林建民
广州市绿化公司
摘要：园林行业相关技术规范不统一或缺失，暂无技术资料统一用表，填表依据不统一或缺失，会使工程无法按期进行验收和结决算，进而导致城建档案馆对园林建设档案无法归档，根据公司园林绿化工程资料管理存在的一系列问题，我们认为编制一套符合工程施工实际的《园林绿化工程资料管理规程》具有现实意义。
一、加强园林工程文件资料管理的重要意义
园林工程各类资料作为工程验收和保证今后工程项目各个环节安全运行的重要文件，是施工企业应对市场竞争、提高企业管理水平和赖以生存、持续发展的重要资源，施工企业加强对工程资料的收集、归档与保存是非常重要的一项工作，比如招标、投标及施工期间产生的大量文件或资料如合同文件、施工图预算书、设计变更签证、施工日志、工程验收记录、发包方与承包方之间来往函件、竣工验收报告、工程决算书等。这些园林工程文件资料既是有形产品形成过程中的基础资料，也是施工过程中经验与成果的积累，甚至关系到园林建筑产品出现工程质量、造价争议时仲裁、诉讼的证据，
二、园林工程文件资料管理与归档中存在的问题
1、对资料的重要性认识不到位
从目前园林工程建设竣工资料的产生、整理过程中不难发现，在资料的形成过程中存在填写不及时、不准确、不规范，管理不善，资料丢失等诸多问题，给园林工程竣工验收工作带来很多困难，有时会使工程无法按期进行验收，严重影响了工程资料的归档质量，为工程建设结决算留下隐患。
2、城建档案馆对园林建设档案无明确归档目录
园林行业相关技术规范不统一或缺失，暂无技术资料统一用表，填表依据不统一或缺失，城建档案馆对园林建设档案也无明确归档目录，导致存在诸多问题：
（1）资料编制过程中填写不规范或填写错误，给园林工程竣工验收的合法性与规范性带来困难，严重时甚至会使工程无法按期进行验收，严重影响施工单位的经济效益。
（2）园林工程中园建部份的园路及小型建筑，与市政施工及大型房建工程的体量及实施过程存在较大差异，质量验收文件大多参考市政规范及建筑规范，导致施工过程部份工序/检验批、分项、分部（子分部）工程质量控制现场验收确认文件中主控项目无法套用，无法组织相关验收。
（3）每项工程都应按相关规范划分对应的单位工程、分部工程、分项工程和检验批，作为工程施工质量检查和验收的基础，由于园林行业相关技术规范不统一或缺失，只能套用参考市政规范及建筑规范，造成划分不统一，不规范，也同样影响项目最终验收。
3、通过定期企业内审，施工过程资料自检自查时常见的问题
（1）项目部没有根据实际情况，对工期进行梳理，与业主没有及时完善停工、开、复工申批手续）。
（2）项目部未及时进行材料进场原始数据统计形成台帐，造成无法掌握材料进场报验及送检。
（3）项目部未做检测方案与送检情况的一个对照梳理，没能及时跟踪送检报告及生成取回，没有完整的《材料进场与报验送检台帐》，导致部份材料没有及时送检或送检频率不足。
（4）变更未形成台帐，工程例会会议纪要、变更会议签到表项目经理、监理、总监、业主代表、设计等没签名，或前后笔迹不一致。
（5）施工组织设计中部分内容与项目实际情况不符，编制时没注意删减，施组机械、人员拟投入情况与实际现场报审不一致。
（6）原始标高测量复核记录与完成面标高测量复核，未及时形成签字记录；土方量未签认、围蔽施工未做签证。
（7）重要节点声像资料未及时整理，拍照时没注意同一角度形成前、中、后对比；图纸会审记录、施工图交底记录未能及时完成签章。
（8）工程资料验收签证不齐全，存在代签现象或为了急于满足施工进度要求，工程进行现场验收后，没有按照国家行业标准规定要求办理书面签字，结果等验收小组解散后，找不到当事人签字。
（9）竣工图编制不够规范，有些施工单位不能按照有关竣工图的编制要求进行编制，在竣工图的形成过程中，或使用旧的施工图改制成竣工图，或对原件修改过多，或使用计算机图的复印件，或划改不当，以上种种现象均不符合竣工图编制要求。
（10）施工资料格式不规范，不统一，不规范，有用 A4 的;有用 16开的，有用 32 开的，文件幅面的页边距不等，差距较大，使案卷的装订工作较被动。
（11）施工原始资料书写不规范，书写五龙八门，形形色色，有用纯兰墨水的，有用圆珠笔的，而这些签证都不利于档案资料的长期保存，与工程资料扫档要求不符。
（12）施工原始验收签证资料填写不规范，交工证书、隐蔽工程、竣工报告、质量保证资料里，有的栏目没有签署意见，有的随意进行涂改，有的没有时间，降低了原始资料的可信度，从而降低了竣工资料的使用价值。
三、造成园林工程文件资料管理质量差的原因及改进建议
（1）对园林工程文件资料管理归档的重要性认识不足，长期存在着重建设、轻档案的现象。工程施工单位对资料管理重视程度不够，跟进不及时，在工程交工时才开始忙着整资料，一拖能拖几个月。
（2）资料管理与归档人员的业务素质参差不齐，再加上国家档案法、基本建设档案管理规定等关于竣工资料编制的质量标准规范宣传学习渠道不畅通，造成工程管理人员，工程技术人员，监理人员、施工单位领导人对档案意识、档案知识的相对缺乏和相关专业知识素质偏低。配备的资料管理人员，大都没有经过专门的技术培训，对资料归档的概念认识不清，不会积极主动地开展工程资料管理工作，有的资料管理人员就是刚毕业的大学生没有实际工作经验，不了解园林工程承包方式、合同签订、施工预算、现场经济活动分析管理的基本知识，对相关的档案管理规范更是一间三不知，造成了部分园林施工单位档案管理中的被动和混乱局面。
（3）没有完善的资料与档案管理体系，作业层素质低、技术力量薄弱、培训少、管理水平低下也是造成施工过程中产生的各类原始资料文件不规范，质量不高的一个不可忽视的重要因素。
（4）园林工程项目参建单位多，施工资料管理人员、技术人员业务素质良莠不齐，所用表格五花八门，不能形成统一格式，施工日志没有按现场实际编写，与监理日志记录内容不一致。
（5）根据施工规范要求及主材清单内容，有园建分部的项目大部分有使用到预拌沙浆，项目的材料采购合同清单并未有该项内容，建议补充该项材料的采购合同。
（6）隐蔽工程验收记录与检测报告日期冲突，造成未验收违规进行后续施工，建议按规定执行，先进行隐蔽验收合格，再后续施工。
（7）由于园林项目的特殊性，现场存在较多临时变更，大多未能及时完善审批手续，建议最起码拿到相关会议纪要后再实施，或至少拿到相关会签草图后再实施，确保后期完善变更审批资料时有据可依。
（8）现场园建部分文明施工、安全生产措施不符合经审批的施组、专项施工方案要求，未注意安全文明施工措施，施工前安全教育记录，安全技术交底等资料。
四、建立与形成园林绿化工程资料管理规程
为进一步规范园林工程资料的管理，提高工程资料管理水平，实现工程资料管理的规范化和标准化，按照国家及行业相关规范、标准的规定，建议园林学会和园林协会牵头，组织有关单位编制一套符合工程施工实际的《园林绿化工程资料管理规程》，供园林施工企业参考。