的限制，在工作时难免怠慢，操作时由于对电脑的不熟悉以及对档案管理工作的不熟悉、对信息化技术了解少等，不能熟练地操作电脑技术。再者并不是每一天都有人去查阅，所以负责这部分工作的人员变得可有可无。这也是档案查阅工作人员不受重视的主要原因之一。
1.3档案资料的利用率不高
对于档案资料的利用率不高体现在两方面：一方面是档案资料本身存在记录不完整、信息缺失或者错误的情况，难以发挥文件资料的使用价值。造成这种情况的原因是多方面的，包括工作人员、审核人员、保管人员主观方面的问题，也包括文件收到外部环境影响，受潮、火灾等导致文件资料出现损坏、丢失。另一方面对于文件档案的利用意识不高，由于纸质版文件档案在查阅的过程中，存在很大的难度，即便是花费大量时间，也未必找到有价值的资料。因此，文件档案存在利用率不高的情况。
2办公室档案管理工作效率的提升路径
2.1完善管理制度体系
进一步强化档案管理工作的制度体系是提高管理工作效率的重要途径。从当前的事业单位档案管理工作现状来看，无论是文件的内容、形式方面，都存在一定程度的不齐全现象，存在相关的缺陷与不足，尤其是对于管理时间不长的单位，档案管理工作意识并不强烈，此时管理手段的应用比较落后，认为管理工作只是单纯的资料统计，只需要做好资料的储存，不需要考虑其他问题，在这一环境之下，必然会引发许多问题。对此，按照档案管理工作的特殊性以及重要性，需要细化管理制度。首先，需要根据档案管理工作人员的管理工作经验采集相关的建议，积极听取建议以及管理中的实践性问题，从而针对性补充与完善管理规章制度。其次，需要从管理工作中不断探索与完善，确保管理规章体系的基础完整，从而推动办公室的档案管理效率。最后，建设意见反馈机制。档案管理的完善期间需要进一步改进与完善管理制度，并构建管理工作意见的反馈机制，按照管理中提出的意见提出改进策略，并由管理人员进行评价，通过后实施。这一种反馈机制的发挥可以显著提高档案管理工作人员的工作积极性，并提高对于管理人员的个体尊重意识，让档案管理工作达到循环提升质量的作用。
2.2加快档案管理信息化建设步伐
通过档案管理信息化建设的实施，能够一体化管理档案信息资源，促使相关主体互联互通、共享档案资源的需求得到充分满足。为推进档案信息化建设进程，首先，工业园区要将档案信息化纳入园区信息化建设规划当中，统一部署和实施，这样工业园区信息化建设过程中电子文件、数据资源的归档、利用等诸多问题能够得到妥善解决，更加科学的搭建档案信息数据库平台。其次，要数字化处理原有档案内容，这样可以在线查阅、利用各种档案信息。要对工业园区档案文件数字化建设计划科学制定，将传统载体形式的档案数字化建设工作稳步推行下去。借助于数字化技术的应用，及时扫描、分类、记录传统载体形式的档案内容，这样能够网络化查询所有档案数据，促使档案管理服务质量得到提升。要对电子文件归档管理环节充分重视，避免有虚假电子文件信息被归档处理。相关部门及人员需发挥监督指导功能，严格鉴定、记录入园的各种电子资料。
2.3加强工作人员自身素质培养
档案管理工作人员的自身素质直接影响到整个档案工作的运作与进度、效率与质量。所以强化员工自身素质，提高其专业素养非常有必要。首先，档案管理工作人员应当具备一定的电脑操作技能。因为在21世纪中，互联网技术已经成为经济发展的重要条件。各行各业也都实现了互联网经济发展，所以档案管理工作必须紧跟时代发展的步伐。如对于建筑设计研究院的办公室档案管理相关人员，单位可以有方法、有步骤地加强档案工作人员的自身素质培养。（1）各级领导为档案人才的培养提供政策、资金上的支持。例如政策方面可以把档案工作纳入单位工作规划中，关心、爱护档案人员；建立奖励制度；在待遇、福利方面给予重视。（2）培养档案人员的专业知识，如计算机技术、文书、编纂、档案保密、档案维护等，熟悉有关档案工作的各项法规和方针。（3）培养档案人员的计算机知识，让档案人员能熟练掌握计算机的各种操作，以此优化档案的整理和归档。
结语
办公室档案管理工作和单位其他工作有一定的联系，办公室有效开展档案管理工作是单位有序开展各项工作、实现正常运作的重要保障，对应人员应充分发挥档案管理设施的作用，在更新档案管理工作方式的同时，提高人员素质，注重对档案资源的开发和利用，从而体现档案资源的价值，促使单位各部门密切配合，切实提高档案管理工作效率，更好地服务于单位的运作和发展。
参考文献：
[1]曹丽华.探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].传媒论坛，2018，1（13）：143-144.
[2]田鑫.关于如何提升办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务，2018（11）：180.
[3]付兴.试论如何提高办公室档案管理工作效率[J].办公室业务，2018（08）：109.