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摘要：整理与保管是文书档案管理工作中最关键的两个环节，这两项工作完成的是否科学合理直接决定了文书档案的管理水平，随着网络和信息技术的发展，传统的文书档案整理方式与保管办法已经无法适应新的发展形势和各企事业单位自身发展需求，在此种情况下十分有必要对这两项工作进行创新，下面就此问题做进一步探讨。
关键词：文书档案；整理；保管方法；创新策略
引言：
进行文书档案的整理与保管工作，最主要的目的就是可以实现良好的文书档案管理体制，另外，通过对文书档案的整理与保管工作，可以在最大限度上满足文书档案分类的合理性。结合目前的实际情况可以看出，很多部门在进行文书档案的管理工作中仍然还是采用的传统意义上的保管方法，导致文书档案管理工作的效率和质量一直得不到有效提升。因此，相关人员一定要加强对文书档案管理方法的创新工作，使文书档案的管理方式可以满足新时代发展的需求，使管理能力与管理效果可以实现有效的提升。
1、文书档案整理与保管方法创新的必要性
1.1现代管理技能必须得到有效应用
目前，随着我国信息技术的不断发展，计算机技术在各个行业中都得到了非常广泛的应用，同时也取得了良好的应用效果。在对文书档案进行整理与保管的过程中也应该实现对计算机技术的充分利用，使管理工作的效率可以得到进一步的提升，从而可以实现预期的管理效果。另外，在对文书档案进行整理的过程中，管理人员需要按照文书档案的类型进行合理的分类，但是传统的管理方法不仅会增加分类过程中所花费的时间，同时也经常会导致错误现象的发生。如果在分类过程中实现对信息技术的有效利用，可以有效提高文书档案管理工作的效率，同时，采用先进的计算机技术也是文书档案管理工作未来主要的发展趋势。
1.2现代管理手段必须得到有效适应
结合目前的实际情况可以看出，在每一项工作开展的过程中通过对信息技术的有效使用，可以在很大程度上提高整体的工作效率，在文书档案管理工作中同样也是如此。这项工作中对信息技术的利用属于管理方法上一次重大的改革，逐渐替代了传统纸质文书档案的管理方式，不仅可以减少工作人员的任务量，同时还可以提升保管工作的质量。结合最新的文书档案归类整理原则，不需要在对案卷标题重新制定，而是以件作为最基本的单位，采用计算机中的检索技术，可以有效减少人工操作过程中错误发生的概率，最终实现简单高效的文件检索方式。
2、新形势下文书档案管理工作面临的机遇
2.1现阶段，计算机技术的普及，让各项整理工作的开展越来越规范，极大提高了整理工作的质量。因此，对文书档案进行整理和保管的过程中，应充分运用计算机技术的优势，采用合适整理方法与保管方法对文书档案进行分类处理。
2.2传统的文书档案都是纸质的，导致在整理文书档案的过程中浪费了许多人力与财力，加上整理工作量太多，工作人员出现懈怠心理，使得工作效率不理想。针对这一问题，整理人员可充分结合计算机，让文书档案变得更加数字化与电子化，从而方便工作人员日后管理。
3、文书档案的整理方法分析
3.1分类方法
相关部门在整理文书档案的过程中，较为常见的分类方式主要包括以下几方面：1）年度分类法。即是工作人员在整理文书档案时，必须按照文件形成与处理的年度，根据文件档案的时间对全部文书进行区分。但在实际整理过程中，相关工作人员还应按照文书档案具体日期对全部文书档案进行整理归纳，然后标注文书档案形成的实践，以此提升文书档案分类的质量与效率。2）组织机构分类法。即按照文书档案处理阶段的形成和文件的成本档案对全部文书档案进行分类，然后按照不同机构，以承办单位内部组织机构为依据来设置相应的类目。3）问题分类法。即按照文件档案内容所反映的实际问题、事由对全部文书档案进行划分。
3.2文书档案装订
文书档案在整理和保管的过程中，文书档案装订具有重要作用，这也是文书档案的保管和整理不可缺少的一部分。但是，由于文书档案的内容不同，他们装订的方法也不同。有的文书档案需要独立装订，有的文书档案要混合装订。因此，在装订文书档案的过程中，工作人员必须按照文书档案的实情进行。此外，为了方便日后有关工作人员的查阅，在完成装订工作后，还应把相关的文书档案放在同一个类目中进行保管。
3.3档案的档号章和页码编写
工作人员在整理文书档案的过程中，对文书档案的页码、编号进行有序编写有利于提升工作人员整理文书档案的工作效率。具体编写操作步骤如下：在全部文件档案的右上角添加印档号章，然后将文书档案的档案号码、馆编件号、所属年份、保管时限、机构代号和问题代号等填写内容填写在档号章中[3]。最后以文书保管时限和分类为依据，按照文书档案的分类标准，从文书档案的低级顺序向高级顺序出发进行编写。例如对于室编件号的填写，整理人员可在文件右上角盖上档号专用章，然后按照从“001”到“010”的编制方式对文件档案进行编号，为其余文件档案案号的编写提供方便，以便于日后管理人员的管理。
4、文书档案的保管方法分析
4.1编制归档
保管人员在编制文书档案归档的过程中，必须按照归档文书的文种、责任者词表与内容进行，然后按照相应的归档依据来划分文书的词条，并通过计算机应用自学方式将剩下的文件进行给分。同时，还应明确列出文书归档的主题词，将文书档案划分成重要档与普通档等两种档案，并明确标出相应的分数，再进行整理归档。
4.2详细划分档案归档的模板
保管人员在划分档案归档的模板时，必须按照已有的文件档案格式进行划分，将文书档案的模板设置成文书内容、责任人、文书年代和文书种类。等到文书档案的模板完成分类后，方可进入到下一道工序。
4.3建立计算机归档程序
计算机归档程序的建立作为保管文书档案的关键，主要目的是分析比较文书档案中的题名与提名表，然后找出和题名表相同的责任人、文件内容与文件种类，并给予相应的分数，以便日后的使用。
4.4做好电子文件的备份
电子文件备份作为保管文书档案中关键的一项工作，只有将全部文书档案转变成电子文书档案，才能详细划分文书档案的保管期限和分类标准，从而达到初步保管的目的。例如在电子文件备份的过程中，管理人员应创建一个移交批次号，在《电子文件与数字档案备份情况表》中填写好需要备份的文件档案，同时创建一个单独的备份载体包，将相应的数据输入到相应的栏目中，然后将全部文件档案内容按照备份载体包的讯号刻录到光盘中，并对全部光盘进行编号，最后按照自身实际情况在文件档案备份服务器中进行数据加密，由备份单位掌管加密密钥与口令，备份中心则负责保管备份数据。
5、结语
综上所述，文书档案的整理与保管工作属于事业单位中一项非常重要的内容，其管理工作的质量在一定程度上将直接关系到事业单位在未来的发展方向。因此，在实际的文书档案管理工作中，管理人员一定要注意对整理与保管方法的有效创新，这样才能满足新时代背景下社会经济的发展需求。虽然传统的文书档案管理方式可以在一定程度上满足纸质档案的整洁与完成性，但是因为工作质量与效率得不到有效的提升，已经不能在满足新时代发展的需求，只有在文书档案的管理工作中实现与信息技术的有效结合，才能实现更加高效的文件档案管理方法。
参考文献：
[1]刘秀荣.论述文书档案的整理与保管方法的创新[J].民营科技，2016，02.
[2]张华.谈文书档案的整理与保管方法的创新[J].赤子（上中旬），2014，06.
[3]齐宗元.文书档案的整理与保管方法的创新探讨[J].经营管理者，2013，04.
[4]林玉杰.论述文书档案的整理与保管方法的创新[J].华章，2014（14）：342-342.