布尔津县人大预算联网工作中心 新疆阿勒泰地区布尔津县 836600
摘要：事业单位档案管理是日常工作的一部分，新时期信息技术、计算机技术、大数据技术发展迅速，档案管理信息化建设势在必行。文本以此为基础对事业单位档案管理信息化建设展开探讨。
关键词：事业单位；档案管理；信息化；单位档案
引言
档案是传达信息的重要媒介，在单位组织结构中具有十分重要的影响。从当前发展现状来看，事业单位的档案管理工作成为衡量事业单位工作效率和实际运转效果的重要指标，尤其是对于部分具有高系统性和综合性的事业单位而言，档案管理的信息化建设工作不仅要保存具有珍贵价值的档案资料，也成为记录工作过程的重要内容。
1信息化时代档案管理科学化的重要性
对于事业单位来说，其档案管理工作是事业单位自我改革创新的重要载体，每一个关键建设时期档案中都有详细的信息记录，此详细的信息记录可以为事业单位发展战略的制定提供一定的参考作用，从可行性的对策点中得到发展依据点，当然这个发展战略的制定可以适度整合各种信息技术以及手段，将其技术以及手段应用到档案管理基础工作中，可以不断提升档案管理的科学化管理水平以及质量，从而将档案管理的应用价值充分发挥出来。另外，档案管理的科学化探索是不能停止的，原因及依据点都是建立于国家的政策要求下，同时科学化档案管理需要针对其事业单位自身具备的特点，才能得到强有力的推动，当然档案管理工作需要借助完善的档案管理材料得到有效的分析以及预测，从而提供给事业单位，方便决策的制定。结合实际的事业单位内部情况，仔细分析市场的变化情况，基于具体的档案管理特点，进一步落实档案管理科学化的目标。融合信息技术到档案管理工作中可以发挥出最大合力，推动整个事业单位的档案管理现代化水平。
2事业单位档案管理信息化建设的不足
2.1档案管理缺乏规范性
在档案信息化进程中存在标准不统一、管理不规范的问题，虽然我国有相关法律规定，比如《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，但在实际执行中，并没有严格按照法律要求，因地制宜制定一套适合自身的管理制度。另外，事业单位的档案管理软件没有统一的标准，没有标准化规范化流程，档案信息化管理系统缺乏统一性和规范性，档案信息化管理系统不能被有效使用。
2.2缺乏完善的档案检索和储存管理机制
如果在事业单位的发展过程中出现档案混乱或者信息虚假等现象，那么就会给事业单位带来较大的损失。所以在进行档案检索时，档案管理人员要时刻严格要求自己，不断探索档案管理的发展模式并将检索机制合理地融入其中。同时，单位也应不断地总结之前的经验，并将其应用在档案管理的工作中。缺乏完善的档案检索和储存管理机制会导致工作效率无法提高，也可能会导致信息在储存的过程中丢失，不利于档案信息化的建设。
2.3档案复合型人才匮乏
事业单位信息化建设需要以人才作为保障，特别是在档案信息化建设过程中需要大量的复合型人才，其既对档案信息化建设有所了解，同时也掌握一定的信息技术。但当前这类人才比较缺乏，即使有档案信息化复合型人才很多都被上级档案部门“招致麾下”，难以进入事业单位从事档案工作。而档案管理人才水平的高低直接影响事业单位档案信息化建设与资源共享。加之，当前事业单位对档案管理人员缺少有效的培训和系统的职业生涯指导，导致档案管理人员缺少进取心，对最前沿的档案管理知识和计算机操作技巧掌握得不够熟练，难以对事业单位档案信息资源进行系统开发与资源共享。
2.4档案管理信息化硬件设施不足
硬件设施主要是指信息化建设过程中，事业单位实现数字化档案管理工作的硬件保障。主要包括数据化的各项设备仪器，这是实现事业单位档案管理信息化建设与发展的标准。
但是从当前事业单位实际建设状况来看，单位内部的资金匮乏，难以保障充足的资金直接应用于档案管理硬件设施及建设方面，导致自身的信息化档案管理设备采购资金不足，现有的设备仪器难以满足现代化管理的具体要求。
3事业单位档案管理信息化建设提升措施
3.1推进档案标准化、规范化管理
档案管理信息基础设施建设是档案管理信息化的前提和基础，加强档案管理制度建设才能有据可循，使档案管理更加科学高效，要结合事业单位实际，加强档案标准化建设，实现硬件和软件标准一致、统一规范。制定科学完善的档案管理制度，制定档案管理的“三大纪律、八项严禁”、人事档案“三不转、四不借、五不查、六不收”规定，确保档案管理有章可循，有据可依。及时更新完善档案资料，确保档案管理规范化、制度化，档案得到最大化利用。
3.2完善档案检索和储存机制
事业单位建立档案管理信息化的主要目的是增加工作的便捷性，使得检索更加方便，并能够对档案信息进行安全、准确地储存，所以在信息化系统中输入有关信息或者数据时，就应该对其进行分类，以便于后期能够快速地检索。如果使用的是技术性较强的检索方式，就可以使用扫描的方式将信息输入到系统中，并对信息进行检查，将错误的地方及时改过来。档案管理人员也要在日常工作过程中不断地探索和创新，找到更合理的信息化管理机制，以提升工作效率。创新是发展的动力，因此事业单位要不断地进行创新，完善档案检索机制以及档案储存机制。
3.3提高事业单位档案管理人员综合素养
事业单位档案管理人员的能力素质高低会直接影响事业单位档案信息化建设与资源共享，因此必须加强对事业单位档案管理人员的教育培训，进一步提升事业单位档案管理人员的综合素质，从而更好地适应事业单位档案信息化建设与资源共享的实际需求。一是要开展定期培训。定期针对档案管理人员进行业务能力培训，进一步提升档案管理人员的业务能力水平，有助于更好地开展档案信息化建设；二是要加强事业单位档案管理人员的素养培育。既要注重事业单位档案管理人员的职业素养和价值理念教育，也要结合事业单位档案信息化建设与资源共享的实际需要，将档案数字化录入技术、档案管理系统维护、档案信息数据逻辑、软件应用等相关技术作为重点，让事业单位档案管理人员熟练地掌握现代的办公设备技能，从而充分发挥事业单位档案管理人员在档案信息化建设与资源共享中的价值和作用。
3.4重视信息化安全管理
在档案共享机制下，档案信息服务亟待解决的一个问题是，档案信息的安全防范问题，主要包括保密安全性、网络服务安全等问题。针对保密安全性的问题，借助局域网实现资源共享的，机关可基于共享机制对不同用户设定不同的使用权限，从档案信息的采集、存储、备份、访问等全过程做好信息安全工作，做好电子档案借阅登记、档案浏览痕迹化管理等工作，确保档案查阅有迹可循；使用互联网电子系统实现共享的，可搭建可信的云平台，采用“对称加密”“嵌入式非标准编码解码器”等技术，做好档案资源保密工作。在网络服务安全方面，可以通过设置数字签名、动态密码等方式保障数据的安全访问，对存储在云平台上的信息可以采用加密软件、加装防火墙、加密磁盘或者分布式文件应用系统技术。需要注意的是，对安装的安全软件要及时进行升级，确保档案使用与存储过程中信息资源的安全。
结语
综上所述，事业单位档案信息化管理是一项十分重要的工作，实现事业单位档案管理信息化建设迫在眉睫。要从思想上入手，相关单位要提高重视程度，加快档案管理信息化建设步伐；建立人事档案信息数据库，切实提高档案信息化水平，提高事业单位档案价值。
参考文献：
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