王丽萍
东明县民营经济服务中心
摘要：为进一步提升文书档案管理成效，不断增强档案归集、调用与存储能力，满足文书档案材料的使用需求。文章立足于信息化，探讨信息化对于文书档案管理的重要作用，梳理文书档案管理创新举措，旨在打造快捷、高效的文书档案管理机制。
关键词：信息化 ;文书档案 ;档案管理 ;管理举措
文书档案的信息化是现阶段档案管理的主要趋势，依托各类技术手段，管理人员能够根据需求，快速提供档案信息，提升服务能力，同时规避文书档案毁损风险，增强档案管理的安全性。基于这种实际，有必要从文书档案管理的角度出发，以需求为导向，以技术为基础，积极做好信息化背景下的文书档案管理创新工作，逐步推动文书档案管理的智能化、信息化。
1.文书档案管理信息化的重要意义
信息化对于文书档案管理有着极大的提升作用，转变了以往的文书档案使用方式，实现了文书档案管理效率、共享能力的稳步增强，全面发揮出文书档案管理的价值与作用。
提升文书档案使用效率。信息技术在文书档案管理中的应用，加速了已有档案管理方式的转变。例如在传统的文书档案调取过程中，工作人员往往需要按照相关目录编号，进行档案存储位置的查询，查询周期相对较差，甚至出现文书档案查询错查或者漏查的情况，对于文书档案的使用造成了一定的妨碍[1]。信息技术的应用，使得文书档案形成了完善的电子目录，工作人员通过输入相关关键词，可以在较短的时间内，查询文书档案编号、存储位置等相关信息，缩短了整个文书档案档案查询、调取的时间周期，无形之中，提升了文书档案的使用效率，降低了文书档案管理的时间成本。
促进文书档案资源共享。从过往经验来看，文书档案的体量较大，需要根据工作实际，进行周期性的更新。文书档案管理的这种特点，无疑增加了工作人员的工作难度，导致文书档案管理差错率的增加，间接影响了后续文书档案的使用。信息技术尤其是云计算技术、电子信息录入技术、数据库技术在文书档案管理中的应用，在很大程度上解决了这一问题。工作人员根据档案更新的要求，进行电子档案的录入，保证文书档案的全面性，降低了文书档案日常管理的难度，同时逐步形成了一种文书档案共享机制，避免了文书档案信息汇总不及时、不全面的问题，保证了文书档案管理的有效性。
2.信息化背景下文书档案管理完善路径
信息化背景下文书档案管理工作的创新，要求工作人员在科学性原则、实用性原则的框架下，采取系列举措，形成新的文书档案管理理念，积极推动文书档案管理的信息化水平，形成综合性、应用性文书档案管理模式。
积极转变工作理念。
文书档案作为过程资料，在人事管理、决策制定等方面发挥着关键性作用。近些年来，随着文书档案管理要求的日益严格、档案管理手段的多元化，使得工作人员在开展文书档案管理工作的过程中，需要积极调整思路，科学转变工作理念，充分认识到信息技术的应用，对于文书档案管理产生的影响，理解文书档案管理信息化在档案管理、信息共享方面的价值，为文书档案共享平台、管理流程的再造提供方向性引导[2]。
优化文书档案共享平台。信息化背景下，文书档案共享平台的构建，要求从硬件、软件等多个角度出发，有序做好管理体系的升级工作。在这思路下，应当做好相关方面的预算，有计划地的优化文书档案管理的相关硬件、软件设备，依托必要的技术升级，形成互联网+文书档案的全新工作模式，为文书档案的日常调取、应用提供了便利。例如做好数据库的建设工作，将数据库作为文书档案管理的重要平台，对文书档案的各类信息进行信息化处理与数字化存储[3]。同时为保证文书档案的共享能力，工作人员还应当建立起归档系统、审核系统，通过归档系统，能够对一定时间内，产生的各类文书档案资料进行整理、收集以及归档，确保共享的时效性。借助审核系统，对文书档案的法律效率进行审核，审核通过后的文书档案才能够进入数据库进行存储，从而大大增强了文书档案数据的真实性与可靠性。
调整文书档案管理流程。考虑到信息化背景下文书档案管理的工作场景发生了深刻变化，为确保文书档案管理工作的顺利进行，需要对工作流程作出梳理、优化以及调整，通过这种方式，确保文书档案管理的效果[4]。具体来看，工作人员需要结合实际，制定文书档案的管理流程，明确各个环节的管理标准与管理要求，确保各类信息技术能够有效服务于文书档案管理工作。考虑到文书档案管理的动态性，需要增加档案加工环节，在信息技术的支持下，工作人员可以采取更为灵活的方式，通过文书档案输入、删除、修改以及打印等流程的再造，实现对文书档案的有效管理。通过文书档案管理流程的理顺，不仅可以提升文书档案日常管理的效率，还能够降低工作人员的工作量，实现对文书档案管理流程的整合。同时做好文书档案管理的规范化建设，避免出现信息丢失等情况的发生[5]。
为加速文书档案管理的信息化进程，稳步提升文书档案的归集、分析与应用能力，需要对现有的管理体系作出调整、优化，实现信息技术在文书档案管理中的科学应用，对日常决策、管理等活动的开展提供了参考。
参考文献
[1]孟红.论信息化背景下文书档案管理工作的创新措施[J]环球市场，2018（17）：66-66.
[2]居华峰.信息化背景下文书档案管理创新对策[J]办公室业务，2019（10）：97-98.
[3]张鑫.信息化背景下文书档案管理工作创新实践[J]信息周刊，2020（4）：61-63.
[4]陈琳.信息化背景下谈文化档案管理工作的创新[J]科学与信息化，2019（12）：93-94.
[5]何蔚玲.信息化背景下办公室文书档案管理工作改革和创新[J]卷宗，2020（10）：46-47.